醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀分析與對(duì)策

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備；檔案管理

文章編號(hào)：1003-1383（2013）03-0458-02中圖分類(lèi)號(hào)：R197.39文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

doi：10.3969/j.issn.1003-1383.2013.03.065

醫(yī)療設(shè)備檔案是指醫(yī)療儀器設(shè)備出廠時(shí)隨機(jī)攜帶的原始文件資料和在購(gòu)置、采購(gòu)合同、安裝調(diào)式、驗(yàn)收記錄、運(yùn)行、維俢、安全檢測(cè)以及報(bào)廢過(guò)程中直接形成的具有參考及保存使用價(jià)值的文字、圖紙、聲像載體的材料，也是設(shè)備使用、管理、維修的主要參考依據(jù)。隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)中引進(jìn)了大批高、精、尖的先進(jìn)設(shè)備，對(duì)疾病的診斷和治療起了決定性的作用，同時(shí)也給醫(yī)院帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。本文就實(shí)際工作中醫(yī)療設(shè)備管理存在的問(wèn)題、缺陷進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的措施。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在問(wèn)題主要有以下幾方面：①醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案知識(shí)的缺乏，表現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案知識(shí)了解不多，缺乏醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔意識(shí)，重醫(yī)療輕檔案，不清楚、不了解醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍及內(nèi)容。②歸檔的材料不全，表現(xiàn)在內(nèi)容不完整，填寫(xiě)不規(guī)范，不能完整真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備的現(xiàn)狀。究其原因，一是對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，管理不規(guī)范，為了方便隨時(shí)查閱使用說(shuō)明書(shū)，設(shè)備管理人員和科室都想獨(dú)自保存，把應(yīng)該存檔的資料據(jù)為己有。而且自行保管資料的科室，在相互傳閱或保管人員變動(dòng)時(shí)，容易造成醫(yī)療設(shè)備檔案資料損毀和丟失；二是醫(yī)療設(shè)備檔案收集注重說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)的收集和保管，而對(duì)裝箱單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、運(yùn)行記錄、維修和保養(yǎng)記錄等不夠重視；三是填寫(xiě)檔案資料不是現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)收集記錄檔案資料，而是在工作結(jié)束后突擊填寫(xiě)，造成醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)丟失。③檔案管理設(shè)備陳舊，醫(yī)院的檔案管理還處在“手工操作”階段，沒(méi)有跟上醫(yī)院信息化，沒(méi)有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，造成醫(yī)療設(shè)備只是“死檔案”，無(wú)法充分發(fā)揮其在醫(yī)療工作中的作用。④管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，一是管理人員多是由非檔案專(zhuān)業(yè)人員轉(zhuǎn)行，由于專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，專(zhuān)業(yè)知識(shí)有限，專(zhuān)業(yè)知識(shí)更新滯后，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理發(fā)展的需求；二是部分領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)對(duì)檔案工作的專(zhuān)業(yè)性和連續(xù)性認(rèn)識(shí)不夠，常把檔案部門(mén)作為單位人事安排的過(guò)渡部門(mén)；三是綜合檔案室又屬于辦公室管理，辦公室的事務(wù)繁雜、瑣碎，配置的工作人員相對(duì)少，使得檔案管理人員平時(shí)還要兼顧文印、收發(fā)等工作；四是檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥乏味、默默無(wú)聞的工作，因此檔案人員不安心從事檔案管理工作，造成對(duì)他們工作調(diào)動(dòng)頻繁，人才隊(duì)伍不穩(wěn)定。加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對(duì)策1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高思想認(rèn)識(shí)醫(yī)院要廣泛深入宣傳《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)。開(kāi)展醫(yī)技和臨床科室兼職管理人員培訓(xùn)班，聘請(qǐng)?jiān)簝?nèi)外專(zhuān)家進(jìn)行專(zhuān)題講座，提高各級(jí)管理人員和醫(yī)務(wù)人員歸檔法制意識(shí)。通過(guò)宣傳檔案的相關(guān)知識(shí)，使之了解醫(yī)療設(shè)備檔案的收集范圍和歸檔內(nèi)容，并且認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，在儀器設(shè)備投入使用過(guò)程中，加強(qiáng)檔案資源潛在的知識(shí)價(jià)值和原始資料的積累與保存，積極主動(dòng)配合檔案管理工作。

2.完善設(shè)備檔案管理制度完善設(shè)備檔案管理制度，能促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，為醫(yī)院開(kāi)展診療、教學(xué)、科研、護(hù)理等工作奠定了基礎(chǔ)。我們認(rèn)為：①收集是檔案管理的起點(diǎn)，是整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，檔案完整的程度與質(zhì)量的高低，都可以通過(guò)收集工作直接反映出來(lái)。醫(yī)院應(yīng)明確歸檔范圍及內(nèi)容。作為三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備非常多，按規(guī)定5萬(wàn)元以上的醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)移送綜合檔案統(tǒng)一保管；5萬(wàn)元以下的醫(yī)療設(shè)備資料則由醫(yī)療設(shè)備管理科保管；對(duì)收集醫(yī)療儀器申請(qǐng)、購(gòu)置過(guò)程中形成的管理文件材料、儀器投入使用過(guò)程中產(chǎn)生的文件、在儀器設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生相應(yīng)的資料，由設(shè)備管理人員收集整理后，再移交醫(yī)院檔案室，以保證檔案的完

作者簡(jiǎn)介：黃桂敏（1966-），女，廣西田陽(yáng)縣人，主管護(hù)師。

整移交[1]。②實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，把醫(yī)療設(shè)備檔案納入醫(yī)院管理工作中，以確保醫(yī)療設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和利用。③建立并完善設(shè)備檔案借閱的管理制度，對(duì)于檔案外借要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，限定借閱期限，并及時(shí)歸還，嚴(yán)禁在檔案資料上涂改、勾畫(huà)、拆散，一旦丟失要追究當(dāng)事人的責(zé)任。如借閱檔案人員退休或調(diào)動(dòng)，先歸還借閱檔案，再辦退休或調(diào)動(dòng)手續(xù)。④醫(yī)療儀器設(shè)備的檔案管理工作涉及到較多的科室和部門(mén)。必須明確責(zé)任和分工，制定有效的監(jiān)管方案和監(jiān)督手段。在管理工作中應(yīng)實(shí)行醫(yī)院、設(shè)備科、臨床使用科室三級(jí)管理，明確臨床和醫(yī)技科室的設(shè)備操作者在日常維護(hù)和保養(yǎng)的同時(shí)，要及時(shí)詳細(xì)記錄設(shè)備的工作、質(zhì)量、性能、運(yùn)轉(zhuǎn)、維修保養(yǎng)和管理等情況，每半年將整理好的資料上報(bào)設(shè)備管理部門(mén)，經(jīng)審核后移交醫(yī)院綜合檔案室。⑤對(duì)新購(gòu)設(shè)備，醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員要參加設(shè)備的開(kāi)箱會(huì)，到現(xiàn)場(chǎng)為設(shè)備隨機(jī)資料辦理檔案手續(xù)，以確保設(shè)備隨機(jī)的資料及時(shí)、完整地歸檔。

3.完善醫(yī)療設(shè)備管理的硬件醫(yī)院應(yīng)建立符合自身特點(diǎn)的設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理體系，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，積極開(kāi)發(fā)利用信息資源，從信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用實(shí)現(xiàn)一體化管理模式，實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的服務(wù)作用，提高檔案利用率，使醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作正規(guī)化、科學(xué)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，更好地為現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)[2]。

4.穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍①加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使之認(rèn)識(shí)到檔案在醫(yī)院管理工作中的地位，工作上關(guān)心、支持檔案管理工作，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造能力。在財(cái)力上加大對(duì)檔案管理的投入，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，主管部門(mén)要協(xié)調(diào)好檔案工作和其他事務(wù)的關(guān)系。②提高檔案管理人員素質(zhì)和服務(wù)水平，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理方式也發(fā)生了變化，對(duì)檔案管理人員的要求更高，既要有檔案管理知識(shí)，又要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。要求檔案人員主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，主管部門(mén)定期組織專(zhuān)、兼職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)等，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，在工作中進(jìn)一步探索利用現(xiàn)代化手段管理檔案，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化管理服務(wù)。

總之，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，建立完善的設(shè)備檔案，可有效提高設(shè)備檔案利用度，充分發(fā)揮其在醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研等工作中的作用，提高醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[3]。

參考文獻(xiàn)

[1]劉剛，任艷鴻，李大紀(jì).如何進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的安全管理[J].醫(yī)療設(shè)備信息，2007，22（1）：6667，69.

[2]潘偉聰.醫(yī)療設(shè)備檔案管理[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)裝備，2010，7（7）：5051.

[3]曾冬梅，俆勛良.醫(yī)療設(shè)備檔案管理之我見(jiàn)[J].醫(yī)療裝備，2011，24（2）：6768.

（收稿日期：2013-01-31修回日期：2013-06-11）

（編輯：崔群飛）