淺談如何加強高校圖書館固定資產的管理

摘要：高校圖書館的固定資產管理對圖書館的發展具有重要的現實意義，通過對高校圖書館固定資產管理中存在的實際問題加以分析，結合作者的工作經驗，提出了通過健全圖書館資產管理制度、對資產實行動態式管理、分級管理和加強館員對資產管理的意識等方法，來提高高校圖書館資產的使用效率，使資產保值、增值，發揮良好的社會經濟效益。

關鍵詞：高校圖書館；固定資產；資產管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）03-0021-02

高校圖書館從職責與功能的角度來分析，可以理解有兩大主要任務，一是信息提供的服務性工作，其宗旨是為學校的教學、科研與管理提供文獻信息保障；二是固定資產維護的管理性工作，其目的是通過對圖書館資產的管理來保證圖書館各項工作的正常開展。對于個別單位價值雖未達到規定標準，但耐用時間在一年以上的大批同類物資，也列為固定資產中。目前高校圖書館的固定資產，主要包括：館舍、圖書、各種儀器設備、各類家具等。近年來，我國許多高校圖書館都從傳統的老式封閉性管理圖書館轉化為大型的現代化開放式圖書館，不管從建筑結構、功能結構、建筑面積上看還是從設施、設備、硬件上看，都有了明顯的提高，因此圖書館固定資產的數量、類別與價值也成正比增長，如何管好、用好這些財產物資，對圖書館各項工作的開展有著重要的現實意義。就目前高校圖書館資產管理現狀結合自身的工作經驗談談如何加強圖書館固定資產的管理。

一、提高資產管理人員的認識，制定和健全圖書館固定資產管理制度

作為固定資產管理人員，首先要做到熱愛本職工作，堅持原則，認真學習相關資產管理的知識和手冊，努力提高自身的業務素質，其次還要熟知自己的工作職責：負責固定資產的申購、登記、調撥、報廢、統計、檢查等管理工作，該歸檔的要及時歸檔，該備份的要及時備份，有變更時要及時記錄，嚴禁私自修改任何技術設置與技術配置參數等等，認真履行學校有關資產管理的政策、規定，確保資產的完全、完整、不流失。“不以規矩，無以成方圓”。各高校資產管理處都有對本校資產管理工作制定相關的規定，而大部分高校圖書館卻往往沒有制定專門的資產管理規章制度，那么“統一領導，歸口管理，分級負責、責任到人”的口號就無法落實到實處，就會出現“人走物走、棄之不管”的現象，因此制定圖書館單獨的固定資產管理制度不僅能提高館內固定資產的使用效率及固定資產的利用率，也是加強資產安全和完整的保證，也就大大減少了設備丟失、閑置等現象，使圖書館固定資產的管理有章可循。

二、對資產進行動態式的管理，隨時關注資產走向

資產動態式管理是指由于資產出現更換硬件、變動存放地點、使用人、使用部門或者報廢、閑置等原因所需及時處理和掌握的管理。動態管理的最大好處就是能及時了解館內固定資產的最新情況，能更準確地提高其資產的利用率。主要分為以下幾個方面：

1.驗收、入賬的準確登記是動態管理的基礎。現在我國絕大部分高校都有自己獨立的資產管理系統，因此在申購設備采購回來的第一時間，資產管理員及館內技術人員需協同校資產采購處人員對新進設備進行嚴格的驗收，在驗收合格后，由圖書館資產管理員進行系統登記入賬，此過程包括設備的名稱、數量、型號規格、出廠號、單價、廠商、維修電話、使用人、使用地點等的錄入（尤其是購入一批同類型設備的時候，錄入各設備的出廠號是非常重要的，這樣做為將來同批設備中部分設備的變動等提供了更為準確的幫助），這些資料的錄入對將來資產的動態管理提供最根本的依據。

2.對變動的資產應及時記錄該資產的變動情況。固定資產并不是固定在一個地方不變，也不是固定一個使用人不變，更不是固定一個部門使用，因此由于工作的需要會經常調撥、變動設備或家具的存放地點、使用人等，那么就應按照資產管理信息化的要求，及時更改該變動資產的初始數據，將資產變動的新信息錄入管理信息系統，對固定資產實行動態管理，并在此基礎上做好資產統計和信息報告工作，這樣就能準確無誤地獲知固定資產的最新使用情況，能更為準確地提高資產的利用率。在資產變動類別里，還包括資產的報廢（損），對于資產報廢（損）需使用部門申請，然后進行固定資產報廢（損）的技術鑒定，是由于設備老化報廢（損），還是由于保管、使用、維護不當造成的報廢（損），應查明其原因，分清責任，認真加以處理。對于這類變動的資產也應配有相關的記錄本，記錄資產報廢（損）的原因及相關的處理，這樣做對將來申購及如何保管、使用、維護同類設備也提供了一個好的參考條件。

3.檢修、報修、及時維修。對固定資產的檢修工作應做到及時、經常，防止事故發生。當館內其他部門反映其設備出現故障時，作為資產管理員應及時了解故障情況，及時報修維修，如不能解決，應積極反映給學校相關管理部門一同解決，盡量減少設備因故障問題而影響圖書館不能正常運行的現象。

4.認真做好清產核資工作，堅持定期到現場對資產狀況進行清查，根據需要不定期地進行全面或局部清查。資產清查工作的內容主要包括：基本情況清理、賬務清理、財產清查、損溢認定、資產核實和完善制度等，在清查過程中，不論是在用的資產還是庫存的資產都應當作為清查的對象，發現問題及時采取措施，爭取做到家底清楚、賬賬相符、賬實相符，對盤盈、盈虧的固定資產及時查明原因，分清責任，逐步完善各個環節中資產的管理。

三、明確固定資產使用人及責任人，實行分級管理

高校圖書館的資產管理必須分級建立內部責任制，按照校內管理體制的層次分別建立學校、部門、基層管理（使用）人員等若干層次的各級責任制。具體地說，就是建立由圖書館-資產管理員-各部門負責人-部門內二級責任人的分級管理制度。除全館一位專職資產管理員外，各部門的負責人積極配合，根據需要設置一至二個資產管理人員，協助職能部門一同管理全館的資產，確定權責關系，明確資產究竟誰占用，誰管理，誰負責，并且制訂嚴格的考核和獎懲制度，對那些在工作中有特殊成績的工作人員給予一定的獎勵，逐步構建一個完整、系統的管理責任體系。只有真正做到“件件有著落”，才能從真正意義上杜絕由于固定資產使用保管責任不清、管理混亂、責任不明確所造成的資產流失。

四、加強館員在資產管理方面的意識

在清資的過程中往往會發現一些廢舊的家具、設備隨意堆放，一些無利用價值的圖書發霉變爛，甚至還會有一些固定資產如移動硬盤、筆記本電腦、照相攝像機等長期被借到個人手中占有，實際上成了私人財產，還有一些設備的零部件不知去向等，而當問其原因時，都說“不知道”，為什么會出現這樣一種不負責任的情況？為什么沒人反映這種情況？為什么沒人制止這種情況？終究還是由于工作人員欠缺一種責任意識，總認為“只要資產不拿回家就沒問題或者資產好壞沒關系，只要實物在”等這類自私的思想。因此，要加強圖書館的資產管理，就一定要同時加強館員的責任意識，提高認識，使館員都具有主人翁精神和責任感，形成一種“人人用資產，人人管資產”的新局面。現在很多高校圖書館都屬于開放式的管理模式，學生可以自主進入書庫查詢借閱所需的圖書資料，也可以在書庫里看書或者自習，那么查詢設備、書籍的安全以及閱覽桌椅、書架的保護就只有靠館員隨時進行巡視和監督。所以加強館員的資產管理教育，不容忽視。再則，各部門使用的各種儀器設備，各操作人員應按技術要求規范操作，精心保管，經常對設備進行清潔、保養，盡量延長其使用壽命，杜絕頭腦里出現“反正是公家的東西，損壞了不會找我賠”等類似不負責任的想法。

綜上所述，加強高校圖書館固定資產的管理是圖書館工作順利進行的前提和必要條件，強化對圖書館固定資產的管理意識，按原則辦事，通過制定圖書館資產管理制度、對圖書館資產進行動態管理、明確固定資產使用人責任人、實行分級管理以及加強館員資產管理意識等，不僅能提高資產的使用效率，使資產保值增值，還能使其取得良好的社會經濟效益，對圖書館的發展具有深遠的意義。

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基金項目：重慶師范大學教改項目（重師教發〔2011〕84號，重師教發〔2012〕84號）

作者簡介：江金（1981-），助理館員，重慶師范大學教務處從事考試管理工作。