淺析高等院校的檔案管理工作

王學娟，姚大明，弓春菊

(承德醫學院，河北承德 067000)

淺析高等院校的檔案管理工作

王學娟，姚大明，弓春菊

(承德醫學院，河北承德 067000)

高等院校;檔案管理;工作水平

高校的檔案管理工作是記載高校歷史發展進程，收集傳遞信息的基礎工作，是高校各機構有序運營不可或缺的一項重要工作，與高校各項工作的進展密切相關。高等院校在管理發展的過程中，為了使本校擁有的人力、物力和財力資源發揮到最大效益，就需要通過組織、計劃、實施等職能活動，來實現高校的奮斗目標，完成其所擔負的任務。而作為教育教學、學科建設和日常管理等工作的基礎和依據之一的檔案工作，是為高校培養人才、發展科學研究工作服務的。各級管理部門應充分認識到檔案管理工作的重要性，意識到這項工作對高校整體發展協調、有序運轉的重要性[1]。那么，在社會主義市場經濟繁榮發展、文教事業日新月異的大背景下，如何管理好、利用好檔案，則是當今高校建設值得深思的問題。

1 當前檔案管理工作存在的問題

1.1 從事檔案管理工作的人員專業水平不高 當前，檔案管理工作人員隊伍在思想觀念、理論水平、專業素質、文化程度等方面良莠不齊，有的人知識面窄、文化程度不高，思想觀念和管理水平與工作的需要和發展有一定的差距，專業知識也跟不上時代發展的腳步，這對檔案事業的發展具有一定的阻礙作用。擁有既懂檔案工作業務專業知識、又熟練掌握現代信息化技能的人才是檔案管理工作水平穩步提高的重要保證。目前，能夠熟悉檔案工作內容，具備相關專業素養及知識，對檔案的管理與利用能進行深層次研究與開發的人才極度匱乏。

1.2 檔案管理工作不夠規范 具體體現是:部門收集來的檔案材料紙張大小不一，發文格式不統一，上交的檔案內容不全面，排列順序有欠妥當;有的案卷標題不規范，不能直接反映案卷的主題內容;有的案卷內雖然有卷內目錄，但目錄內容不詳盡，導致有的文件內容無法檢索，從而延長了查卷的時間;有的檔案組卷混亂，由于人員的流動性，不同部門的兼職檔案員處理檔案材料時，有的按時間順序組卷、有的按職能部門管理權限組卷，這就給檔案管理與利用造成了不便。

1.3 檔案檢索方式比較落后 在檔案利用方面，查閱檔案就需要對檔案進行檢索翻閱，檢索方式有手動人工檢索和計算機檢索兩種方式。目前，作為傳統檢索方法的人工檢索占有很大比例。盡管為了方便查閱利用，檔案部門編制了諸如案卷目錄、全宗卷等方便檢索的工具，但隨著電子信息化發展的日趨成熟，計算機檢索由于具有檢索精度高、速度快的優點，正在逐漸被作為主要檢索方式進行利用。

2 發展和創新檔案事業的建議

2.1 從思想上重視檔案工作 由于高校的主要職能是教學和科研工作，檔案管理工作或多或少的被忽視著，需要用檔案的時候才覺得檔案管理工作的重要性，平時沒有得到應有的重視，這對檔案管理工作的發展與創新是不利的。因此，要想真正發展檔案事業就需要各級領導從思想上首先引起重視，意識到檔案管理工作的重要性和必要性。只有檔案管理工作有序高效的運行，各單位才能穩步發展他們教學科研和教書育人的職能[2]。

2.2 提高檔案管理工作人員的專業水平，充分調動他們工作的積極性 當前社會和經濟處于快速發展的階段，高校的規模不斷擴大，這些都對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。檔案管理工作人員素質水平的高低，是檔案事業能否快速發展的重要制約因素。提高檔案管理工作人員的素質水平需要注意以下幾個方面:首先，在新人員的引進方面，應注意引進掌握專業知識技術、專業技能的高層次、高素質人才;其次，應注意加強對現有工作人員的繼續教育和培訓，鼓勵支持檔案管理工作人員學習新理論和新技能，加強與其它單位的交流溝通，跟上時代發展的步伐。

2.3 建立健全檔案收集管理制度 檔案相關的法律法規賦予了檔案管理部門監督的權利，我們要合理、適度地利用這種職權。為了使檔案管理工作更加規范，高校檔案管理部門應建立科學合理的規章制度，對檔案卷宗建立可執行的、與時俱進的建檔、歸檔、查檔標準。2008年國家教育部頒布了27號令，制定了《高等學校檔案管理辦法》，各高校應借鑒此辦法制定出適合本單位檔案收集管理工作的相關制度準則，如歸檔范圍及保管期限、檔案管理辦法等，以確保高校檔案管理工作的正常運行，使檔案管理工作規范化上升到新的水平。

2.4 引進現代計算機技術，改進和完善檔案的功能 隨著高校規模的逐漸擴大，檔案數量及類型也逐漸增多，這就對檔案有序管理的規范化提出了更新、更高的要求。隨著電子技術信息化發展的日趨成熟，檔案事業也需要引進現代信息化技術。目前，市面上流行的各種檔案管理應用軟件，大都使用方便、操作簡單，功能較為齊備，這些要求檔案管理從業人員應具備相應的計算機應用能力，能熟練操作相應的管理軟件。只有這樣，檔案管理工作才能與世界接軌，并逐漸完善檔案的功能，更好地為高校管理、教學、招生、就業等各項工作做好服務。

總之，高校檔案管理工作是為高校教學、科研等各項工作服務的基礎工作。在計算機、通信和網絡技術蓬勃發展的信息化時代，作為重要信息資源的檔案信息需要盡快向準確、系統的數字網絡化檔案轉變，從而使檔案更好地為高校的建設發展服務。

[1]楊平.創新檔案管理工作思路的分析[J].中國科教創新導刊，2012，(11):223.

[2]許慶亮.新時期高校檔案規范化管理工作實用手冊[M].第1版.北京:中國檔案出版社，2007.13-25.

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