加強(qiáng)醫(yī)院實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案管理的探討

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院實(shí)習(xí)生；實(shí)習(xí)檔案；管理

文章編號(hào)：1003-1383（2013）03-0447-03中圖分類(lèi)號(hào)：R197.323文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

doi：10.3969/j.issn.1003-1383.2013.03.061

醫(yī)學(xué)生以及與醫(yī)學(xué)關(guān)系密切的非醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)學(xué)生共同構(gòu)成了醫(yī)院實(shí)習(xí)生的隊(duì)伍，這些實(shí)習(xí)生在醫(yī)院實(shí)習(xí)過(guò)程中形成的實(shí)習(xí)檔案是反映其醫(yī)風(fēng)醫(yī)德、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、勞動(dòng)表現(xiàn)的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的記錄，主要是指實(shí)習(xí)生進(jìn)入醫(yī)院實(shí)習(xí)期間所形成的各種文件材料，包括實(shí)習(xí)指南、實(shí)習(xí)生基本情況調(diào)查表、實(shí)習(xí)科室輪轉(zhuǎn)表、實(shí)習(xí)考核成績(jī)、實(shí)習(xí)過(guò)程中各種獎(jiǎng)懲材料、實(shí)習(xí)鑒定等基本內(nèi)容。有關(guān)單位通過(guò)對(duì)實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案的審查，能較全面地了解實(shí)習(xí)生而做出針對(duì)性的決策[1]，另一方面實(shí)習(xí)檔案的歸檔壓力和潛在作用也激發(fā)了實(shí)習(xí)生在實(shí)習(xí)中的積極性。醫(yī)院實(shí)習(xí)生檔案管理的現(xiàn)狀1.建立實(shí)習(xí)生檔案的淡薄醫(yī)療乃醫(yī)院的中心

作者簡(jiǎn)介：農(nóng)永英（1966-），女，廣西西林縣人，小學(xué)高教。

工作，在醫(yī)院的管理工作中，重醫(yī)療而輕檔案管理現(xiàn)象尤為普遍。由于檔案的價(jià)值在短期里往往未能突顯，而這些不能突顯價(jià)值的檔案之一的實(shí)習(xí)生檔案，在短期里對(duì)于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益以及發(fā)展的作用更是不顯著，再加上實(shí)習(xí)生在醫(yī)院實(shí)習(xí)具有階段性、流動(dòng)性、過(guò)渡性的原因，傳統(tǒng)的觀念認(rèn)為學(xué)生實(shí)習(xí)檔案是由學(xué)生所在院校建立的，與實(shí)習(xí)單位關(guān)系不大，從而忽視其重要作用，加之教育與用工制度的改革，使得實(shí)習(xí)檔案的自身價(jià)值被削弱。

2.實(shí)習(xí)生檔案管理制度不健全在各地的教學(xué)醫(yī)院管理中，一般都按照國(guó)家衛(wèi)生部門(mén)的要求，制定了較為健全的醫(yī)院相關(guān)管理制度，以及適用于各級(jí)各類(lèi)人員的工作職責(zé)，然而，針對(duì)教學(xué)方面的實(shí)習(xí)生檔案管理的制度、職責(zé)則較少，相關(guān)的制度和檢查考核措施更是寥寥無(wú)幾。在教學(xué)醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，實(shí)習(xí)生檔案管理也未能納入目標(biāo)考核之中。實(shí)習(xí)生檔案制度的不完善和缺失，可致實(shí)習(xí)生管理工作陷入僵局，漏洞百出，甚至影響醫(yī)學(xué)實(shí)習(xí)生的順利畢業(yè)及其就業(yè)。同時(shí)，醫(yī)學(xué)實(shí)習(xí)生檔案管理制度的不健全或缺失，也使用人單位在招聘醫(yī)護(hù)人員時(shí)缺少良好的考量標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案管理人員不到位現(xiàn)階段專(zhuān)職檔案管理人員嚴(yán)重不足，兼職甚多，素質(zhì)參差不齊。對(duì)一些實(shí)習(xí)資料沒(méi)有形成足夠的專(zhuān)業(yè)敏感性，未能及時(shí)收集、整理，在一定程度上造成了實(shí)習(xí)檔案的缺失。加上編制嚴(yán)重不足，直接影響部分檔案管理員的工作積極性，從而影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展。檔案管理人員素質(zhì)的高低對(duì)檔案管理水平有著至關(guān)重要的影響。目前，醫(yī)院實(shí)習(xí)生檔案管理人員參差不齊，無(wú)論是在業(yè)務(wù)水平、理論水平，還是文化程度等方面，均未能順應(yīng)新時(shí)代的要求與發(fā)展。以檔案管理專(zhuān)業(yè)出身人員少、專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、高學(xué)歷高層次的人員少、現(xiàn)代科技知識(shí)貧乏為主要表現(xiàn)，以上這些已不再適應(yīng)高科技時(shí)代的醫(yī)院實(shí)習(xí)生檔案管理事業(yè)的發(fā)展[2]。

4.實(shí)習(xí)管理檔案意識(shí)不強(qiáng)不少帶教教師對(duì)于實(shí)習(xí)檔案的認(rèn)識(shí)不充分，未能了解其重要性，容易忽略學(xué)生在實(shí)習(xí)過(guò)程中形成的檔案?；蛘哂捎谌粘ａt(yī)療工作繁重，沒(méi)能及時(shí)移交實(shí)習(xí)生檔案，使得許多寶貴的一手實(shí)習(xí)資料沒(méi)能保存下來(lái)，或丟失，或殘缺不全。雖然實(shí)習(xí)檔案與學(xué)生的就業(yè)等方面息息相關(guān)，但部分實(shí)習(xí)生并未能充分認(rèn)識(shí)，對(duì)實(shí)習(xí)檔案抱著不以為然的態(tài)度，不重視實(shí)習(xí)期間形成的檔案資料，出現(xiàn)了對(duì)實(shí)習(xí)資料的任意涂改或資料造假、保管不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，給實(shí)習(xí)檔案的完整性、客觀性、真實(shí)性、嚴(yán)肅性造成了極大地影響[3]。

5.檔案的現(xiàn)代化管理水平不高目前在大多數(shù)的教學(xué)醫(yī)院，其擁有龐大的醫(yī)療信息檔案管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛運(yùn)用，但是卻沒(méi)有實(shí)習(xí)生檔案的一席之地，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的更是少之又少，陳舊的管理設(shè)備，落后的管理技術(shù)，使大部分醫(yī)院的實(shí)習(xí)生檔案管理處在手工收集、檢索的低級(jí)階段，狹小的信息量，妨礙了實(shí)習(xí)生檔案的收集、檢索、管理、開(kāi)發(fā)及利用。加強(qiáng)醫(yī)院實(shí)習(xí)檔案管理對(duì)策1.高度重視，提高認(rèn)識(shí)實(shí)習(xí)檔案記錄了實(shí)習(xí)生參與各類(lèi)實(shí)踐工作表現(xiàn)出來(lái)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、能力程度、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，是實(shí)習(xí)生就業(yè)時(shí)毛遂自薦的必要憑據(jù)，是醫(yī)院教育對(duì)實(shí)習(xí)生實(shí)踐能力培養(yǎng)做出貢獻(xiàn)的有力佐證，更是有關(guān)單位審視實(shí)習(xí)生各方面能力的窗口。因此，要通過(guò)各種宣傳渠道使實(shí)習(xí)帶教老師教學(xué)、實(shí)習(xí)管理人員以及實(shí)習(xí)生，充分認(rèn)識(shí)在當(dāng)今時(shí)代實(shí)習(xí)生檔案管理工作的地位和作用，打好心理戰(zhàn)，自覺(jué)地把實(shí)習(xí)檔案的歸檔管理工作融入到自己的工作和實(shí)習(xí)當(dāng)中，消除工作和實(shí)習(xí)中的盲目性，及時(shí)自覺(jué)地收集整理工作或?qū)嵙?xí)期間形成的屬于歸檔范圍的文件材料。

2.完善制度，落實(shí)職責(zé)有規(guī)矩方成方圓，實(shí)習(xí)檔案的有效管理首先要著力建立和完善一套完整的實(shí)習(xí)檔案管理制度，確定實(shí)習(xí)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間及歸檔實(shí)施辦法，明確實(shí)習(xí)檔案管理人員及其職責(zé)范圍，并配套相關(guān)的考評(píng)與獎(jiǎng)懲制度，規(guī)范實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)期間形成的實(shí)習(xí)檔案的收集、整理、移交工作，使實(shí)習(xí)生檔案工作能有規(guī)可依、有事可糾，運(yùn)作科學(xué)有序。并且歸檔制度應(yīng)不斷推陳出新，工作手段不斷改進(jìn)，簡(jiǎn)化工作步驟，順應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

3.轉(zhuǎn)變思路，提高配備樹(shù)立創(chuàng)新理念，采用創(chuàng)新的技術(shù)和方法，不僅要注意紙質(zhì)文件收集，把信息高速通道、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和軟件大量運(yùn)用于實(shí)習(xí)生檔案管理，把新型載體不斷充實(shí)到實(shí)習(xí)生檔案管理領(lǐng)域。醫(yī)院實(shí)習(xí)生的檔案管理應(yīng)與實(shí)習(xí)生所在的醫(yī)學(xué)高等院校溝通，使實(shí)習(xí)生的在校信息系統(tǒng)與醫(yī)院教學(xué)管理部門(mén)的信息系統(tǒng)相連接，建立一個(gè)醫(yī)學(xué)生實(shí)習(xí)檔案網(wǎng)絡(luò)，有實(shí)習(xí)生填寫(xiě)相關(guān)的個(gè)人信息，帶教老師填寫(xiě)相關(guān)科室的實(shí)習(xí)表現(xiàn)，醫(yī)院教學(xué)管理部門(mén)完善實(shí)習(xí)生的各項(xiàng)實(shí)習(xí)考核成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等信息。并上傳實(shí)習(xí)生在各項(xiàng)活動(dòng)中的相關(guān)媒體宣傳的圖片、聲頻、視頻等，反映實(shí)習(xí)生臨床實(shí)踐的信息材料，使醫(yī)學(xué)實(shí)習(xí)生的檔案管理做到網(wǎng)式整體收集，切實(shí)保障信息資源不流失，保證檔案完整、齊全、規(guī)范，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化，以方便學(xué)校及用人單位對(duì)實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)情況的考察，督促其更好地完成實(shí)習(xí)任務(wù)，為其就業(yè)創(chuàng)業(yè)及繼續(xù)升學(xué)提供寶貴的臨床實(shí)踐工作良好業(yè)績(jī)的證明[4。

4.助推就業(yè)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值實(shí)習(xí)是學(xué)生對(duì)于今后工作環(huán)境的提前適應(yīng)，是通過(guò)提高動(dòng)手操作等各方面的綜合能力，為學(xué)生今后從事相關(guān)工作培養(yǎng)必要的技能和積累工作經(jīng)驗(yàn)。因此，實(shí)習(xí)經(jīng)歷已經(jīng)成為用人單位招聘畢業(yè)生時(shí)所參考的重要依據(jù)。實(shí)習(xí)檔案管理可根據(jù)這個(gè)實(shí)際，一方面利用實(shí)習(xí)為爭(zhēng)取反映自己突出能力實(shí)習(xí)檔案的心態(tài)，激勵(lì)其在各方面積極表現(xiàn)，配合檔案管理工作；另一方面又要引導(dǎo)用人單位利用實(shí)習(xí)檔案，了解學(xué)生的求學(xué)、求知、辦事能力以及心理、智力潛能等狀況，使用人單位事得其人，人事相宜，最大程度地實(shí)現(xiàn)實(shí)習(xí)檔案的利用價(jià)值。

加強(qiáng)醫(yī)院實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案管理的方法與要求1.構(gòu)建實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案信息的基本要素完整的實(shí)習(xí)生檔案主要由幾部分構(gòu)成。一是《實(shí)習(xí)指南》，即學(xué)校相關(guān)部門(mén)編制的學(xué)生實(shí)習(xí)指南，闡明了不同專(zhuān)業(yè)學(xué)生的實(shí)習(xí)內(nèi)容、任務(wù)和要求；二是實(shí)習(xí)生基本情況調(diào)查表，記錄實(shí)習(xí)生的學(xué)校、專(zhuān)業(yè)班級(jí)、性別、籍貫、出生年月、政治面貌、健康狀況、愛(ài)好特長(zhǎng)、曾獲獎(jiǎng)勵(lì)、個(gè)人簡(jiǎn)介等基本情況；三是實(shí)習(xí)科室輪轉(zhuǎn)表，明確注明實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)科室，實(shí)習(xí)期限和起止時(shí)間；四是實(shí)習(xí)過(guò)程中各種獎(jiǎng)懲材料，包括實(shí)習(xí)照片、實(shí)習(xí)單位表?yè)P(yáng)信、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等，能證明實(shí)習(xí)生在醫(yī)院實(shí)習(xí)期間的突出表現(xiàn)；五是實(shí)習(xí)鑒定，含出科考核成績(jī)、出勤記錄、自我鑒定、出科評(píng)語(yǔ)、實(shí)習(xí)單位評(píng)語(yǔ)等，其綜合反映了實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)整體情況。

2.規(guī)范實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案信息歸檔工作分階段、分步驟地規(guī)范實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)檔案及信息歸檔。實(shí)習(xí)前，在實(shí)習(xí)生報(bào)到時(shí)，注意接收實(shí)習(xí)生所在學(xué)校的介紹信、實(shí)習(xí)指南，要求實(shí)習(xí)生認(rèn)真填寫(xiě)個(gè)人基本信息表，初步建立實(shí)習(xí)生資料信息庫(kù)；制定實(shí)習(xí)生科室輪轉(zhuǎn)表，明確標(biāo)注實(shí)習(xí)生在各個(gè)科室的實(shí)習(xí)時(shí)間。實(shí)習(xí)期間，實(shí)習(xí)生個(gè)人形成自我鑒定，自我評(píng)價(jià)該階段的基本素質(zhì)、道德素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面的表現(xiàn)；帶教老師依據(jù)實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)表現(xiàn)，記錄每個(gè)實(shí)習(xí)生完成實(shí)習(xí)大綱要求的實(shí)習(xí)內(nèi)容情況，包括實(shí)習(xí)期間的考核、考查、考試成績(jī)，教學(xué)查房、上班考勤等記錄，以及醫(yī)風(fēng)醫(yī)德、表彰與處分等記錄，同時(shí)要形成科室評(píng)語(yǔ)，由科室負(fù)責(zé)人簽字、蓋章。實(shí)習(xí)結(jié)束后，實(shí)習(xí)鑒定移交實(shí)習(xí)生所在學(xué)校，納入學(xué)生學(xué)籍檔案。其他形成的實(shí)習(xí)檔案由帶教老師以及實(shí)習(xí)生本人交由實(shí)習(xí)管理部門(mén)統(tǒng)一管理。

3.實(shí)習(xí)檔案管理要求①實(shí)習(xí)檔案記錄要有所側(cè)重，避免流水賬。實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)信息收集不僅要保證實(shí)習(xí)檔案的完整、齊全，而且要根據(jù)人才市場(chǎng)信息需要完善檔案內(nèi)容，注意側(cè)重收集能展現(xiàn)實(shí)習(xí)生實(shí)踐能力、醫(yī)風(fēng)醫(yī)德、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等方面的材料，準(zhǔn)確反映學(xué)生實(shí)踐能力與綜合素質(zhì)的表現(xiàn)，盡量滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生的信息需求。②實(shí)習(xí)生檔案工作要有所宣傳，避免檔案意識(shí)淡薄。加大檔案基本知識(shí)和對(duì)就業(yè)重要性的宣傳教育，加強(qiáng)介紹我國(guó)人事制度雙軌制的現(xiàn)狀，培養(yǎng)實(shí)習(xí)生的檔案危機(jī)意識(shí)，使其正確對(duì)待實(shí)習(xí)檔案建檔工作。③實(shí)習(xí)生檔案管理要有所突破，避免止步不前。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院實(shí)習(xí)生檔案管理規(guī)范化、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、保存縮微化。就要從原來(lái)的分散型向網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)規(guī)范化轉(zhuǎn)變，向電子技術(shù)、無(wú)紙化檔案轉(zhuǎn)變。用科學(xué)的態(tài)度和發(fā)展的眼光來(lái)看待實(shí)習(xí)生檔案管理，不應(yīng)僅局限于目前對(duì)于畢業(yè)生能力的證明和用人單位選拔人才的依據(jù)上，還應(yīng)該加以綜合利用，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的編研，總結(jié)醫(yī)院實(shí)習(xí)生帶教過(guò)程的經(jīng)驗(yàn)、方法，為今后的實(shí)習(xí)帶教提供參考，使“死材料”變成“活信息”[5]。

參考文獻(xiàn)

[1]篡建紅.建立實(shí)習(xí)檔案 構(gòu)筑就業(yè)橋梁[J].黑龍江史志，2009（11）：4142

[2]王金鳳.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].華章，2011（36）：327.

[3]鄭慧，楊靈歌，揚(yáng)沛霖.淺議衛(wèi)生職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2009，27（7）：45.

[4]任鑫，梁榮憲，宋少娟.淺談醫(yī)院重點(diǎn)學(xué)科檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].山東檔案，2005（5）：49.

[5]連紅，王鑒棋.實(shí)踐教學(xué)檔案系統(tǒng)管理的動(dòng)態(tài)模式探析[J].四川檔案，2008（4）：3031.

（收稿日期：2013-03-18修回日期：2013-05-13）

（編輯：崔群飛）