高校公文主題詞標引淺析

摘 要公文主題詞是公文格式的重要組成部分，主題詞的標注是否準確、規范，將直接影響到人們利用、檢索和管理公文的效率。針對目前江西各高校公文主題詞標注的中存在的現狀，本文從公文主題詞的認識、主題詞標注的規則和方法、公文主題詞標注的常見問題和準確標注公文主題詞的措施進行探討，推進公文主題詞標注向規范化發展。

關鍵詞高校 公文主題詞 主題詞標引

為了規范江西各高校公文處理工作，提高公文處理質量，江西省教育工委、省教育廳曾于2007年下發了贛教辦字〔2007〕57號文件《關于印發<江西省高等院校公文處理辦法>（試行）、<江西省高等院校公文主題詞表（試行）>的通知》（以下簡稱教育廳57號文件）。57號文件是根據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》及《國家行政機關公文格式》（國家標準）及結合江西省高校實際情況制定的。文件下發至今雖有5年，但從目前江西各高校公文處理工作特別是文件的制作情況來看，仍有很多高校的公文主題詞標注不規范，隨意性強，或不能準確表明公文主題，或不能按照規定標注主題詞等。本文就公文制作過程中主題詞標引情況進行簡析，希望對江西各高校公文主題詞標引起到一定的啟示和借鑒作用。

一、關于公文主題詞

主題詞是指能夠準確表達公文主題內容的規范化名稱或名稱性詞組。公文標注主題詞，是為了實現辦公自動化的需要，有利于公文和檔案的管理，有利于提高計算機公文檢索的速度和準確性，從而充分發揮各類公文的信息效益。……