當(dāng)前血站檔案管理存在的問題及對(duì)策

［摘要］血站檔案管理工作本應(yīng)很好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等項(xiàng)工作，切實(shí)做好檔案收集、整理、人員培訓(xùn)、制度建設(shè)、資源開發(fā)等項(xiàng)工作有著獨(dú)特的重要意義。但當(dāng)前，血站檔案管理還存在諸多的問題，需要各級(jí)檔案管理部門認(rèn)真思考和解決，從而使血站檔案更好地發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，為行政管理、醫(yī)療及血站其他各項(xiàng)工作提供真實(shí)可靠的材料，更好地為衛(wèi)生事業(yè)及血站發(fā)展服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；存在問題；對(duì)策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.02.037

［中圖分類號(hào)］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2013）02-0080-02

檔案管理工作是當(dāng)前血站管理中的一個(gè)重要組成部分，隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，有著獨(dú)特的重要意義。重視血站檔案管理，科學(xué)地積累完整的檔案資料，是血站服務(wù)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。血站發(fā)展的歷程中的原始記錄和權(quán)威憑證，同時(shí)也是血站管理發(fā)展不可分割的重要組成部分。面對(duì)日益深化的醫(yī)療衛(wèi)生改革，血站檔案管理如何創(chuàng)新，如何適應(yīng)新的形勢(shì)，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是醫(yī)療衛(wèi)生戰(zhàn)線檔案工作者所面臨的新任務(wù)、新課題。它將影響和推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，同時(shí)，也是醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)保持蓬勃生機(jī)和持久生命力的力量所在。

１ 當(dāng)前血站檔案管理中存在的問題

（１）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率不高在檔案收集管理中，部門領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作重視程度不夠，對(duì)檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（２）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前，血站檔案管理分散，缺乏信息資源整體性。由于管理制度的不完善，一些有價(jià)值的文獻(xiàn)資料得不到及時(shí)的收集、整理，有的檔案雖然收集了，但卻忽視了信息的利用。

（３）檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。檔案管理工作投入未列入到行政預(yù)算中，同醫(yī)療投入沒有可比性。檔案室用房面積、設(shè)備投入、網(wǎng)絡(luò)化管理都嚴(yán)重不足。目前，區(qū)級(jí)以下血站及衛(wèi)生社區(qū)服務(wù)中心在檔案管理中存在停留在手工收集、整理、信息量小、不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

（４）檔案管理人員兼職多、素質(zhì)參差不齊。目前，從事血站、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理人員都是兼職人員，缺乏正規(guī)院校專業(yè)檔案人員配備，這些檔案人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度、年齡等方面都參差不齊。由于身兼數(shù)職很難有更多的精力全身心投入到檔案管理中，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案事業(yè)的發(fā)展。

（５）檔案交接手續(xù)不嚴(yán)格。①檔案交接不及時(shí)，一些血站領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)；不親自到場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)交指導(dǎo)，把檔案交接當(dāng)做事務(wù)性工作，看成是檔案人員之間的事，有的只是檔案室的鑰匙交接，不實(shí)地進(jìn)行卷中核對(duì)。②交接手續(xù)不嚴(yán)密。移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，忽視了檔案交接工作重要內(nèi)容和基本要求。

２ 改善血站檔案管理的對(duì)策

２．１ 強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化手段是增加資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。

設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。根據(jù)血站的具體情況，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的血站，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間，站際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)血站各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

２．２ 更新思想觀念

（１）要改變舊的管理模式，樹立新的管理理念。血站檔案管理部門，要努力沖破阻礙創(chuàng)新發(fā)展的思維和理念，改變束縛創(chuàng)新發(fā)展的做法和規(guī)定。把檔案工作放到整個(gè)時(shí)代大背景下來思考，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，延伸檔案工作觸角，增強(qiáng)檔案工作滲透性，盡快建立適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)療衛(wèi)生改革需求的檔案管理新模式，建立科學(xué)的檔案管理方法和模式，以適應(yīng)衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療的需求。

（２）提高認(rèn)識(shí)，做好充分的準(zhǔn)備。管理理念和服務(wù)模式的創(chuàng)新，直接影響著衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療實(shí)際工作效果。作為血站檔案工作者，要緊跟時(shí)代步伐，既不能死抱著傳統(tǒng)不變，也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向。電子檔案的出現(xiàn)，信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體的保管等等，都亟待我們檔案工作者去認(rèn)識(shí)、去解決。

（３）轉(zhuǎn)變思想。①?gòu)倪^去的服務(wù)轉(zhuǎn)變成為血站的三個(gè)文明建設(shè)服務(wù)；②從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源為利用者服務(wù)；③從重保管、輕利用轉(zhuǎn)變?yōu)楸９堋⒗谩皟墒肿ァ薄ⅰ皟墒钟病薄?/p>

２．３ 創(chuàng)新管理制度

任何管理制度都不可能一成不變，過去的檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，甚至成為前進(jìn)路上的障礙。在目前采用電腦信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的情況下，除編制檔案目錄、專題目錄外，一些單位還在投入大量精力，編制日常工作中幾乎沒有用處的卡片檢索工具，這些具體實(shí)際問題，都應(yīng)該隨著時(shí)代進(jìn)步而加以改革創(chuàng)新。要廣泛應(yīng)用檔案管理信息軟件，從繁重的工作中解脫出來，在不涉及單位機(jī)密、不影響個(gè)人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會(huì)開放更多的檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

２．４ 創(chuàng)新管理手段

為適應(yīng)社會(huì)信息對(duì)檔案工作的新要求，檔案部門應(yīng)在繼承傳統(tǒng)管理方式科學(xué)成分的同時(shí)，積極采納和吸收國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理手段和方法，與時(shí)俱進(jìn)，積極突破與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)的工作理念和工作模式。在實(shí)際工作中，可以采用目標(biāo)管理、質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等方式和措施，加強(qiáng)血站檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員素質(zhì)和工作效率、調(diào)動(dòng)檔案工作人員積極性，從而促進(jìn)檔案工作適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展服務(wù)。在實(shí)行檔案工作目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等方式、方法的同時(shí)，要根據(jù)檔案工作實(shí)踐的不斷發(fā)展和認(rèn)識(shí)水平的提高，及時(shí)調(diào)整檔案工作目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)的總體布局，及時(shí)修訂目標(biāo)條款要求，賦予目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)以新的內(nèi)容，進(jìn)一步優(yōu)化目標(biāo)管理體系，完善業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)更具生機(jī)與活力。

２．５ 創(chuàng)新服務(wù)方式

血站檔案工作者要在實(shí)際工作中尋求機(jī)遇，在服務(wù)上，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，把檔案實(shí)體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動(dòng)態(tài)管理。充分利用檔案信息和現(xiàn)行文件資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行科學(xué)整合。

２．６ 創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

（１）血站的檔案工作人員要根據(jù)本部門檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對(duì)象，按照有關(guān)的規(guī)定，加強(qiáng)檔案征集工作創(chuàng)新，整合信息資源。及時(shí)完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價(jià)值的檔案，不斷擴(kuò)展檔案門類，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。構(gòu)造和完善涵蓋血站各個(gè)部門或者其中數(shù)個(gè)部門的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、資源共享。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)筑一個(gè)檔案信息查詢平臺(tái)，使檔案查詢更加便利，并且不受時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)路查詢、遠(yuǎn)程查詢，變實(shí)物檔案室為虛擬電子檔案室等。

（２）要在檔案質(zhì)量上下功夫，樹立精品意識(shí)、特色意識(shí)。要有針對(duì)性地收集有保存價(jià)值并具有地方特色的檔案，使檔案部門真正成為血站各項(xiàng)工作的信息來源和決策助手。

主要參考文獻(xiàn)

［１］周美蘭．“服務(wù)型”檔案管理模式之于構(gòu)建和諧社會(huì)［Ｊ］．蘭臺(tái)世界，２００８（１７）．

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