淺談新形勢下醫院文書檔案的管理

摘要：文書檔案管理是醫院辦公室最基礎的工作，同時也是醫院基礎管理水平的充分體現，主要包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、銷毀等一系列的工作。根據新形勢下醫院文書檔案管理的主要特點，分析文書檔案在專業人員培養、管理方式等問題，并提出應該從人力，財力、物力等方面出發，加強專業人員培訓和文書質量管理，推進信息化管理的進程，以提高文書檔案的利用率并滿足新形勢下對醫院文書檔案管理的要求。

關鍵詞：醫院文書檔案 管理 新形勢 利用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）02（a）-0233-01

醫院文書檔案是檔案工作的重要組成部分，除了包括相對較為獨立的病歷檔案之外，還包括各類復雜的文書、會計、人事、基建、設備等綜合性檔案。隨著醫療改革體制的不斷推進，認真掌握新形勢下醫院發展的特點，積極加強和不斷提高醫院文書管理水平，對促進醫院的發展具有非常重要的意義。

1 加強文書檔案管理工作

1.1 爭取醫院領導的重視

醫院領導應當高度重視文書檔案的管理，這是做好檔案管理工作的前提。由于文書檔案不能夠直接創造經濟效益，實際工作中相關人員對文書檔案管理的意義認識不清。一些醫院領導缺乏檔案意識，認為檔案工作可有可無，另外又受到人員、經費、設施等方面的限制，這使文書檔案管理工作并不能順利開展。因此只有轉變管理人員尤其是領導干部的陳舊觀念，提高其對檔案工作的認識，才能夠使文書檔案工作正常開展。所以首先要加大對檔案法的宣傳力度，使全院員工充分認識到醫院文書檔案管理的重要性；其次，文書檔案管理人員還應該及時向領導宣傳檔案管理工作，積極匯報有關工作情況，認真整理和完成檔案部門下發的相關文件，并為領導提供檔案利用信息，使領導認識到此工作的重要性。此外，醫院管理層還應把文書檔案管理工作納入到日常工作日程，并明確列入年度工作考核內容，從而為醫院文書檔案管理工作的開展提供良好的環境氛圍。

1.2 加大檔案管理硬件設施的投入

任何工作的正常開展都離不開硬件設施的投入，因此加強文書檔案管理工作，不僅要在財力上給予支持，還應該加大人力以及物力等方面的投入。首先，要加強文書檔案管理人員的業務技術培訓，以便全面提高相關人員的素質和檔案管理水平；其次，還應該注重檔案管理人員的政治思想、道德和法律等綜合型職業素質，要求文書檔案人員必須細心、耐心，并具有高度的責任感，工作中要認認真真，以保障檔案管理工作的質量與品質，從而更好地服務于醫院工作。

2 規范和健全文書檔案管理制度

2.1 醫院文書檔案借閱

醫院保存的文書檔案主要供該院員工的借閱，查閱一般需要在檔案室進行，若因工作的需要必須外借者應該辦理好相關手續，外借時間一般不能夠超過兩周；外單位查閱者需要持有介紹信，并經主管領導同意后方可查閱。此外，查閱檔案者一定要嚴格遵守保密規定，必須負責被查檔案的安全與完整，禁止在檔案上進行涂畫和批注，否則要依據情節輕重予以處罰。

2.2 醫院文書檔案立卷和銷毀

醫院文書檔案管理人員應該按照文書檔案的管理時限做好年度的歸檔管理，歸檔文件內的整理應該遵循一定的規律，并保持文件材料之間的某些聯系，做好分類，以便于保管和檢索。對于超過保存期限、已無保存價值的文書檔案，應該經有關負責人審核、院長審批無誤后，指派兩名監銷人員監督文書檔案的銷毀過程，簽字確認后再將已銷毀的文書檔案在有關目錄中注銷。

3 提高文書檔案管理工作效率

隨著科學技術的不斷發展和醫療衛生體制的深入改革，引入現代化的技術與設備已經成為新形勢下醫院文書檔案管理的必然要求。現代化技術設備不僅能夠有效地保障醫院文書檔案管理工作效率，還是實現檔案科學化管理的必要條件。因此，建立現代化的文書檔案信息管理系統，以計算機為中心，光盤、縮微等多介質兼容，實現掃描檔案全文存入和文件級、案卷級的多層面信息存儲和檢索，不僅能夠節省大量的人力、財力和物力，縮短檢索時間，還能夠顯著降低人工檢索的失誤率和保證查準率，從而有效提高文書檔案管理的工作效率。此外，還應該完善檔案實體管理系統，設置溫濕度自動調控及防盜監控系統，并配置除塵、防磁等設施，以便延長文書檔案壽命，保證檔案的完整及安全。所以加強醫院文書檔案管理軟件、硬件的投入，不僅保證醫院文書檔案收集的及時化、利用的網絡化，還能夠有效提高文書檔案管理工作效率，并使醫院文書檔案管理工作更加合理化。

4 提高文書檔案管理的利用與服務

醫院文書檔案的最終目的就是使其能夠得到充分的利用。首先，醫院檔案管理人員要在本職工作的基礎上積極調整服務方式，變被動服務為主動服務，并形成超前服務意識。其次，管理人員應該多角度、多途徑地開發醫院文書檔案資源，對相關信息進行較深層次的加工和利用，以便更好地服務于該院的醫療、科研、教學、管理等工作。此外，還應該加強文書檔案利用反饋信息的管理工作，實現醫院檔案資源的共享，推動醫院不斷發展與進步。

5 結語

文書檔案涵蓋各級文書的分類、傳遞、歸檔及醫院重大活動、重要事件的原始資料收集工作，因此是醫院開展醫療護理管理、行政管理以及黨建管理等各種活動的重要憑證。醫院文書檔案管理不僅能夠體現某個醫院的管理水平，還對推進醫院自身建設和發展也具有重要意義。總之，醫院文書檔案管理是一項重要的系統性工作，醫院必須轉變陳舊觀念，重視文書檔案管理工作的開展與進行，還應該從管理方式、專業管理人員綜合素質、利用和服務模式上不斷探索與加強；醫院應該樹立起創新意識，向信息化方向發展，對傳統檔案管理模式進行創新，積極改進現階段文書檔案管理中的不足，從工作中逐步探索提高醫院文書檔案管理水平的有效途徑，以便使醫院文書檔案管理更趨于高效、規范，從而滿足新形勢下醫院不斷發展與進步的各項要求。

參考文獻

[1]張莉.創新醫院文書檔案管理的有效途徑[J].科技創新導報，2012，17（5）：207.

[2]張星黔.醫院文書檔案管理工作的體會[J].貴陽中醫學院學報，2011，3（4）：161-162.

[3]張媛.淺析如何做好醫院文書檔案管理工作[J].經濟研究導刊，2012，19（10）：207-208.

[4]伍志新.醫院文書檔案的現代化管理[J].中國煤炭工業醫學雜志，2011，14（1）：127-128.