檔案管理利用數字化平臺的應用分析

摘 要：當前，信息技術的發展及其廣泛應用，為各行業領域的發展都提供了一定的技術支持，對于檔案管理工作也不例外。而且隨著信息技術的不斷發展，相關檔案管理部門也開始進行數字化平臺的建設與應用，借此對傳統的檔案管理工作模式予以改進創新，實現高效化、信息化的檔案管理。相關部門若想有效應用數字化平臺，則需要加強對檔案管理工作以及信息技術的了解，采用合適的技術手段，建立合理的數字化平臺，以此提高檔案管理的有效性。

關鍵詞：檔案管理;數字化平臺;應用分析

1 數字化平臺構建的安全保障體系

相關檔案管理部門在進行數字化平臺的構建時，需要考慮到這一平臺的安全性，只有安全、完善的數字化平臺，才能夠保障檔案管理工作的有效性，因此，相關部門要先意識到檔案管理安全的重要性，在構建數字化平臺時，要建立有效安全保障體系支撐其自身的正常安全運行，以此提高數字化平臺應用的實效性。對于這一安全保障體系而言，其自身具有一定的復雜性，其中包括法律條例、安全技術以及恢復機制等多個方面，基于此，相關單位在建立安全保障體系時，需要引進先進且成熟的安全技術，同時還要完善相應的規章制度，并且要制定出科學合理的備份恢復機制，借此保障數字化檔案管理工作的安全性，促使數字化平臺能夠正常運行，同時還能夠提高檔案信息資料的安全性以及完整性，有效避免了檔案資料的受損，這也推動了檔案管理的信息化建設。

2 數字化平臺在檔案管理中的應用分析

2.1 數字化平臺系統的設計與應用

相關部門若想將數字化平臺有效應用到檔案管理之中，則需要結合檔案管理的實際情況，以及信息技術的特點，對數字化平臺的系統進行合理設計，使其更加符合檔案管理工作的實際需求。當前，數字化的檔案管理系統都采用的是架構設計，也就是有由客戶端向相關服務器端發送請求，再由服務器端對接到的請求進行合適處理，同時還會將這一處理結果反饋給客戶端，這實現了客戶端與服務器端之間的有效交互，也大大提升了數字化平臺應用的實效性，更是提高了檔案管理部門的服務水平。另外，在設計數字化系統平臺時，還要保證數據在傳輸過程中的安全性，也因此，相關技術人員設計的是自定義傳輸格式，這一傳輸方式主要是以對象進行傳輸的，且每一個對象包含屬性以及主體內容兩個部分，這既可以將檔案信息了快速的傳輸到是數字化系統平臺之中，還能夠避免其在傳輸中受到外界因素的影響，保障了檔案信息資料的安全性。

2.2 數字化平臺系統功能的分析與應用

數字化平臺系統本身具有多種功能，其在應用過程中大大提升了檔案管理工作的效率，而相關技術人員在進行數字化平臺的過程中，則要將相關功能的實際效用充分的發揮出來。在應用數字化平臺時，檔案管理人員只需要將相關重要屬性的數據信息輸入到數據庫之中，就能夠實現對紙質檔案文件的數字化處理，同時數字化平臺還能夠自動生成卷內目錄以及備考表，并且還能夠自動導入相關數據，將卷內目錄批量上傳到系統平臺之中，節省了工作人員整理時間。另外，數字化平臺也會針對不同的用戶，為其提供所需的檔案利用服務。在面對外部用戶時，數字化平臺會為其提供檔案查詢單服務，對其查閱的內容進行一定的限制;而在面對內部用戶時，則會為其提供全面的借閱管理。此外，將數字化平臺應用到檔案管理之中，能夠實現業務檔案的一體化，數字化檔案管理平臺能夠與多個業務子系統連接在一起，使得各類接口得以建立，這樣也能夠將業務電子數據直接納入到檔案管理系統之中，減少了檔案管理工作的重復性。

2.3 數據庫的應用

在檔案管理工作中構建以及應用數字化平臺時，需要加強對數據庫的重視，對于數據庫而言，其自身是數字化平臺的基礎部分，而且其自身還起到數據的組織與存儲、檢索與處理等多種作用。在數據庫中，數據信息是其中的核心部分，而在檔案管理的數據庫之中，檔案信息則是核心部分，可以說，數據庫的質量關系到檔案數據資料的安全，同時也會影響到數字化平臺的運行。基于此，相關單位在選擇應用數據庫時，需要提高其規范性，也就是說，檔案數據只能在數據庫中保存一次，并且還要定期進行數據的更新，若是同一數據存在于數據庫中的多個位置，那么則會在更新時就會出現數據不一致的情況，以至于影響到用戶的檢索查閱。因此，有關部門在應用數據庫的過程中，需要按照相關規章制度進行信息數據的錄入，避免對整個數字化平臺的應用運行造成不良影響。

3 總結

通過上述分析，信息技術的應用為人們的日常生活與工作提供了極大的便利，而若是利用信息技術，構建出有效的數字化平臺，專供檔案管理工作使用，則能夠提高整個檔案管理工作的效率與質量，同時還能夠提高其服務水平，因此，相關部門要加強對數字化平臺應用的重視，并建立出適合檔案管理工作使用的數字化平臺。

參考文獻

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作者簡介：陳合源（1974-），男，漢族，廣西桂平人，大專，職務辦公室副主任，職稱檔案系列館員，研究方向：檔案管理。