探討基層供電企業辦公室管理精益化的實現

［摘要］對于基層供電企業辦公室的管理工作來說，精益化的途徑能夠顯著提高其效率；辦公室管理精益化的實現對于整個企業的長遠發展也具有重要意義。本文分析了辦公室管理精益化的含義及重要意義，并探討了基層供電企業辦公室管理精益化的實現途徑，認為應該通過制度化來實現精益化，對辦公室管理人員的工作習慣進行精益化培養及在基層供電企業內部建立起精益化的企業文化，以實現管理精益化。

［關鍵詞］基層供電企業；辦公室管理；精益化管理；對策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.02.028

［中圖分類號］F272［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2013）02-0062-02

近些年，國家對供電企業辦公室的管理工作越來越重視，并建立起了一系列的工作目標。對于基層供電企業來說，優化管理辦公室的方法與手段將有助于提高供電企業的運營效率，并從而獲得更大的經濟效益，那么應該采取什么樣的方法與手段來改進目前供電企業辦公室的管理現狀，便成為了供電企業工作者所關注的熱點［１］。本文以筆者長時間的實際工作經驗作為依據，提出了優化管理的新途徑，即辦公室的精益化管理，實現辦公室管理的精益化將有助于實現整體管理的目標。在各種管理方式當中，精益化是一個新的風向標；精益化管理的基礎是科學管理，其主要的特征為嚴、細、準以及精；管理實現精益化將能夠使管理成本得以降低，并能夠使管理效率得以提高［２］。對此，本文分析了基層供電企業辦公室管理精益化的實現途徑，以供參考。

１ 辦公室管理精益化的含義及重要意義

精益化的管理理念最早出現于20世紀50年代，由日本學者總結得出。關于這一管理方式，相關的文件資料描述如下：企業要實現現代化管理，運用精益化的途徑是非常必要的，將這一管理模式運用到企業當中，不僅能夠降低資源損耗，也能夠使管理成本得以降低。精益化的管理途徑之所以能夠發揮出巨大的作用，是因為其要求精益化的服務質量及精益化的社會分工，這兩項具體的要求能提高辦公室的管理水平。總而言之，精益化的管理途徑以常規管理作為基礎，并在常規管理當中加入更深層次及更完善的管理模式與管理理念，管理實現精益化的目標在于提高企業辦公室的管理效率，將管理責任落實，并使管理責任實現明確化與具體化。將精益化的管理理念運用到基層供電企業辦公室的管理工作當中，能使企業實現長足及健康的發展。在近些年，不少基層供電企業堅持與貫徹了辦公室管理的精益化，同時獲得了較好的效果。已經有很多企業將精益化方面的工作當做一種經驗性的管理制度，以便使辦公室管理人員的精益化水平及工作能力得到有效提高，同時為辦公室今后的管理工作提供一定的準則，從而促進基層供電企業的快速發展［３］。圖1為管理精益化的實現途徑。

２ 基層供電企業辦公室管理精益化的實現途徑分析

２．１ 通過制度化來實現精益化

當前，基層供電企業面臨著激烈的競爭，而要使其競爭力得到有效提升，則需要提高目前的管理水平，實踐證明運用精益化的理念來管理辦公室，則是使以上兩者都能實現提升的一個重要途徑。在精益化理念得以在企業確立過程中，關鍵的環節在于將精益化的制度及精益化的思想轉化為員工自覺遵守的行為規范。而要實現管理辦公室工作的精益化，則必須將制度化作為管理的基礎，將辦公室管理人員的規范化行為作為保證。辦公室管理的精益化并不是一蹴而就的事情，需要進行長期的努力［４］。將辦公室管理的精益化制度作為突破點，然后對實際管理工作當中所獲得的經驗進行升華，使之成為一種規范化的工作制度，從而實現提升精益化程度的目標。以下通過某基層供電企業的會議工作流程來說明辦公室管理精益化的實現。要籌備一次高效的會議，則需要精心布置好每一項內容，例如召開會議的目的、召開會議的作用、申請會議的場地、布置會場的標準、開始召開會議之前的簽到工作、會議內容及會務管理等。在實踐中發現，如果在執行工作的過程中有一套精益化的工作流程作為依據，就比較容易實現管理的精益化，工作的效率也得以提高。基層供電企業利用精益化的管理方法，制訂了相應的工作標準及管理標準，實現了辦公室當中的各項管理工作的制度化，如相應的會議制度、值班制度等。當建立起管理的精益化制度之后，辦公室管理人員的規范意識及精益化的意識得到顯著增強，辦公室當中的各項管理工作環節與工作行為將會變得更嚴謹及更規范，工作人員的行為也得到有效的控制，其工作質量與工作效率也得到有效提高［５］。對辦公室所負責的工作進行精益化，以保證每一項工作都能夠有章可循。嚴謹的、精益化的工作制度，加深了規范化的程度，這對于辦公室管理的精益化建設是極為有利的。可以采取如下做法：可在辦公室內部發行相關制度規范的書面材料，在書面材料當中詳細規定接待管理、信訪接待及督察督辦等工作的具體要求；還可以制訂辦公室的月工作計劃，對計劃進行精細分解與量化匯總，以明確管理人員的具體工作職責。

２．２ 對辦公室管理人員的工作習慣進行精益化培養

擁有良好的工作理念及良好的制度，將能夠為辦公室管理的精益化奠定堅實的基礎，但僅僅依靠以上兩者還不足以將工作做到盡善盡美。要使管理工作變得更完善，還需要依靠員工養成良好的工作習慣。在過去的一段時間當中，粗糙化的工作習慣已經形成，但這對于基層供電企業辦公室管理精益化的實現是極為不利的。因此，必須對辦公室管理人員的工作習慣進行精益化培養。在一方面，應教育辦公室管理人員養成隨時總結有益經驗的習慣，從而為管理的精益化打下堅實的基礎。在另一個方面，應對管理人員辦事的規范化程度進行培養，使其嚴格遵守相關的規范。分解相關的工作任務，以使精益化的程度得以不斷提升；制訂標準化的工作職責及工作任務，量化考核管理人員所完成的工作。以下通過某基層供電企業辦公室撰寫綜合材料及重要文件的工作來說明管理精益化習慣的實現。該企業組織相關的管理人員參與決策安全用電方面的工作，用電關系到人民的財產安全及生命安全，因此要加以重視。特別是對于煤炭企業來說，用電安全將會對井下采礦人員的安全造成直接影響，如供電企業能夠對此類特殊企業的用電工作做出具體的報告，將能夠較好地排除用電時所產生的安全隱患，從而預防電力事故發生。此外，當供電企業所供電的區域出現狂風暴雨等惡劣天氣時，供電企業辦公室管理人員應該在接收到災害報警的那一刻，就迅速組織相關的工作人員建立起相關的應急預案，在預案當中應規定每一位辦公室員工所應承擔的責任，以確保做到各司其職與各盡其責。確保每一位員工都能自覺的堅守本職工作，直到警報解除。在基層供電企業當中，其辦公室的工作狀態是企業形象的主要體現，辦公室的管理人員的各種行為及辦事方法都將體現出管理的內在素養。

２．３ 在基層供電企業內部建立起精益化的企業文化

供電企業辦公室管理精益化的實現離不開企業文化的支撐。在過去很長的一段時間當中，辦公室管理的效率低下，遠遠不能滿足于企業進一步發展的需要；且沒有對辦公室的管理內容進行標準化與量化，這樣的情況致使管理所具有的作用得不到充分的發揮。在企業文化當中融入精益化的管理理念，將有利于實現管理的流程化及標準化。精益化理念及文化的建設，需要做好以下工作：①將規范化、流程化及制度化作為辦公室管理精益化應堅持的基本原則，并建立起標準化的管理流程；②向辦公室當中的管理人員灌輸精益化意識，從而培養其精益化操作的思想，進而形成一種特殊的文化氛圍。當精益化理念文化的氛圍形成之后，員工將會不自覺的遵守制度，進而將制度約束轉化為文化約束，實現提高精益化程度的目標。基層供電企業應在精益化理念的基礎上融入建設企業文化的實踐經驗，進而營造出精細的文化氛圍及精品意識。對辦公室的文字工作進行完善，強調文字的精品意識，根據不同發展時期的具體情況，及時完善、總結及提煉與時俱進的發展思路與發展觀念，進而使這些思路與觀念組成企業進一步發展的支撐，是新時期基層供電企業辦公室管理工作所應完成的主要任務。某基層供電企業辦公室的相關人員認為：建立起規范性的制度，僅僅能夠起到強制員工行為與約束員工行為的作用，但是文化的力量是巨大的，其不僅能夠約束員工的行為，也能夠約束員工的思想，換而言之，文化能夠深入員工的內心，激勵員工，讓其在工作的過程中勇于超越自我。只有不斷完善辦公室內部的管理文化，實現文化創新，并將管理的精益化程度及文化含量提高，才能使辦公室內部保持持久的工作活力。該基層供電企業確立起了實時適當的精益化管理目標，并圍繞該管理目標建立起了一系列的管理措施，因為這些管理措施符合企業的實際情況，所以在短時間當中該企業的目標管理就通過了驗收。建立起精益化理念及文化并不是以簡單的方式就能夠完成的，需要相關人員的實際調查，充分了解企業發展的實際情況，只有在充分了解實際情況的基礎上，才能建立起適合本企業的文化目標。此外，建立起精益化理念及文化并不是一朝一夕之功，員工接受文化的過程是復雜的，可能會由排斥到認同，認同之后才能在實踐中運用，只有在實踐中得到運用之后，文化理念才能深入到員工的內心。由以上分析可以發現建設文化的關鍵在于實踐，只有在員工積極參與精益化實踐的情況下，才能使企業文化的傳承、促進及支撐作用得到真正的體現。

３ 結語

在長期的管理實踐中，筆者發現，對于基層供電企業辦公室的管理工作來說，精益化的途徑能夠顯著提高其效率；辦公室管理精益化的實現對于整個企業的長遠發展也具有重要意義。辦公室當中的管理工作實現精益化是時代進步的要求，精益化的實現需要不斷總結實踐當中所獲得的經驗，且需要企業全體員工的通力配合。因此，必須通過制度化來實現精益化，對辦公室管理人員的工作習慣進行精益化培養及在基層供電企業內部建立起精益化的企業文化，以實現管理精益化。

主要參考文獻

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［３］聶亞麗．探討企業辦公室工作管理精益化的實現［Ｊ］．辦公室業務，２０１２，３４（２５）：８９０２－８９０３．

［４］崔賢國，歐偉．風生水起“悟”亦有道——滁州供電公司企業管理文化建設巡禮［Ｊ］．國家電網，２００９，１６（１０）：１７３－１７４．

［５］李三顏．淺談思想政治工作如何融入建筑企業文化建設［Ｊ］．民營科技，２０１１，１９（２７）：５４８－５４９．