高校圖書館捐贈文獻編目工作探析

關葵葵

(漳州師范學院圖書館，福建 漳州 363000)

現代高校圖書館普遍都接受外界的文獻捐贈。接受文獻捐贈，可以大大豐富圖書館的館藏、節約文獻購置經費，還有利于圖書館宣傳自我、擴大社會影響。接受捐贈文獻越來越成為圖書館文獻資源建設的一項重要內容。作為圖書館，爭取捐贈文獻是一個很重要的課題;同樣重要的是，對此類文獻進行有效地管理，特別是對文獻進行編目著錄，體現這些文獻的特性。

1 捐贈文獻的特點

1.1 能夠豐富館藏資源，彌補購置經費的不足

在很大程度上，捐贈的大量文獻資源緩解了圖書館購置經費緊張的狀況，而且在圖書館受贈的文獻中，有許多是通過正常訂購渠道買不到的具有較高學術價值和經濟價值的精品文獻，這些文獻有效地改善了館藏文獻的結構。

1.2 有助于館藏資源的深度建設

捐贈文獻中有部分是專家學者針對自己從事的專業購買的研究資料，甚至是他們自己的專業著作。這些贈書反映了某一學科領域的最新發展水平，非常有助于館藏資源深度建設。

1.3 有助于館藏資源的廣度建設

捐贈文獻的形式多種多樣，有圖書、期刊、報紙、光盤等;從捐贈文獻的出版情況來看，有正式出版物，也有內部資料、宣傳手冊、廣告、作者手稿等，這在很大程度上增加了圖書館館藏的品種，拓展了館藏資源建設。

1.4 有助于特色館藏建設

如果一個圖書館沒有自己的館藏特色，它就很難生存和發展。圖書館在接受捐贈文獻的過程中，可以根據收藏特點和收藏對象及圖書館的類型，有針對性地建設自己的特色館藏。

2 規范捐贈文獻的著錄

對于捐贈文獻的著錄，許多高校圖書館都不太重視。有的圖書館把捐贈文獻按照正常購置的文獻一樣加工著錄;有的圖書館是只在捐贈文獻的版權頁或題名頁加蓋“捐贈”圖章，而在文獻資源數據庫中沒有描述;有的圖書館只是在捐贈文獻機讀目錄的某個字段進行了一些簡單的著錄。這都無法準確、完全、詳盡、規范地揭示該類文獻的特性。

捐贈圖書不同于一般的普通圖書，捐贈圖書含有捐贈者和捐贈方式信息，需要揭示出來。這就要求在對捐贈圖書進行編目之前，圖書館采編部門先制定相應的規則與著錄章程，以保證隨時間推移與編目人員變動后的有效操作。對于捐贈文獻著錄信息必須做到精煉、詳盡，文字表達意思要準確、規范，做到前后一致，具有連續性，且著錄內容必須表達出捐贈者和贈送方式。

對于捐贈文獻的著錄，具體應達到以下三點要求：一是捐贈文獻的編目既要符合編目規則的要求，又要遵循機讀目錄格式原則，在適當的機讀目錄字段添加，而不是隨意添加捐贈信息;二是讀者能夠通過某一檢索點實現對該類文獻的直接檢索，得到該類文獻的具體內容;三是要方便圖書館工作人員對捐贈文獻的入藏、分布情況和借閱情況等進行統計［1］。

3 捐贈文獻的編目描述

捐贈文獻與正常采購文獻的不同，在于獲得方式的不同，所以，可以在機讀目錄的獲得方式相關字段加以區分。在中國機讀目錄格式中，010字段記錄國際標準書號以及出版物的獲得方式，011字段記錄由ISSN中心根據ISO3297分配的、具有唯一性的連續出版物標識號以及說明獲得方式［2］，依據贈送形式，可錄入“贈送、捐贈、捐資”等文字予以揭示。在《中國文獻編目規則》(第二版)第一章總則附注項中規定“凡對其余七個著錄項目有必要進一步補充說明的內容，均可著錄于本項。包括在有關項目中無法全部著錄的信息;取自在編文獻，而不是取自規定信息源的信息;取自在編文獻以外的信息;編目員自擬信息;重要的文獻內容提示。”［3］據此，文獻的來源形式、捐贈者情況、捐贈目標等信息可在附注項中加以說明。與捐贈圖書著錄有關聯的主要字段是300字段和310字段。300字段是一般性附注，可對捐贈者情況和相關捐贈形式加以描述。310字段是裝訂及獲得方式附注，可描述諸如“某某(或組織)捐贈”、“某某(或組織)捐資購置”等內容。通過對捐贈文獻在附注項的著錄，可以規范捐贈文獻的編目，準確、完全、詳盡、規范地描述和展示捐贈文獻的特性，對于不斷增加的捐贈文獻情況有客觀反映。

4 捐贈文獻的直接檢索

圖書館的文獻檢索系統常用的檢索點為：ISBN/ISSN、題名、責任者、主題詞、分類號、索取號、叢書名、出版者、訂購號以及題名拼音和責任者拼音等，而附注項的信息內容，不作為檢索途徑排檢點輸出，所以，捐贈文獻信息僅在附注項的描述，無法實現捐贈文獻在計算機上的直接檢索，得到此類文獻的全面展示。因此，當捐贈文獻經規范編目、分類典藏入各具體書庫后，如何對該類文獻進行直接檢索，得到包括收藏點的直接顯示等具體信息內容，還應從檢索系統常用的檢索點入手，尋找可以添加捐贈信息的字段。按照中國機讀目錄格式的著錄要求，適合添加捐贈信息的檢索點也只有“主題詞”一項。具體措施是對每一種捐贈文獻按照常規文獻編目，先進行常規的主題標引著錄，再根據本館實際，制定出相應的規范的能夠反映捐贈文獻性質的特定主題詞，然后將特定主題詞標引著錄到相應文獻上。具體在“610非控主題詞”字段予以標引著錄，它用于記錄受控主題詞表之外的自選關鍵詞或自由詞［4］。例如，可以用“捐贈饋贈文獻”、“基金提供文獻”作為特定的主題詞表達某一類捐贈文獻，當以該特指主題詞為檢索點時，就能夠檢索出相應的文獻，使讀者更好地利用捐贈文獻。

5 捐贈文獻編目實例解析

以筆者所在圖書館為例，在編目著錄捐贈文獻時，首先在驗收庫中進行設置，以區別正常采購的文獻。在驗收庫中，對以下信息進行限定，經費來源：贈送;發行商：捐贈;總括號：加上字母前綴 ZS(贈送)以示區別。同時設置捐贈文獻專用的條碼號。條碼號是圖書館入藏文獻的唯一標識，不論其館藏地點、書刊狀態等如何改變，條碼號一般是不會改變的。所以，對捐贈文獻使用專門的條碼號，以區別于其他正常采購的文獻很有必要。我館正常采購的文獻以A開頭，設置捐贈文獻的條碼號AZ開頭，以示區別。部分字段實例如下：

010##@a978-7-03-032609-6@dCNY59.00(贈送)

200 1#@a代數廣義逆引論@ADai Shu Guang Yi Ni Yin Lun@f莊瓦金著

210##@a北京@c科學出版社@d2011

215##@aXII，415頁@d24cm

300##@a本書作者與贈送者為本校老師

310##@a本書由莊瓦金老師捐贈

320##@a有書目(第384-410頁)和索引

606 0#@a廣義逆@AGuang Yi Ni@x概論

610 0#@a捐贈饋贈文獻

本例是新增捐贈文獻的著錄方法。如果出現系統查重，某捐贈文獻屬于館藏已有文獻，或者是捐贈文獻作為新增種類著錄后，應讀者需求，圖書館又購進一定數量的復本，這兩種情況的著錄就應該注意。在圖書館文獻管理系統數據庫中，一種館藏文獻只能有一條書目數據，這條數據既要能體現出捐贈文獻信息，又要能反映正常采購文獻的信息。部分字段實例如下：

010##@a978-7-80597-930-4@dCNY298.00(全套十冊)

200 1#@a海拔3658@AHai Ba 3658@f方達明著

210##@a福州@c海風出版社@d2010

215##@a344頁@d21cm

225 2#@a黎明街文叢@ALi Ming Jie Wen Cong

300##@a本書作者為本校校友

310##@a本書部分復本由方達明先生捐贈

410#0@12001@a黎明街文叢

606 0#@a短篇小說@ADuan Pian Xiao Shuo@y中國@z現代@j選集

606 0#@a中篇小說@AZhong Pian Xiao Shuo@y中國@z現代@j選集

610 0#@a捐贈饋贈文獻：AZ004456

本例在310字段指出部分復本捐贈，同時在610字段指出捐贈文獻的條碼號，讓讀者能很清楚地區分捐贈文獻與正常采購的文獻。

總之，高校圖書館應做好捐贈文獻的編目工作，科學、系統地管理捐贈文獻，使捐贈文獻在人們的學習和科研中發揮應有的作用。

［1］李學聚.關于捐贈文獻編目著錄的探討［J］.蘭臺世界，2010(18)：75-76.

［2］［4］謝琴芳.CALIS聯機合作編目手冊(上冊)［M］.北京：北京大學出版社，2000：79，82，431.

［3］國家圖書館《中國文獻編目規則》修訂組.中國文獻編目規則(第二版)［M］.北京：北京圖書館出版社，2005：21.