基于工作流的圖書館數字資源管理系統研究

王 佳

(廣東外語藝術職業學院圖書館，廣東 廣州 510640)

隨著計算機技術的發展，我國各類圖書館信息化和數字化建設也在逐步推進。但是，各圖書館雖然購置了計算機等硬件設備，建立了具有一定規模的數字資源版塊，但數字資源管理工作的規范化程度、管理質量和管理效率，并未得到明顯地提高。大多數圖書館對數字資源的管理仍然沿用傳統的管理模式，管理工作較為混亂，標準化程度較低。因此，根據圖書館數字資源管理的實際需求設計一套完善、規范的圖書館數字資源管理系統勢在必行。

1 工作流的概念

工作流的概念起源于生產組織和辦公自動化的應用范圍。所謂工作流(Workflow)，就是“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”。它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者促使此目標的實現”。

2 工作流技術的研究現狀

隨著計算機技術的蓬勃發展，有關工作流應用的研究也漸漸多了起來。在該研究的學術論文方面，筆者在2013年3月1日利用“中國學術期刊網”對1994～2012年發表的該方面學術論文以“檢索項=主題”、“檢索詞=工作流”、“匹配方式=精確”為條件進行了檢索。從檢索的結果來看，關于“工作流”方面的研究論文共有8，710篇，其中在2007年發表的最多，檢索結果(見表1)。

通過進一步檢索，筆者發現，屬于“圖書情報與數字圖書館”學科的關于“工作流”方面的研究論文只有60篇，且從1997年才開始有人發表，每年最多不超過11篇，(見表2)。

表2 圖書情報與數字圖書館關于工作流方面的研究論文發表情況

從表中顯示，在“圖書情報與數字圖書館”學科方面，對“工作流”的研究還比較薄弱，特別是“將工作流技術與數字資源管理結合起來”的研究幾乎為零。而事實上，將“工作流”引入到數字資源的管理工作中，進而建立一個圖書館數字資源管理系統是十分必要的。因為對于圖書館而言，數字資源服務質量的優劣關鍵在于圖書館員的“內功”。設計一個基于工作流的圖書館數字資源管理系統，通過采用信息化的管理方式，梳理并優化數字資源管理工作流程，可以解決多個數字資源管理員并發協作的問題，從而使數字資源的管理工作更加科學化和條理化。

3 基于工作流的圖書館數字資源管理系統設計

3.1 系統需求分析

目前各圖書館擁有的數字資源種類都比較多，類型也比較復雜，單靠一兩個工作人員難以實現對全部數字資源進行管理和維護。特別是當負責數字資源管理的工作人員增多或出現工作人員職能變動的時候，這些數字資源的管理和維護就容易出現交叉混亂或管理斷層。因此，需要建設一個架構先進、簡單實用、安全穩定、維護便捷的管理系統來對數字資源進行統一管理，以便使數字資源的管理更加規范和實效。

基于工作流的圖書館數字資源管理系統設計的總體目標是實現對數字資源的試用、建設、管理和維護狀態進行實時跟蹤，并提供一整套標準化的工作規范機制。這樣就可以使數字資源管理的工作流程更為簡潔、責任更為明確、內容更為準確，讀者也可以通過該系統了解到數字資源的最新變化情況。

3.2 圖書館數字資源管理系統采用的技術

本文所設計的基于工作流技術的圖書館數字資源管理系統采用Java技術、J2EE架構。按Java編程規范、標識規范和JMX1.2規范編寫，使程序易讀易懂、可維護、可移植。J2EE把數據庫訪問、Java組件和Web技術等有機地集成在一起，使之更好地支持B/S結構，保證系統具有很好的可擴展性。

3.3 圖書館數字資源管理系統構架

圖書館數字資源管理系統采用 Windows 2003 Server平臺，運用目前流行的B/S(Browser/Server，瀏覽器/服務器)的軟件架構體系。B/S數據庫模式采用3層結構，分別是①用戶表示層。實現數字資源管理者同管理系統的交互，主要實現在Web界面輸入信息和顯示相應結果。該層可嵌入到圖書館網站中，便于信息發布與管理。②業務邏輯層。位于Web服務器端，包含系統的事務處理邏輯，它負責對輸入的信息進行處理，實現數據庫操作以及對操作結果進行處理。③數據層。位于數據庫服務器端，包含系統的數據處理邏輯。管理系統接受Web服務器對數據庫操作的請求，實現對數據庫查詢、修改和更新等功能，再把運行結果提交給Web服務器(見圖1)。

圖1 圖書館數字資源管理系統結構模型

3.4 圖書館數字資源管理系統功能分析

基于工作流的圖書館數字資源管理系統的數據來自“手工輸入”和“公文歸檔”兩種方式，主要反映讀者對數字資源服務狀況的反饋，數字資源管理員對數字資源試用、管理和維護等信息的呈現及歸檔，以及通過統計數據對數字資源的利用情況和管理人員的工作情況進行監控。圖書館數字資源管理系統功能設計(見圖2)。

圖2 圖書館數字資源管理系統功能設計

3.5 圖書館數字資源管理系統流程設計

3.5.1 圖書館數字資源管理系統框架流程設計。圖書館數字資源管理系統框架流程設計(見圖3)所示。每一個新建的數字資源都從試用開始，根據試用情況，確定是否購買。在正式購買建設完畢后，數字資源進入正式運行環節，根據運行情況，記錄是否出現故障及處理方式，如此便完成一個整體流程。

圖3 圖書館數字資源管理系統框架流程模型

3.5.2 關鍵流程設計。圖書館數字資源管理系統中涉及兩個關鍵流程，分別是數字資源建設和數字資源管理維護，關鍵流程(見圖4)。

圖4 圖書館數字資源管理系統關鍵流程模型

數字資源建設流程中，根據數字資源提供服務的類型分為網絡訪問和本地鏡像。網絡訪問站點建設和驗收相對簡單，由數據商開通，圖書館測試即可。本地鏡像站點建設涉及到服務器的配置、數據庫平臺搭建和數據拷貝，因此本地鏡像站點的驗收相對復雜一些。無論數字資源提供何種服務方式，在數字資源建設過程中都需要記錄數字資源管理信息，包括數據庫訪問地址、資源內容、采購價格、數據量大小、技術支持通訊方式、管理員賬號密碼等。

數字資源管理維護流程中，當數據庫運行正常，只需要記錄數字資源服務的日常情況為“正常”即可;當數據庫運行異常時，則需要根據數字資源提供服務的類型運用不同方式進行故障處理，并將數字資源故障情況及維護處理的方式記錄下來，以備在出現同類故障問題的時候可以參考。

3.5.3 圖書館數字資源管理系統界面。圖書館數字資源管理系統界面功能分布(見圖5)。

圖5 圖書館數字資源管理系統功能分布圖

4 結語

一個良好的管理團隊應有自己高效的反饋機制。圖書館數字資源管理系統的應用，建立了有效的數字資源管理信息查詢工具，提供了數字資源實時數據的查詢與分析，使數字資源運行的真實狀況有了更快捷、更完整的反饋，也使得圖書館數字資源管理信息在讀者與讀者之間、讀者與管理者之間、管理者與管理者之間實現了廣泛共享、共知、共用，從而使數字資源管理者可以及時針對數字資源的運行狀況做出正確的應對。同時，圖書館數字資源管理系統可以方便地統計各個管理員對數字資源進行管理維護的頻率，從而根據不同的工作強度，調整管理員負責的數字資源范疇，并作為數字資源管理員年終績效考核的參考。這些也有益于理順數字資源管理員的業務工作，增強數字資源管理隊伍的團結。圖書館數字資源管理系統的應用對提高數字資源的管理效率有很大的幫助，是圖書館數字資源管理方面的創新。同時，這種管理方式也可以擴展到圖書館其他業務部門。

［1］百度百科：http：//baike.baidu.com/view/60285.htm(2013-3-22).

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