關(guān)于高校圖書(shū)館圖書(shū)剔舊工作的幾點(diǎn)建議

李敬花

(南京審計(jì)學(xué)院圖書(shū)館，江蘇 南京 211815)

高校圖書(shū)館尤其是中小型圖書(shū)館的剔舊工作往往難以擺脫缺乏全局性、主觀隨意性強(qiáng)等問(wèn)題。筆者就如何改進(jìn)高校圖書(shū)館紙質(zhì)圖書(shū)的剔舊工作提出幾點(diǎn)意見(jiàn)，歡迎同行指正。需要說(shuō)明的是，筆者所指的剔舊是將利用率低的紙質(zhì)圖書(shū)移入密集書(shū)庫(kù)，將損毀嚴(yán)重的圖書(shū)淘汰，同時(shí)通過(guò)置換、補(bǔ)充高利用率的圖書(shū)以優(yōu)化館藏的過(guò)程，符合刁勇所論述的“復(fù)選”的概念［1］，但為遵從習(xí)慣提法，仍稱之為剔舊。

1 應(yīng)建立科學(xué)的剔舊標(biāo)準(zhǔn)

1.1 計(jì)算文獻(xiàn)半衰期

文獻(xiàn)半衰期是指某專業(yè)利用的全部文獻(xiàn)中較新的一半是在多長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)表的，可以用來(lái)測(cè)度專業(yè)文獻(xiàn)老化的深度和速度。不同學(xué)科的文獻(xiàn)半衰期不一樣，同一門(mén)學(xué)科不同時(shí)間統(tǒng)計(jì)的文獻(xiàn)半衰期也有區(qū)別?？梢岳梦墨I(xiàn)半衰期來(lái)確定保留圖書(shū)的年代上限，在此年代之前的圖書(shū)一律剔除。如：蔡璐根據(jù)館內(nèi)隨機(jī)抽取的101種環(huán)境類圖書(shū)所引用的1，040種文獻(xiàn)，計(jì)算出環(huán)境類圖書(shū)的文獻(xiàn)半衰期為10.3年，因而將環(huán)境類圖書(shū)的剔舊界限定為當(dāng)前時(shí)間之前11 年［2］。

從文獻(xiàn)半衰期的計(jì)算原理可知，這種劃定保留圖書(shū)年代上限的方法適用于專業(yè)圖書(shū)，對(duì)于文學(xué)、藝術(shù)、科普等門(mén)類的圖書(shū)則不適用。

1.2 利用讀者借閱數(shù)據(jù)，結(jié)合引文數(shù)據(jù)

圖書(shū)館管理系統(tǒng)中的讀者借閱數(shù)據(jù)也應(yīng)當(dāng)成為確立剔舊書(shū)目的重要依據(jù)。可根據(jù)計(jì)劃剔除圖書(shū)的數(shù)量，將最近若干年借閱量為零或者借閱次數(shù)低于某個(gè)數(shù)值的圖書(shū)從開(kāi)放書(shū)架上剔除，對(duì)未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)但借閱量較低的圖書(shū)可減少?gòu)?fù)本量。

在初步確定剔除書(shū)目后，還可以參考近3年來(lái)以本校名義發(fā)表的論文引文，凡是被引用過(guò)的圖書(shū)，暫不列入剔除書(shū)目。

1.3 結(jié)合館藏電子資源

文獻(xiàn)資源的電子化、網(wǎng)絡(luò)化是近年來(lái)深刻影響高校圖書(shū)館館藏結(jié)構(gòu)的重大趨勢(shì)。這在期刊方面表現(xiàn)得尤為明顯。以羅德島大學(xué)圖書(shū)館(University of Rhode Island Libraries，URIL)為例，到2011 年，該館所訂購(gòu)的紙質(zhì)期刊僅余大約六百種［3］，已經(jīng)大大低于國(guó)內(nèi)絕大多數(shù)高校圖書(shū)館所訂購(gòu)的紙質(zhì)期刊數(shù)量。在羅德島大學(xué)圖書(shū)館，多數(shù)期刊已經(jīng)只提供電子版。

在紙質(zhì)圖書(shū)的剔舊過(guò)程中，也應(yīng)有意識(shí)地順應(yīng)這一趨勢(shì)。對(duì)于館里已經(jīng)訂購(gòu)電子版圖書(shū)的書(shū)籍，應(yīng)在讀者中進(jìn)行廣泛宣傳，同時(shí)適當(dāng)減少紙質(zhì)書(shū)的復(fù)本數(shù)，將其移入密集書(shū)庫(kù)。

2 應(yīng)規(guī)范剔舊流程

2.1 確定剔舊書(shū)目

上文已經(jīng)談到了對(duì)科學(xué)確定紙質(zhì)圖書(shū)的剔舊標(biāo)準(zhǔn)的看法。在按照確定的剔舊標(biāo)準(zhǔn)初步確定剔舊書(shū)目之后，應(yīng)該將該書(shū)目公之于眾，在規(guī)定期限內(nèi)，征求讀者的意見(jiàn)。因?yàn)轲^員看待圖書(shū)的視角和教師、學(xué)生是不一樣的，難免會(huì)有考慮不周之處，將對(duì)某些讀者有相當(dāng)價(jià)值的圖書(shū)列入剔除名單中。當(dāng)讀者意見(jiàn)反饋完成，館方根據(jù)此意見(jiàn)將少量圖書(shū)從剔舊書(shū)目中刪除，確定最終的剔舊名單。

2.2 了解擬剔舊圖書(shū)的位置

在確定剔舊書(shū)目后，可持該書(shū)目到各書(shū)庫(kù)進(jìn)行實(shí)地考察，大致了解擬剔舊圖書(shū)所在位置，做到心中有數(shù)。根據(jù)擬剔舊圖書(shū)的分布，確定前往各書(shū)庫(kù)參與剔舊的館員人數(shù)。

2.3 將擬剔舊圖書(shū)下架并分別處理

接下來(lái)就正式開(kāi)始將擬剔舊圖書(shū)下架的工作。在下架的過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)對(duì)照剔舊書(shū)目清單和實(shí)際在架的圖書(shū)，對(duì)不在架的圖書(shū)進(jìn)行記錄。在剔舊過(guò)程中發(fā)現(xiàn)損毀嚴(yán)重而不在剔舊名單上的圖書(shū)也應(yīng)剔下，并進(jìn)行記錄。

對(duì)于已經(jīng)下架的圖書(shū)一般有淘汰(適用于損毀嚴(yán)重的圖書(shū))和移入密集庫(kù)(適用于低利用圖書(shū))兩種處理方式。針對(duì)各館自身的特殊館情，還可以開(kāi)拓捐贈(zèng)、交換等不同處理途徑。

2.4 總結(jié)并反饋給有關(guān)部門(mén)

對(duì)剔舊工作的總結(jié)主要包含擬剔舊圖書(shū)數(shù)量、實(shí)際剔舊數(shù)量等數(shù)據(jù)和對(duì)剔舊過(guò)程經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)及改進(jìn)建議，后面應(yīng)附上實(shí)際剔舊書(shū)目和遺失圖書(shū)列表。

剔舊總結(jié)應(yīng)在上報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)提交給采編部門(mén)，以便及時(shí)將遺失和損毀淘汰圖書(shū)的書(shū)目數(shù)據(jù)從OPAC中清除掉，移庫(kù)圖書(shū)則更改其館藏地?cái)?shù)據(jù)。同時(shí)，采編部門(mén)也可從剔舊書(shū)目中獲得以后工作的指導(dǎo)，對(duì)于遺失或淘汰圖書(shū)及時(shí)采購(gòu)補(bǔ)充，對(duì)于低利用率圖書(shū)則可避免重復(fù)采購(gòu)。

以上所談的是一年最多舉行一次的大規(guī)模的剔舊工作。但是，紙質(zhì)圖書(shū)入館時(shí)間不一，不可能集中某一個(gè)時(shí)段出現(xiàn)損毀現(xiàn)象。所以，日常針對(duì)損毀圖書(shū)的零星的剔舊工作也應(yīng)引起重視。此項(xiàng)工作可由書(shū)庫(kù)當(dāng)班館員完成，剔舊館員進(jìn)行記錄，圖書(shū)下架后同樣須知會(huì)采編部門(mén)更改記錄和補(bǔ)充新書(shū)。

3 可設(shè)立剔舊館員

剔舊館員的工作職責(zé)是組織統(tǒng)籌剔舊工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，可有如下幾點(diǎn)：①在其認(rèn)為必要的時(shí)候向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)發(fā)起剔舊工作。②剔舊工作正式啟動(dòng)后，組織相關(guān)館員擬定剔舊書(shū)目，在書(shū)目引起爭(zhēng)議時(shí)有決定權(quán)。③組織館員或?qū)W生志愿者將擬剔舊圖書(shū)下架，決定分別移庫(kù)和淘汰的書(shū)目，確認(rèn)遺失書(shū)目，核定參與人員的工作量。④組織人員清點(diǎn)下架圖書(shū)，完成移庫(kù)、淘汰和遺失書(shū)目清單。⑤撰寫(xiě)剔舊工作總結(jié)，并上報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)提交給采編部門(mén)。⑥剔舊書(shū)目的擬定難免有錯(cuò)誤。剔舊館員在剔舊工作完成后還應(yīng)根據(jù)讀者的意見(jiàn)，將個(gè)別已移入密集庫(kù)的圖書(shū)移回原書(shū)庫(kù)。⑦對(duì)日常零星的剔舊書(shū)目進(jìn)行記錄，并在年終進(jìn)行總結(jié)匯總。

剔舊館員在大規(guī)模剔舊工作開(kāi)展時(shí)，可不承擔(dān)其他工作，以保證該項(xiàng)工作順利進(jìn)行。平時(shí)則在本職工作之外承擔(dān)相應(yīng)工作，如定期關(guān)注紙質(zhì)圖書(shū)的利用和損毀情況等。

4 多渠道處理剔舊下架圖書(shū)

目前，大多數(shù)高校圖書(shū)館將下架的低利用率和年代久遠(yuǎn)的圖書(shū)存放于密集書(shū)庫(kù)，甚至將損毀圖書(shū)也堆放于此。出于迎合高校圖書(shū)館評(píng)估的需要以及學(xué)校財(cái)產(chǎn)管理的規(guī)章制度的限制，很少有高校館采用其他方式處理剔舊圖書(shū)。

但是，密集庫(kù)的書(shū)籍存放密度雖然遠(yuǎn)大于開(kāi)架書(shū)庫(kù)，其空間也不是無(wú)限的，即使紙質(zhì)資源的經(jīng)費(fèi)比例逐年降低，按大多數(shù)高校館的紙質(zhì)圖書(shū)采購(gòu)力度，在不遠(yuǎn)的將來(lái)，很多高校館將面臨“書(shū)滿為患”的問(wèn)題。這就需要更新理念，開(kāi)動(dòng)腦筋，認(rèn)真思考下架圖書(shū)的處理方式。筆者對(duì)此有下列幾點(diǎn)看法：①只要不是損毀圖書(shū)，一定要將下架圖書(shū)按索書(shū)號(hào)的順序排列在密集庫(kù)的書(shū)架上，絕不能隨意堆放。因?yàn)橐坏╇S意堆放，這些下架圖書(shū)就無(wú)法再被利用，而與廢紙無(wú)異了。②應(yīng)當(dāng)開(kāi)拓多種處理方法，如捐贈(zèng)、交換、出售等。捐贈(zèng)圖書(shū)可以成為高校圖書(shū)館履行社會(huì)責(zé)任的重要方式，捐贈(zèng)的對(duì)象可以是本校家庭困難學(xué)生、高校所在地中小學(xué)等。在某高校利用率低的圖書(shū)在另一個(gè)高校可能是重要的參考書(shū)，所以，高校圖書(shū)館之間開(kāi)展圖書(shū)交換是很有意義的。高校圖書(shū)館應(yīng)解放思想，改變圖書(shū)館只能藏書(shū)不能售書(shū)的舊觀念，只要流程嚴(yán)格規(guī)范并且所得款項(xiàng)全部用于學(xué)校的文獻(xiàn)資源建設(shè)，一些對(duì)圖書(shū)館來(lái)說(shuō)已無(wú)價(jià)值的圖書(shū)為什么不能被出售呢?這些措施一旦付諸實(shí)施，不但可以有效緩解高校圖書(shū)館空間的緊張，高校圖書(shū)館在此過(guò)程中更可以履行社會(huì)責(zé)任，加強(qiáng)與兄弟館的聯(lián)系，可謂一舉多得。

5 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)圖書(shū)下架的過(guò)程可以具體了解館藏圖書(shū)的實(shí)際狀況，對(duì)于哪些圖書(shū)損毀嚴(yán)重，哪些圖書(shū)遺失較多形成直觀的認(rèn)識(shí)。一次大規(guī)模剔舊工作完成后，不但優(yōu)化了館藏結(jié)構(gòu)，而且從中得到的數(shù)據(jù)可以為館領(lǐng)導(dǎo)和采編部門(mén)進(jìn)行館藏建設(shè)提供極有價(jià)值的參考意見(jiàn)。用趙元章的話說(shuō)，圖書(shū)剔舊可實(shí)現(xiàn)對(duì)藏書(shū)的反饋、檢測(cè)、純潔、控制等諸多功能［4］。既然如此，紙質(zhì)圖書(shū)剔舊工作理應(yīng)成為高校圖書(shū)館館藏管理的一個(gè)中心環(huán)節(jié)。

［1］刁勇.剔舊、剔除、復(fù)選辨析［J］.圖書(shū)館建設(shè)，2012(6)：24-25，30.

［2］蔡璐.論圖書(shū)剔舊的標(biāo)準(zhǔn)——以環(huán)境科學(xué)類圖書(shū)為例［J］.圖書(shū)情報(bào)工作，2010(3)：15-18.

［3］Gallagher B T，Rathemacher A J.Need Exceeds Space：A Serials Withdrawal Project at the University of Rhode Island University［J］.Library Resources ＆ Technical Services，2012(2)：94-103.

［4］趙元章.藏書(shū)剔舊中幾個(gè)重要問(wèn)題的探討［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2005(7)：133-134，102.