淺析食品安全監管檔案規范化管理

龐春梅

（攀枝花市園林綠化處，四川 攀枝花 617000）

民以食為天,食以安為先，食品安全直接關系到人民群眾的身體健康和生命安全，涉及千家萬戶和每個社會成員的切身利益。為進一步加大食品安全檔案規范化管理，更有效地積累、保護和利用食品安全監督檔案資源，為科學、及時地提出食品安全監督工作意見及建議提供基礎的信息資料，為監督所自身的管理、規劃、建設提供詳細的科學依據，依據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國食品安全法》的規定，所有涉及食品生產、食品流通和食品經營的單位，都必須建立健全檔案收集、整理、歸檔和提供利用、分管領導和檔案人員崗位職責等各項規章制度，并將履行職責過程形成的文字、圖表、圖像等資料收歸檔案部門進行專業管理，檔案真實地記錄著發展過程中的點點滴滴，做好檔案工作能為單位發展服務，為領導決策提供依據，為現實工作提供參考、借鑒、憑證的作用。

1 食品安全監管工作檔案規范化管理的作用

食品安全監管工作檔案，是指過去和現在的食品安全監管部門在從事食品安全監督檢查、監測、許可等活動中直接形成的對監督機關和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。食品安全監管工作檔案規范化管理的作用：

1.1 了解食品生產經營狀況

完整、規范的食品安全監管工作檔案包含了食品生產經營者的單位名稱、地址、負責人、經營項目、聯系方式、許可辦理情況、從業人員健康檢查情況以及抽樣檢測情況、日常監督情況、投訴舉報情況、行政處罰情況等等內容。利用這些檔案資料有利于監管者了解食品生產經營者的經營狀況，以便及時、準確發布食品安全相關信息，引導社會公眾進行安全、健康的飲食消費。

1.2 掌握食品安全監管概況

食品安全監管工作檔案詳細記載了日常監管工作中的各種信息，是日常監管工作的真實記錄。通過研究食品安全監管工作檔案，可以獲知區域食品安全監督覆蓋率、監督頻率，食品相關產品的抽檢合格率等等指標，有利于掌握區域食品安全監管情況，從而指導食品安全監督機構高效開展食品安全監督。

1.3 提供食品安全措施實施依據

隨著社會的發展，科學管理和有效利用工作檔案已成為食品安全監管工作的重要環節。通過分析食品安全監管工作檔案，監管部門能對一些食品安全風險進行預測，從而有目的地開展食品污染以及食品中有害因素的監測，由此制定預警工作計劃，采取有效食品安全防控措施。

2 食品安全監管工作檔案規范化建設存在的問題和困難

2.1 制度不健全

食品安全監管檔案制度建設不健全，沒有針對食品安全監管工作檔案的規范制度，使得食品安全監管檔案工作無法做到標準化、規范化，其工作開展也得不到有力保證。

2.2 認識不深

一些工作人員對食品安全監管工作檔案的重要性認識不深，忽視食品安全監管工作檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作，導致食品安全監管工作檔案歸檔的內容不一，歸檔形式多樣，而且檔案遺失、損壞等現象時有發生。

2.3 管理水平不高

目前，監督員隊伍的專業素質和工作能力參差不齊，部分人員專業知識老化，對新知識學習能力不強，計算機操作水平跟不上時代發展的需要；加之近年來由于機構改革、人員輪崗等原因，致使食品安全監管工作檔案的管理水平不高，食品安全監管工作檔案的延續性受到了不小影響。許多評先評優、提檔升級、行政處罰等重要檔案材料未能進入食品安全監管工作檔案及時歸檔，使食品生產經營單位的食品安全信息不能全面、準確地顯示出來。

3 解決存在的食品安全突出問題的措施

（1）健全食品安全監管體系。完善食品安全監管體制機制，構建全程覆蓋、運轉高效的監管格局，強化屬地管理責任和基層工作體系。

（2）嚴格食品安全監管。深入開展食品安全治理整頓，規范生產經營秩序。依法嚴厲打擊食品安全違法犯罪行為，確保對犯罪分子刑事責任追究到位。加強食用農產品和食品生產經營監管，建立健全嚴格的食品退市、召回和銷毀管理制度。

（3）嚴格落實生產經營者主體責任。食品生產經營單位依法履行主體責任，食品企業法定代表人或主要負責人首要責任，企業質量安全主管人員負直接責任。建立食品生產經營者安全信用檔案，及時向社會公布食品生產經營者的信用情況，為誠信者創造良好發展環境，對失信行為予以懲戒。

（4）加強監管能力建設。充實和強化基層監管執法力量，加強法律法規、業務技能、工作作風教育培訓，提高執法水平。完善食品安全標準體系和風險測評體系，提高檢驗測驗和應急處置能力。

（5）完善食品安全政策法規，著力解決違法成本低的問題。落實責任制和責任追究制，加大行政問責力度。

（6）動員全社會廣泛參與，構建群防群控工作格局。大力推行食品安全有獎舉報。普及食品安全法律法規及食品安全知識，充分調動人民群眾參與食品安全治理的積極性主動性，形成強大合力。

4 食品安全監管檔案管理模式

（1）食品安全監管檔案管理模式來源：按照《中華人民共和國食品安全法》第七十九條規定，縣級以上質量監督、工商行政管理、食品藥品監督管理部門應當建立食品生產經營者食品安全信用檔案，記錄許可頒發、日常監督檢查結果、違法行為查處等情況；根據食品安全信用檔案的記錄，對有不良信用記錄的食品生產經營者增加監督檢查頻次。依據食品管理要求的模式，同步建立公共場所的檔案管理模式。

（2）食品安全監管檔案管理模式：針對食品生產經營者檔案實行一戶一檔的管理模式。一戶一檔是指一個行政許可單位為一戶，該戶所產生的行政許可、經常性監督（含行政處罰內容）、投訴等資料歸到一個或若干個案卷中并形成案卷目錄。進一步強化食品安全監管檔案管理工作，確保食品安全監管檔案管理實現留痕化、統一化、程序化管理。

1）需要印制一批監管文書，確保監管工作實現留痕化。針對近年來監管工作中經常出現監管文書內容不完善、監管表格不適應新要求、部分監管文書缺乏等問題，應該按照《食品安全法》、《食品生產許可管理辦法》、《食品生產加工企業落實質量安全主體責任監督檢查規定》等法律法規的要求，認真制定《食品生產加工企業（小作坊）動態分類普查建檔表》、《食品生產加工企業（小作坊）巡查登記表》、《食品生產企業質量安全承諾書》、《食品生產企業質量安全責任告知書》、《食品生產企業主要責任人堅決不使用非食用物質生產食品和不濫用食品添加劑承諾書》等食品安全監管工作表格和文書，要求食品安全監管人員按照新的表格和文書記錄日常監督檢查情況，確保了食品安全日常監管有痕跡、檢查考核有證據。

2）明確監管檔案目錄，確保監管檔案實現統一化。根據食品安全監管法律法規的相關要求，結合食品生產加工單位必須落實質量安全主體責任情況，應該從基本信息、市場準入、日常監管、專項檢查、年度審查、委托備案、舉報投訴、違法處理等方面，明確了食品生產加工企業（小作坊）質量安全檔案必須歸檔內容，這些規定內容包括企業食品生產許可證復印件、工商營業執照復印件、組織機構代碼證復印件、企業執行標準復印件、企業基本情況普查登記情況、企業簽訂的相關承諾書、日常檢查文書資料、專項監督檢查資料、監督抽查后處理資料、投訴舉報資料、年度審查資料、委托加工備案資料、違法違紀查處資料等項目內容。通過細化這些項目內容，確保了食品安全監管檔案實現統一化管理。

3）確定監督檢查程序，確保檔案歸檔實現程序化。要求監管人員在日常監管中，要按照普查情況、巡查問題、責令改正、回訪復查、立案查處、犯罪移交等程序，在初次了解企業信息時，要認真填寫《食品生產加工企業（小作坊）動態分類普查建檔表》，并在日常巡查時認真填寫《食品生產加工企業監督檢查（巡查）登記表》，發現質量安全問題的，要及時下達《責令改正（更正）通知書》；復查整改情況的，要填寫《整改復查確認表》，限期不改的要立案查處；發現問題屬于其他部門管理的，要制作《巡查情況通報函》通報其他相關部門；涉及重大問題的，要撰寫《質量技術監督重要情況報告》上報上級部門和地方政府。開展專項監督檢查和專項整治時，還要根據國家質檢總局制定的《食品生產加工企業落實質量安全主體責任監督檢查規定》，及時督促企業開展自查后再對自查情況進行實地核查，并認真填寫《對食品生產加工企業落實質量安全主體責任情況核查表》。通過要求監管人員認真落實監管文書制作程序，確保食品安全監管檔案資料收集更加程序化。

5 食品安全監管檔案管理模式的實現

（1）端正態度，加強制度建設，切實落實檔案管理工作有關規定。要充分認識做好檔案工作的重要性，把檔案工作與行政許可執法工作放在一條連接線上，建立健全檔案管理及保密工作有關制度，抓好各項制度的落實，做到檔案工作有計劃、有部署、有檢查、有總結，以一貫之落實好檔案管理工作責任制。

（2）查漏補缺，加強學習培訓，確保檔案管理工作順利開展。食品安全監督的檔案工作，涉及到許可、執法、安全等敏感問題，必須有專人負責，在業務上主動與檔案主管部門、衛生系統進行溝通，學習檔案相關知識，尤其是監管檔案整理目前無相關細則規定，這就要求我們在整理工作中不斷聽取上級部門的意見，同時在工作中對發現的問題及時向領導反饋，及時提出意見建議，在工作中不斷修改、完善，努力達到檔案管理的要求。在推行新的檔案管理模式過程中，對檔案人員要多培訓、多指導，對涉及的有關科室統一要求，為進一步完善檔案管理工作打下良好的基礎。

（3）改善條件，加大資金投入，強化食品安全監督檔案管理的功能建設。審判案監督管理信用檔案不但具有原始性、真實性，又具備一般信息具有的壓縮性、及時性特點，因此要嚴把案卷質量關，做到檔案資料齊全、完整、安全，使檔案工作得到很好的延續和發展。要做到這一些，就要積極主動爭取各方面支持，加大資金投入，不斷解決用房、用人及相應的安全配套設備、設施。

6 建立食品安全監管檔案信息化建設

隨著信息化建設的推進，檔案信息化建設的進程也不斷加快，檔案網絡化、系統化、數字化管理將成為今后檔案的主要存在形式。實現檔案的網絡化、系統化和數字化管理，以網絡軟件實現建立統一的標準，推廣食品安全監督管理系統的運用，推進食品安全監管工作檔案綜合目錄數據庫的建設，實現日常監管工作信息的電子檢索，規范食品安全監管業務系統的文件管理，可以構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。