充分挖掘Excel在教務管理中的應用潛能提高教務管理的效率和質量

摘要：電子表格軟件Excel功能強大，是“非專業編程人員解決復雜計算及繁雜數據管理”的理想工具軟件。然而，在現實的教務管理中，因受“只有專業編程人員才能解決復雜計算及繁雜數據管理”這一傳統觀念的影響，Excel在教務管理中的應用潛能沒有得到充分發揮。提高認識，充分挖掘Excel在教務管理中的應用潛能，以提高教務管理的效率和質量，是教務管理信息化建設的現實需要。

關鍵詞：Excel；教務管理；教務管理信息化；數據處理；信息管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）03-0012-03

當前，我國高等教育辦學規模空前，層次增多，辦學方式多元化，教務管理部門要處理的事務及數據隨之增多，在信息技術高度發展的今天，實行信息化教務管理是時代的必然。而現實中，從事教務管理一線工作的教務管理人員大多不是專業的軟件開發人員，計算機基礎應用能力及信息管理水平參差不齊，面對需要處理的海量數據和信息，運用通用的、操作簡單且功能強大的工具軟件，實現“非專業編程人員也能解決復雜計算及繁雜數據管理”，以提高教務管理的效率和質量，是教務管理信息化過程中必須解決的現實問題。

一、在教務管理信息化條件下，需要有“非專業編程人員也能解決復雜計算及繁雜數據管理”的工具軟件

高校教務管理是業務性非常強的工作，繁雜入微，貫穿于從學生入學到畢業的整個培養過程，涉及面極其廣泛。隨著我國高等教育進入大眾化的發展階段，高校辦學規模前所未有，在校人數培增，并且隨著高等教育改革的不斷深入，辦學層次增多，辦學方式多元化，隨之而來的教務管理部門要處理的事務和數據越來越多，并日趨復雜，傳統的“手工管理”及“經驗管理”模式已完全不能適應現代教育管理的要求，必須采用現代化管理手段，走信息化管理的道路，才能使高校教務管理更加現代化。上世紀90年代，教務管理信息化建設興起。隨著信息技術的飛速發展，不斷滲透到各個領域，如今教務管理信息化建設得到了高速發展，各高校普遍重視教務管理信息化建設，依據各自的實際條件及各自的特點，建立了教務管理信息系統，并在教務管理乃至學校管理中發揮著不可替代的作用。

然而，教務管理系統的建立只是教務管理信息化建設最為基礎的一環，系統能否最大限度地發揮其在教務管理中應有的作用，還取決于教務管理人員數據處理和信息管理能力。教務管理信息化的優勢集中表現為信息優勢，信息的優勢來源于精確的數據。教務管理人員是教務管理工作的具體執行者，其數據處理和信息管理能力是影響教務管理信息化成效的最為直接的因素。現實中，教務管理系統的軟件開發人員大多不是直接從事教務管理的人員，并且軟件開發人員往往不具備管理思維方法，想象不出教務管理人員需要怎樣的背景信息，以及如何表達這些信息，因而難于創建基于教務管理理論與實踐上的令人滿意的數據分析模型以及定量化決策分析模型。同時，教務管理問題往往因事而異，并具有很強的時效性，不適于或不便于諸事委托給軟件人員開發。也就是說，教務管理信息系統不可能解決教務管理所有的問題。另外，高校教務管理是高校教育管理的一個子系統，而且教務管理還要接受教育管理部門的領導和管理，必然會有多種管理系統并存，如教務管理系統、大學英語四六級考試考務管理系統、中國高等教育學生信息查詢系統等，各管理系統之間必然存在數據對接和數據兼容問題，在數據進入各系統之前要進行數據預處理。通常從事教務管理一線工作的教務管理人員都不是專業的軟件開發人員，并且計算機應用及信息管理水平參差不齊，面對各種管理報表，面對大量需要進行分析和處理的數據，找到一種操作簡便而又功能強大、高效、靈活、直觀地實現數據的動態分析，提煉出有用信息，以提供有效的決策支持的工具軟件，從而實現“非專業編程人員也能解決復雜計算及繁雜數據管理”，提高教務管理的效率和質量，是教務管理信息化過程中必須解決的問題。

二、電子表格軟件Excel功能強大，掃除了“解決復雜計算及繁雜數據管理”的最大障礙，是“非專業編程人員也能解決復雜計算及繁雜數據管理”的理想工具軟件

Excel的問世打破了“非專業編程人員就不能解決復雜計算及繁雜數據管理”的傳統，掃除了“解決復雜計算及繁雜數據管理”的最大障礙，因為Excel具有強大的數據處理及管理功能。

1.Excel具有豐富的函數庫以及具有強大的數組功能，完全可以實現復雜數據統計及管理。Excel函數共有11個類別，三百多個函數，具有強大的統計功能，特別是具有文本操作函數、信息函數、查詢與引用函數，使Excel在數據的計算及信息處理上更具智能化。函數與數組的有機結合，讓Excel在統計計算以及信息處理上更顯神威。以Excel的公式和函數作為處理數據的手段，可以設計復雜的統計、管理表格以及在復雜繁多的數據中“挖掘”出教務管理過程中所需的信息。

2.Excel具有強大的數據透視功能。Excel的數據透視表是一種對大量數據快速匯總和建立交叉的交互表格，可以轉換行和列來查看源數據的不同匯總結果，提供了一種從不同角度觀看數據清單的簡便方法。數據透視表透視出的數據通常是教務管理人員分析問題、研究取得解決問題更好方案的有力依據。

3.Excel具有非常強的數據庫功能，擁有實用的內置VBA語言以及強大的ODBC接口功能，為Access、SQLServer、Foxpro等多種數據庫軟件所兼容。將Excel與用數據庫軟件編寫的應用系統相結合，如教務管理系統，充分利用各自的優勢，實現高效、高質的管理。一方面，將數據庫數據導入到Excel，發揮Excel在數據計算、圖表、報表制作等卓越的表格管理功能，使工作得心應手；另一方面，利用Excel強大的ODBC接口功能，將Excel處理過的數據保存為數據庫文件，或是將Excel導入到不同的管理系統，實現數據在不同管理系統中共享。Excel的推廣和使用，徹底打破了必須通過編程才能應用計算機來解決復雜計算任務的傳統觀念，使用者不用編程，就可以實現高質的數據處理和信息管理。

4.Excel具有超強的母板功能。通過利用Excel強大的函數、數組、數據透視及數據庫等功能，建立各種數據分析模型與定量化決策模型，保存為母板，即通過“建模”的方法，從而使處理周而復始的工作更具智能化，大大提高了工作效率。

Excel的問世，使“非專業編程人員也能解決復雜計算及繁雜數據管理”成為現實。精通本職業務的教務管理人員，經過培訓、學習以及不斷實踐，最大限度挖掘Excel的潛能，把Excel各項功能與教務管理實際相結合，就能針對各種問題自行開發相應的數據分析、統計及決策支持模型，直觀易懂地展示海量數據背后的事實和趨勢，從而提高教務管理人員自身數據處理和信息管理能力，最終提高教務管理的水平、效率和質量。

三、在現實的教務管理中，Excel強大的數據處理和信息管理功能沒有得到充分發揮，影響了教務管理的水平、效率和質量

Excel在數據處理上具有非常強大的功能，是日常教務管理中數據處理的好幫手，是教務管理系統及其他相關專業系統（如CET四六級考試系統）有力的輔助軟件。相對于各種數據庫而言，盡管Excel操作簡單，易學易用，但在Excel中也存在一個“二八定律”，即80%的用戶平時只用了Excel不到20%的功能，Excel的許多功能并沒有得到充分的挖掘和使用。另外，因受傳統“被動式”和“經驗式”管理思維的影響，認為教務管理人員所從事的只是日常瑣碎而又簡單的事務管理，對信息化專業技術不用太高的要求，因此在教務管理人員的配備上沒有足夠的重視，一線教務管理人員計算機應用水平相對較低。現實中，大多數教務管理人員在學會了Excel的基本操作后，往往一直局限在Excel的界面操作中，停留在簡單的內容錄入和編排打印功能上，或是簡單地使用諸如求和、平均值、最大值、最小值等簡單的函數，在大多情況下把Excel作為一個表格排版工具，沒有充分挖掘Excel的各種函數功能、動態圖形展現功能，數據庫管理功能以及強大的ODBC接口功能，更談不上利用Excel的數據分析方法從紛繁復雜的數據中進行動態分析，獲取教務管理決策信息，提高工作和管理的效率。綜合利用Excel各種強大功能，便可對進入系統前的數據進行批量處理，或是靈活地進行有效的數據轉換，實現多個系統（如教務管理系統、國家CET四六級考試系統等）數據的對接，但由于教務管理人員運用Excel水平的相對低下，最后不得不手工操作或半手工操作，從而大大降低了管理的效率，在不同程度上影響了教務管理的效率和質量。

此外，受傳統觀念的影響，多數教務管理人員在思想深處，放棄了對Excel在教務管理中應用的研究，沒有對Excel進行深入的學習，對Excel缺乏系統的掌握，不能把Excel強大的數據處理和信息管理功能與具體的教務管理相結合，解決教務管理中的實際問題，從而使Excel在教務管理中的應用大打折扣，最終降低了教務管理的效率，影響了教務管理的效果。

四、提高認識，充分挖掘Excel在教務管理中的應用潛能，提高教務管理人員應用Excel的水平和能力，提高教務管理的效率和質量

在教務管理信息化的條件下，教務管理人員所從事的不再只是日常瑣碎而又簡單的事務管理，認為“教務管理人員對信息化專業技術不用太高要求”的觀念已落伍了，因而在教務管理人員的配備上要有足夠的重視。但不論如何重視，也不可能使每個教務管理人員都具有“專業編程人員”的水平，故此，用“非專業編程人員也能解決復雜計算及繁雜數據管理”的輔助工具軟件來解決教務管理的實際問題，是一個恰當的選擇。

Excel功能強大，簡單易用，是“非專業編程人員解決復雜計算及繁雜數據管理”的不二選擇。但在現實的教務管理中，正因為Excel簡單易用而沒有引起足夠的重視，從而導致Excel在教務管理中的應用潛能沒有得充分的挖掘。Excel是一種工具軟件，同時也是一門科學、一門技術，囫圇吞棗式地學習，只能是一知半解，只有深入學習，系統掌握，才能靈活運用，才能挖掘Excel在數據處理和信息管理上的潛能，解決教務管理中更深層次的問題，提高教務管理的效率和質量。因而，應在領導層面上提高意識，重視Excel在教務管理中的運用。有計劃地加強教務管理人員的培訓，從制度上保障教務管理人員應用Excel水平的提高。通過專家講學，或是專題講座，提高教務管理人員應用Excel解決教務管理中“復雜計算及繁雜數據管理”的能力。加強交流，定期或不定期地組織教務管理人員到各兄弟高校參觀學習，交流經驗，取他人之長，拓寬視野，不斷提高教務管理人員應用Excel的水平，提高教務管理人員數據處理和信息管理能力，從而提高教務管理的效率和質量。

此外，教務管理人員本身也要提高對Excel的認識：一方面要打破“只有編程人員才能解決復雜計算任務和繁雜數據管理”的傳統觀念；同時更不能因為Excel操作簡單、易學易用而停留在Excel簡單應用上，不能只盯在技巧或者單個問題的解決方法上面，而應自覺深入學習、與時俱進，系統掌握Excel，與教務管理的實際相結合，靈活運用。只有這樣，才能運用這簡單而又通用的工具軟件，解決教務管理上繁雜的數據處理，提高教務管理人員數據處理和信息管理能力，從而適應教務管理信息化發展的要求。

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作者簡介：聶雄文（1970-），男，廣東韶關人，佛山科學技術學院教務處，高教研究助理研究員，從事高等教育管理研究。