試論學校檔案管理工作的重要意義、作用及對策

摘要：學校檔案是一定時期學校在教育、教學、科研和社會實踐活動中的真實反映，是對學校建設的真實記錄，它客觀地反映著領導決策、基礎設施建設、學科建設、人才培養等各方面的過程和成果。建立起規范化的學校檔案，對于進一步加強和改善學校管理，全面貫徹黨的教育方針，提高教育教學質量，有著十分重要的意義，起著非常重要的作用。

關鍵詞：學校檔案；管理；意義；對策

中圖分類號：G271

一、學校檔案管理工作的意義

檔案的存在是一種社會現象，它是以一定的物質形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而隨著社會的發展和時間的推移，一方面學校的檔案數量和成分在日益增加和不斷豐富，對于不斷增加的檔案，我們可以通過加強檔案的收集、整理工作來解決這一矛盾，而對于處于不斷損毀的檔案，則需要通過加強檔案的保管工作來解決。學校檔案管理的現實工作，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面要求我們把檔案長期保管下去，為學校的教育教學工作服務；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強檔案的保管工作，無論對于現在還是將來的事業，都是一件任重道遠的工作。學校檔案既是學校的知識財富，又是社會的知識財富，因此必須高度重視這方面的工作，因為學校檔案是學校發展的歷史憑證。它以各種不同的形式真實而客觀地記載著學校教學、科研和管理活動中的每一個環節，是師生員工辛勤勞動和集體智慧的結晶，對學校工作起到憑證和參考作用；是認識把握學校發展客觀規律的重要依據，是一所學校的寶貴財富。完整的檔案資料在學校黨政管理、教學科研、基本建設及文化建設等方面發揮著重要的作用。通過對學校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學校歷史發展的足跡，看到在各個時期學校所取得的成績和榮譽；同時，也可以從中發現不足，以便總結經驗教訓，更好地做好工作。另外，學校檔案為教學評估也提供了依據。通過開展教學評估，能夠促進學校的教學改革和教學質量的穩步提高。教學評估是一項政策性很強的工作，必須以大量的原始檔案資料為基礎。所以，教學評估必須依賴于檔案，并以檔案為可靠的依據。學校教學檔案來源廣泛，內容豐富，門類多樣，又真實反映了教學的客觀規律，體現了一個學校的教學水平。在教學評估中，從中得到的信息是最基本、最準確和最有依據性的。因此，學校檔案在教學評估中所發揮的作用是別的東西所無法替代的，它直接影響著教學評估的結果和學校的辦學水平，其重要意義不言而喻。

二、學校檔案管理工作的作用

學校管理是一項完善的科學教育工程，一般分為行政管理、教學管理、學生管理等幾部分。但不少學校忽視檔案管理，沒有認識到檔案管理是學校管理的一個重要組成部分。一所學校沒有檔案管理就是不科學、不完善的學校管理。在學校管理中，學校檔案具有其特殊性，它既有行政年度形成的材料，也有教學年度形成的材料，既有學校內部形成的材料，也有教師和學生形成的材料，關系到每個教職工、每個學生合法權益。因為學校工作不但是教師管理學生，又是學生體現教師。學生的成績可以體現教師的能力，學生的素質可以體現學校的校風。檔案室收集著每一位學生的成績，記載著每一屆畢業生的總體素質。有他們從入學至畢業的錄取名冊、成績登記、獎懲情況、學籍情況、畢業證書等一系列材料，可為社會提供合格人才，這都離不開檔案作證明。同時，學校檔案也是直接反映學校教學質量和管理水平的依據，學校在教學過程中，形成大量的教學經驗和教學管理的實踐經驗總結，這都是每位教師在平時教學過程中逐步積累起來的寶貴財富，同時也是學校在各個時期發展過程中教育質量進展的真實反映。因此，學校檔案通過系統的整理歸檔，便能直接反映出學校的教學質量。學校檔案既是學校發展的歷史記錄，又是學校工作不可缺少的組成部分。通過科學整理的各種檔案集中統一在綜合檔案室內，使綜合檔案室成為檔案信息的中心，那么，學校在各個時期中心工作就能及時反映出來。學校的檔案管理工作，對學校的發展具有舉足輕重的地位和作用，是規范學校管理的重要途徑之一。一所學校，如果能把自己歷年工作實績、教育教學的所有資料，全面系統地劃類歸檔，進行有機的系統整理，使之成為一個整體，那么這所學校在管理上，就會形成一個規范有序的管理體系，學校的各項工作和管理就會提升到一個新的管理層次，將進一步促進學校和諧、有序地發展。

三、加強學校檔案管理工作的對策

一是建立與社會發展相適應的學校檔案管理體制，以適應現代教育發展需要，由現在的多頭分散管理逐步過渡為集中統一管理。學校行政部門要根據學校情況的不斷變化，制定學校檔案管理辦法，進一步明確學校檔案管理范圍、內容、方式以及標準。

二是學校行政部門要高度重視檔案的管理。除了制定規范有效的管理制度外，還要加強督促，定期檢查，發現問題，及時解決。定期對學校檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高檔案管理人員業務水平。針對檔案管理存在的問題，要在規定時間內對學校檔案進行全面的清理、規范，確保各個時期檔案的完整、真實和準確。

三是學校檔案管理要更加規范化、科學化。對檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規范。要利用計算機網絡技術，建立起教職員工和學生檔案系統化管理體系，通過科學的管理，為師生提供便利的服務，有效地保障學校和師生的利益。要準確把握學校文件資料立卷歸檔的時效性，完成現行文件資料階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，以減少檔案管理中的重復度，提高檔案利用的效率和效果。同時，要注意防止應歸檔文件資料的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

總而言之，隨著時代的發展進步和形勢的變化，在學校檔案管理工作中，不僅要學會和認識、理解檔案管理工作的重要性及作用，還要使學校檔案資源成為社會的寶貴財富。學校檔案工作者更要恪盡職守，依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創造條件，提供方便，樹立高度的法制意識和觀念，解放思想、勇于創新，以飽滿的工作熱情、奮發向上的精神，為學校的檔案事業做出更大的貢獻。