ERP環境下內部控制體系構建探索與實踐——以某市海螺型材為例

浙江寧波市軌道交通集團有限公司 鄭 靈

一、ERP環境下構建企業內部控制體系存在的主要問題

（一）投資盲目性大 企業在激烈的市場競爭中，為了更好的發展，有必要制定一套科學、完整的內部控制制度以提高管理水平，降低成本，提高勞動生產率，實現企業價值。ERP是先進的管理思想和控制工具，如何在ERP環境下構建企業內部控制體系來加強企業管理需要企業進行周密細致的研究論證，比如企業要對ERP的可行性進行分析，明確要達到的具體目標。然而許多企業在構建ERP環境下的內部控制體系時，都沒有對自身條件加以研究，沒有考慮ERP系統是否與企業生產經營環境相適應等一系列問題，導致在實施過程中遇到了很多麻煩。有的企業對前期需求不明確，在具體操作過程中帶有一定的盲目性，選擇的ERP軟件也與本企業實際情況不適合，增大了投資風險。

（二）原有體制落后 在ERP環境下構建企業內部控制體系，需要特定的管理及技術環境。特別是在我國社會主義市場經濟快速發展，企業出現了大量的內部控制缺陷的環境下，企業內部控制制度的實施有賴于企業采用科學的管理軟件ERP，涉及到企業構建內部控制的很多問題，牽一發而動全局。我國大中型生產類企業一般都經歷了計劃經濟到市場經濟的過渡，制度比較落后，體制缺乏創新性，內部管理比較混亂，缺乏有限的管理制度。企業內部控制制度主要由人工執行，效果一般。國家為了提高企業管理水平，加強企業控制力度，提高企業經營效益，提高國家經濟質量和水平，鼓勵我國企業采用國際上科學的管理工具和思想。所以近年來，ERP管理理念在我國的發展較快，同時也帶來了我國大中型企業業務流程的再造，體制的改革。

（三）企業基礎管理工作缺陷 首先，只有在具有準確完整的數據基礎上才能構建ERP環境下企業內部控制系統，然而，大多數企業的基礎數據都不能滿足需求。其次，企業的生產過程不穩定，在ERP環境下，要想使內部控制發揮正常作用，生產的穩定運行與信息的流暢傳遞是必不可少的，而我國企業的生產過程極不穩定，經常會出現設備維修、機械故障、市場變動等質量事故，整個生產過程無法按預期計劃進行，使ERP系統的控制管理功能無法正常發揮。再次，我國企業管理機制還不夠完善，由于我國企業從計劃經濟轉向市場經濟的時間不長，再加上歷史的慣性，企業人員比較習慣于計劃經濟下的傳統管理方式，對市場經濟下的意識不強，許多人都不愿意改變管理思想和方式。最后，外部市場法律制度不太健全，存在行政干預、合同不能按期履行等情況，嚴重影響了企業的正常運作。而在ERP環境下構建的企業內部控制體系，在管理方式、組織機構、文化背景、市場環境等方面與我國傳統的管理體制存在較大差異，只有克服并適應這些差異，在ERP環境下構建的企業內部控制體系才可以順利地進行。

（四）龐大原料種類控制缺陷 大型生產制造類企業原料種類繁多，很容易引起控制上的缺陷。首先，由于大型企業都是自己采購原材料在車間生產，零部件的種類繁多，再加上企業分工不合理，使得ERP系統中存在龐大的數據量，很難按ERP系統的管理要求進行控制，而且占用大量的存儲空間將導致系統運行速度變慢。其次，傳統企業喜歡追求業務量較大的模式，業務量變大，必然會涉及半成品或產成品，如果這樣規模的企業一定要實行ERP系統，特別是成本核算系統，將會受到許多因素的制約。

（五）管理層和業務人員的素質缺陷 由于我國實行工業化制度時間不算很長，許多企業目前的管理水平比較低，存在著技術裝備差、人員素質低等問題。比如有的企業硬件配備不夠完善，計算機配置低，信息化基礎薄弱，未也沒有建立相應的網絡管理，缺乏網絡運行的管理經驗。企業人員沒有進行相關技術培訓，只了解自己的本職業務，對其他崗位卻一概不知，缺乏對新的管理思想和操作技術的了解，懂業務的不懂信息技術知識，而信息技術人員也缺乏業務處理經驗，加大了在ERP環境下構建企業內部控制體系的難度。

（六）管理軟件及功能培訓缺陷 ERP系統是由西方國家在不斷探索中提出來的概念體系，要想在中國建立一套完整健全的ERP環境下的內部控制系統，各個企業要做好相關的準備工作，企業及員工必須及時更新知識，然而大部分企業仍未對此引起足夠的重視。很多企業只是簡單地購買ERP軟件，并簡單地培訓一下操作原理，導致應用人員缺乏對在ERP環境下構建企業內部控制體系整體、全面的了解。各個部門只是了解自己部門的ERP軟件操作，具體能夠操作自己模塊的控制管理，而不能綜合掌握其他模塊的功能，致使在ERP環境下發揮內部控制功能的效果大大減低。

（七）實施周期過長 在ERP環境下構建企業內部控制體系是一項長期且復雜的工程，在建設過程中不僅要對軟件和網絡重新配置，還要設計企業的管理體制和內部控制方式。當前國際經濟局勢不穩定，我國企業中的業務、人員、機構等也在不斷發生變化，初期設計的方案在實施過程中會經常發生調整，因此一些企業在ERP環境下構建企業內部控制體系完工后，當再需要修改時，原來的軟件設計人員或主要技術人員或許已離開，這樣企業將長期得不到服務。由于該項系統建設周期長，資金需求量大，有些企業在構建內部控制體系時資金鏈斷裂，只能被推遲，有些企業在建設期間會不斷的更換領導，有些工程只能半途而廢。如果企業內部控制體系的構建不能產生立竿見影的直接效益，一旦企業領導者感到得不償失，那么在ERP環境下構建企業內部控制體系也就沒有再進行下去的可能了。

二、ERP環境下內部控制體系構建

公司內部控制的程序化使得內部控制具有一定的依賴性并增加了差錯反復可能性，而計算機技術的應用，使得內部控制具有人機結合的特點。這些應用程序發揮內部控制的作用，使得人們比較容易發現其中自己操作的錯誤。因此ERP系統條件下的公司內部控制需要加強對企業全方位的監督，由適當的人員在適當的時候對控制制度進行管理。簡言之，在ERP集成化管理環境下，公司內部控制的各要素發生了新的變化，給企業構建科學的內部控制體系、增強內部控制效果帶來了新機遇。本文將以某市海螺型材有限責任公司為背景企業，探究該公司是如何在ERP環境下建立有效地企業內部控制體系。

（一）ERP環境下企業組織機構內部控制 內部控制的建設體現在兩個方面：一是健全的機構，這是內部控制機制產生作用的硬件條件；二是各內部機構間的科學分工與牽制，這是內部控制機制產生作用的軟件條件。公司組織結構設置是否合理直接影響到內部控制機制的運行效果，其中一個控制關鍵點在于重要崗位的權責匹配和制約，以下是本文所研究的有關某市海螺公司建立的組織結構，并依據所處環境和自身經營特點制訂的企業內部控制體系。（1）總經辦的內部控制制度。負責發貨審核和門衛管理。發貨審核：負責發貨清單的登記收集，發放發貨清單，確認銷貨清單有效性，并在ERP管理軟件系統中進行發貨清單審核。門衛管理：負責出入證的發放和審核，裝車順序編號發放、登記和換證登記，車輛出入管理。對發出品種、顏色、長度、數量進行清點。（2）財務部的內部控制制度。財務處下設銷售核算組、成本核算組和材料核算組。銷售核算組主要負責對客戶資金、銷售、移庫、領用、內銷、退貨、改單等清單的審核，銷售核算及納稅管理；成本核算組主要負責成本核算，各類財務報表的報送，資金的管理；材料核算組主要負責材料的審核，資產的盤點和費用的管理。（3）銷售部的內部控制制度。銷售部負責銷售、移庫、領用、內銷、客戶檔案及中轉庫出入庫審核。一是構建開票控制：銷售部必須構建在ERP管理軟件下對客戶檔案、客戶資金的錄入，銷貨、移庫、領用、改單等清單的開具。二是構建中轉庫控制：銷售部必須構建在ERP管理軟件下對中轉庫數據的初始化，出入庫數據審核以及盤虧、盤盈數據的錄入，并對中轉庫出入庫統計數據進行核對，保證ERP銷發存數據的準確性。三是構建運輸控制：銷售部必須完善對運輸車輛的合理分配，對車輛的在途跟蹤、運輸回執、運費結算等相關業務進行控制。四是構建銷售控制：銷售部必須加強對銷售出庫、內購入庫、市場部銷量等方面的數據統計，確保各類銷售報表的準確性。（4）型材分廠的內部控制制度。負責某市本地倉庫ERP管理軟件的初始化數據錄入，內購入庫數據錄入和審核，盤盈、盤虧數據錄入，移庫、退貨入庫的數據錄入和審核；定期召開成本分析會，根據市場分析及時生產各類型材；督促工人及時打包型材并運送的倉庫。（5）生產品質部的內部控制制度。負責對ERP管理軟件銷發存初始化數據進行檢查和校對，負責對本地倉庫產出型材數據進行核對，保證ERP管理軟件銷發存數據的準確性；對因質量問題的退貨，核減某市公司本地倉庫型材合格品產量；關注庫存品種狀況，嚴格控制產品質量。（6）設備保全部的內部控制制度。負責ERP管理軟件銷發存信息系統運行的維護與管理，定期檢查系統運行情況，對運行過程中發現的問題，及時與相關部門進行協調解決，并對系統運行情況進行檢查通報，并制定各級操作人員的培訓計劃。負責全公司的設備采購，備品備件采購和設備維修，并按合同申請付款。

（二）ERP環境下數據初始化內部控制 根椐生產品質部下發的型材品種米比重表、型材包裝規定，經公司領導審批后，由系統管理員在ERP管理軟件系統中進行數據錄入或修改，同時經手工驗算，確認無誤后輸出打印并簽字存檔，其他人不得擅自修改。型材分廠統計員和銷售部統計員員負責ERP管理軟件銷發存系統初始化庫存數據的錄入工作，生產品質部統計員根據審定后的公司報表，負責對ERP管理軟件初始化數據進行審核。經審核后的庫存品種數據，生產品質部和銷售部不得擅自修改。銷售部負責ERP管理軟件的客戶檔案等相關信息初始化工作、財務部負責ERP管理軟件的客戶資金的初始化工作。

（三）ERP環境下員工上崗內部控制ERP管理軟件銷發存信息系統涉及銷售、財務、發貨、門衛、入庫等崗位。按照職業道德良好、業務素質高、堅持原則、制度執行能力強的標準選聘相關崗位人員，經培訓考試合格后上崗，并明確各崗位的崗位職責。（1）系統管理員上崗控制：必須熟練掌握計算機知識，熟悉公司計算機網絡、ERP銷發存信息系統應用管理軟件和公司產品入庫、發運環節和程序等，掌握ERP管理系統各模塊功能，了解公司有關銷售、生產、財務管理制度，能夠解決計算機運行過程中出現的各類問題；系統管理員選聘須經公司推薦；系統管理員不能由銷售或財務人員兼任。（2）銷售開票人員上崗控制：必須熟悉公司有關銷售、財務管理制度，了解某市公司及外庫的品種實時庫存狀況，關注熱點品種產銷情況，能熟練運用ERP管理軟件進行客戶、價格、發運品種、顏色、長度、數量、提貨地點、發票等信息錄入、打印等。（3）運輸管理員上崗控制：必須了解公司有關銷售管理制度、熟悉公司發運環節和程序，合理調配運輸車輛，熟練運用ERP管理軟件進行下單及發運量、未發量的統計。（4）財務審核上崗控制：必須了解公司有關銷售管理制度，熟知公司財務管理制度和財務專業知識，熟練運用ERP管理軟件的財務模塊進行客戶資金、銷貨清單、移庫清單、領用清單、退貨清單、盤盈、盤虧、發票等審核。（5）發貨審單員上崗控制：必須熟悉公司產品和有關銷售發貨的管理制度，銷售、移庫的清單號的登記。熟練運用ERP管理軟件確認銷貨清單、移庫清單的有效性，對發出品種、顏色、長度和數量進行賬實核對，并在ERP管理系統中進行清單審核。（6）門衛上崗控制：了解公司有關物資管理和型材發運管理制度，負責出入證的發放和審核，發放裝車順序編號牌，并對進廠車輛進行管理。（7）產品入庫員上崗控制：熟悉型材品種代號和入庫、發貨的環節，對型材生產入庫的品種、顏色、長度和數量進行逐一清點，熟練運用ERP管理軟件錄入產品入庫信息。

（四）ERP環境下采購流程內部控制 企業日常核算、管理控制的物資都屬于存貨的范疇。存貨作為企業生產制造及銷售過程中供血、造血及升值的關鍵基礎物料，在企業的重要地位不言而喻。存貨不僅占用的資金大，而且品種繁多，所以構建對存貨的內部控制體系是企業管理的一個非常重要的方面。原材料是產品制造成本的主體，并占有重要的比重。因此加強材料的核算和控制管理，是控制產品成本的主要工作。材料成本構成分析圖見圖1。（1）外購材料的實際成本內部控制制度。一是構建購買價格的內部控制。即供貨單位開出的發票價款，如有進貨折扣和進貨折讓的，其買價應為扣除銷貨方進貨折扣、進貨折讓后實際支付的金額且買價不得高于合同價。二是構建倉儲、裝卸、運輸費用的內部控制。指將材料從外地運抵本企業所在地車站或碼頭所發生的應由本企業負擔的包裝、運輸、倉儲、裝卸等費用。大宗材料的市內運費也可計入材料的成本，但不包括根據運輸費的一定比例計算的可以抵扣的增值稅額。三是構建運輸途中的合理損耗的內部控制。指購入袋裝原料、灌裝原料、燃料或易碎物品時，在運輸途中難免會發生一定數量的損耗，屬合理損耗的數量部分，其價值應計入實收材料的成本。四是構建入庫前的整理挑選費用的內部控制。指材料驗收入庫之前發生的技術性檢驗或整理挑選等費用，包括整理挑選中發生的損耗，并扣除下腳料、廢料的價值。五是構建購入材料應負擔的外匯價差和其他費用。指按規定由購入方自籌外匯購入材料應分攤的調進外匯價差。（2）票據、清單和材料的內部控制制度。一是構建票據的管理控制。財務人員必須審核增值稅專用發票版面、開票時間、進項稅率、明細清單等。企業各部門必須做好傳遞記錄，謹防丟失，造成稅損。增值稅發票傳遞不及時會使公司提前繳納增值稅，如果不能抵扣，將會多繳納增值稅，給公司造成直接損失。二是構建收料單、領料單的管理控制。收料單：重點審核收料單中的品名、數量、單價是否與發票一致。領料單：重點審核領料手續是否完備（是否執行分級審批制度）、結合現場使用情況，可采取抽查的方式，檢查生產單位領用材料的使用情況，有無二級庫現象等。三是構建材料的儲備管理控制。必須定期盤點，對材料儲備的庫齡、儲備定額的執行情況進行企業內部控制。四是構建物資付款進度內部控制。主要是對大型設備供應商的質量進行控制控制。

圖1 材料成本構成分析圖

（五）ERP環境下生產流程內部控制 生產成本是生產費用中構成產品成本的部分，在產品出售前表現為存貨，產品出售后表現為銷售成本，圖2是所研究的某市海螺公司建立的有關產品成本企業內部控制體系。對所發生的費用進行控制，確定這些費用是否符合規定的開支范圍，并在此基礎上確定應計入產品成本的費用和應計入各項期間費用的數額。將應計入產品成本的各項費用，區分為那些應計入本月的產品成本，哪些應當由其他月份的產品成本負擔。將每個月應計入產品生產成本的各項費用，在各種產品之間進行分配和歸集，計算各種產品成本。將既有完工產品，又有在產品的產品成本，在完工產品和在產品之間進行分配和歸集，并計算出完工產品的總成本和單位成本。最后將完工產品成本結賬入“產成品”科目。（1）員工工資控制。生產車間依據考核標準制定每月生產車間員工的考勤表，專員管理員工的工具使用情況。應發工資為基本工資乘以考核系數減去扣款。扣款主要原因是損壞工具，這樣有利于約束員工的紀律，提高員工保護工具的意識。（2）材料成本控制。生產過程要嚴格控制物料損耗、廢型材產量和產品的標準化。原材料在進入混料罐之后，包裝袋上殘留物是造成物料損耗的主要原因。公司出于控制產品成本的目的，制定了每袋的損耗在20克之內，最終一定程度上控制了原料的損耗。公司在控制廢型材生產上，主要是制訂了車間維修人員要按時定點檢測機器設備的運行狀況，及時保養和維修設備，減少廢品生產。公司生產的型材全部是6米一根，不同型號的型材重量不同。公司要求質檢工人要對72條擠出生產線正在生產的型材進行跟蹤監測，減少合格產品物料消耗。（3）制造費用控制。生產過程中，要確保一定比例的生產線處于輪休的狀態，每隔半年車間人員主持機器大修一次，嚴格控制機器過度運轉而報廢，既影響了生產又增加了制造費用。

圖2 生產業務流程圖

（六）ERP環境下合同內部控制 一是銷售合同內部控制制度。銷售處對銷售大區、市場部申報的銷售合同進行審核，報分管領導審批后，按照發貨管理流程組織產銷對接和發運安排。控制流程見圖3。在這個審核的過程中，公司要求合同管理員嚴格按照合同法監督合同的合法性，并要求管理員加強合同理論建設。二是采購合同內部控制制度。采購合同簽訂的方式主要有三種：第一種是集團優勢，主要是通過集團公司的渠道簽訂的合同，這類合同一般手續簡單，控制環節少；第二種是報告，主要用于部分產品供應商非常少，難以找到合適的供貨單位而采取的簽訂方式；第三種是詢價，主要用于大宗材料的采購。這類供應商很多，通過最少三家報價，選報價最低供應商為最終采購商。通過上述三種方式，公司能有效降低原料和輔材的成本，加強內部控制效果。

圖3 銷售合同審核流程圖

［1］ 鄒新平：《E RP環境下內部控制制度建設》，《現代經濟信息》2009年第23期。

［2］ 張曉毅、王翠霞、魯君誼：《基于E RP環境下的企業內部控制探析》，《銅陵學院學報》2010年第1期。

［3］ 何甜甜：《E RP環境下企業會計業務流程重組研究》，蘭州商學院2010年碩士學位論文。

［4］ 林月平：《企業E RP軟件業務需求調研與業務流程分析》，華東師范大學2010年碩士學位論文。

［5］ ［A］.Proceedings of 2010 International Conference on Future Information Technology and Management Engineering （FITME2010）Volume 1［C］.2010：4-5.