對(duì)于規(guī)范企業(yè)公文管理方法的分析

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1008-925X(2012)02-0051-01

摘要：公文是一種文書形式，是一種具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，每個(gè)單位都有公文，它是各單位實(shí)施管理的重要工具，能否對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理，不僅體現(xiàn)著各單位的管理水平，而且直接影響到各單位管理職能的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)還關(guān)系到單位良好對(duì)外形象的樹立，因此，做好企業(yè)公文管理的規(guī)范化尤其重要，本文簡(jiǎn)要從公文管理的必要性、易發(fā)生的問題及原因，談?wù)勔?guī)范企業(yè)公文管理的方法。

關(guān)鍵詞：公文管理；規(guī)范；方法

1 企業(yè)公文管理的必要性

企業(yè)公文和公文的概念差不多，它是企業(yè)在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，它同樣是企業(yè)意志和規(guī)范管理的集中體現(xiàn)，關(guān)乎著企業(yè)形象，強(qiáng)化公文規(guī)范管理，勢(shì)在必行，是絕對(duì)有必要的。

2 公文管理易發(fā)生的問題及原因

伴隨著公文的管理，在管理過程中容易發(fā)生的問題也存在，如公文格式不規(guī)范，這表現(xiàn)在發(fā)文字號(hào)不規(guī)范（體現(xiàn)在發(fā)文機(jī)關(guān)代字不規(guī)范和公文編號(hào)不科學(xué)兩個(gè)方面），公文標(biāo)題不規(guī)范，標(biāo)號(hào)使用不規(guī)范，數(shù)字使用不規(guī)范，主題詞標(biāo)識(shí)不規(guī)范，主送、抄送范圍不規(guī)范等等一些格式上的不規(guī)范。在公文用語(yǔ)上也不規(guī)范，如語(yǔ)句模棱兩可，易讓人產(chǎn)生歧義，嚴(yán)重影響文件的莊嚴(yán)性。在結(jié)構(gòu)上也不規(guī)范，如結(jié)構(gòu)層次不清晰，思路不明，條理不清，觀點(diǎn)不鮮，邏輯不強(qiáng)等，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)文種使用不規(guī)范的問題，表現(xiàn)在將“請(qǐng)示”一詞誤用成“請(qǐng)示報(bào)告”，這是兩個(gè)不同的文種，不能放在一起使用，另外就是該用“通知”而誤用“決定”。個(gè)別企業(yè)問題突出，與標(biāo)準(zhǔn)格式相差較大。

出現(xiàn)以上這些問題的原因在于，一是對(duì)公文格式掌握得不清楚，部分內(nèi)容一知半解，導(dǎo)致公文格式不規(guī)范。二是公文規(guī)范管理意識(shí)不高，不能按照公文規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)行事。三是未能執(zhí)行公文歸口綜合部統(tǒng)一管理的規(guī)定。

3 規(guī)范企業(yè)公文管理的方法

前面講到了企業(yè)公文管理的必要性及其產(chǎn)生的問題和原因，有問題，又找到了問題的原因，就要想辦法解決，在強(qiáng)化公文規(guī)范管理的方法上，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

3.1 深化與企業(yè)實(shí)際的結(jié)合，加強(qiáng)公文運(yùn)行制度化。要做到這點(diǎn)，企業(yè)必須不斷加強(qiáng)制度化建設(shè)，與企業(yè)發(fā)展同步，才能使公文運(yùn)行管理始終保持有章可循、平穩(wěn)有序。

3.2 深化與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的結(jié)合，做到公文運(yùn)行規(guī)范化。要做到這點(diǎn)，企業(yè)必須不斷將公文運(yùn)行管理工作與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合，只有這樣，才能提高公文運(yùn)行管理的科學(xué)性、促進(jìn)規(guī)范化。

3.3 強(qiáng)化歸口管理。企業(yè)公文必須歸口到一個(gè)管理部門集中管理，具體從事文件管理的機(jī)要人員，必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地管好每一份文件，扎實(shí)細(xì)致地做好每一個(gè)環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)任何差錯(cuò)和疏漏。

3.4 嚴(yán)格落實(shí)制度。要做好公文保密工作，不要把重要的公文隨手亂放，要及時(shí)上鎖。同時(shí)要完善登記簽字手續(xù)，另外還要規(guī)范文件的復(fù)制匯編和清退銷毀。

3.5 抓好素質(zhì)培訓(xùn)。文件管理工作是一份需要細(xì)致和謹(jǐn)慎的工作，又是一份繁瑣的工作，很容易讓人產(chǎn)生麻痹、懈怠心理，稍有不慎就會(huì)出錯(cuò)，一點(diǎn)小錯(cuò)可能就會(huì)釀成大禍，因此工作人員的素質(zhì)對(duì)公文管理質(zhì)量起到?jīng)Q定性的作用，企業(yè)應(yīng)該抓好素質(zhì)培訓(xùn)，經(jīng)常組織公文管理的培訓(xùn)或開展研討活動(dòng)，提升公文管理和辦理人員的綜合素質(zhì)，做到對(duì)文件運(yùn)行的程序、范圍、內(nèi)容、方法等各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)都爛熟于心，了如指掌。同時(shí)公文管理人員還要積極主動(dòng)地拓寬知識(shí)面，增加閱歷，努力成為公文管理和辦理工作的行家里手。

3.6 建立考核機(jī)制。要定期對(duì)公文規(guī)范情況進(jìn)行綜合分析，并根據(jù)實(shí)際情況給予通報(bào)、獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，獎(jiǎng)優(yōu)懲劣，這樣可以有效激勵(lì)企業(yè)和員工抓好公文規(guī)范管理，調(diào)動(dòng)他們的積極性。

4 結(jié)束語(yǔ)

公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，基于它的這個(gè)特性，在公文管理上，企業(yè)要下的功夫很大，能否成功規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理公文，決定了一個(gè)企業(yè)、一個(gè)單位的實(shí)力，決定了企業(yè)是否能在眾多企業(yè)中脫穎而出，樹立良好的企業(yè)形象，可見公文管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)多么重要，尤其是規(guī)范化地對(duì)公文進(jìn)行管理，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一個(gè)機(jī)遇，如果企業(yè)能夠很好地規(guī)范化管理公文，它的各方面的指標(biāo)都會(huì)有所提升，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)就是一個(gè)機(jī)遇，但是規(guī)范化、科學(xué)化、制度化地管理公文，這項(xiàng)工作不是一蹴而就的，它是細(xì)水長(zhǎng)流，任重而道遠(yuǎn)的，伴隨著公文規(guī)范化的管理，它會(huì)隨之產(chǎn)生一些問題，這些產(chǎn)生的問題需要企業(yè)去找出原因并對(duì)癥下藥，而在這個(gè)對(duì)癥下藥的過程中，檢驗(yàn)的是企業(yè)的綜合實(shí)力，檢驗(yàn)的是企業(yè)中員工的凝聚力和職業(yè)素質(zhì)，上面講到的企業(yè)規(guī)范公文管理的方法，作為一個(gè)企業(yè)，在具體實(shí)施公文規(guī)范化管理上都可以用來(lái)借鑒，總之，公文管理工作要有大局之眼，細(xì)致之心，責(zé)任之感，嚴(yán)格執(zhí)行公文管理程序，不斷探索公文管理工作的新途徑、新方法，切實(shí)提高公文質(zhì)量，只有這樣，才能為公文規(guī)范化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，才能充分發(fā)揮公文應(yīng)有的效用，才能使公文管理為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，這些需要企業(yè)和員工的共同努力。

參考文獻(xiàn)

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