淺談企業(yè)基建中的檔案管理工作

[摘 要]企業(yè)基本建設(shè)檔案是企業(yè)從最初醞釀、決策到建成投產(chǎn)的整個(gè)過程中形成的，是工程在審計(jì)、檢查、監(jiān)督以及工程事故責(zé)任認(rèn)定和企業(yè)處理事故時(shí)維權(quán)的依據(jù)，也是工程繼改擴(kuò)建的憑證。本文以目前基本建設(shè)企業(yè)的檔案管理中存在的問題及不足進(jìn)行淺析，加強(qiáng)基建檔案采取有利措施，提高對(duì)企業(yè)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好檔案管理工作，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展打基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)基建 檔案 管理

檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，基建檔案不僅僅作為企業(yè)一切活動(dòng)的歷史記錄，真實(shí)地幾率了企業(yè)成長發(fā)展的歷程，更重要的是作為一種財(cái)富，特別是在當(dāng)前隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展的條件下，企業(yè)檔案工作搞的好不好，對(duì)企業(yè)的技術(shù)改造，科學(xué)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，有著特殊重要意義。海虹公司ADC一體化項(xiàng)目從2008年立項(xiàng)到現(xiàn)在建成生產(chǎn)，我們有幸自始至今參與公司檔案管理，現(xiàn)就這幾年在基建過程中檔案管理中存在的問題和困難談一談看法。

一、企業(yè)建設(shè)中檔案管理存在的問題

1.管理層重視項(xiàng)目建設(shè)、輕視檔案管理，盡管國家把基建檔案管理作為基建工程管理的重要組成部分，予以充分重視，制定了一系列相應(yīng)的法律法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范基建檔案管理工作。但企業(yè)往往把精力放在項(xiàng)目進(jìn)展與質(zhì)量上，對(duì)工程檔案歸檔的意識(shí)不強(qiáng)，沒把檔案檔案工作真正滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，沒把歸檔責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)具體的人，欠缺檔案歸檔的監(jiān)督。

2.設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、合同相對(duì)方等單位，對(duì)自己在整個(gè)工程建設(shè)中所承擔(dān)的責(zé)任不明確，企業(yè)對(duì)參建單位檔案工作的指導(dǎo)監(jiān)督力度不夠，各參建單位該交的檔案材料不交或交后材料不齊全，嚴(yán)重影響了基建檔案的完整合格，給竣工驗(yàn)收和驗(yàn)收后的正常使用帶來隱患。

3.企業(yè)建設(shè)的每項(xiàng)工程都是經(jīng)過嚴(yán)格招投標(biāo)確定的，簽訂正式合同后才開始實(shí)施的，企業(yè)最初在勘測(cè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、設(shè)備采購等各方簽訂合同時(shí)只注重工期、工程質(zhì)量、造價(jià)等大問題，而對(duì)重要的檔案條款（歸檔的份數(shù)、時(shí)間、質(zhì)量、違約責(zé)任等）卻忽視了，沒納入合同管理之中。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各單位精算利益成本，對(duì)沒有合同約定的檔案材料，往往不投入，建設(shè)單位對(duì)檔案文件材料的管理沒有主動(dòng)權(quán)，影響檔案的提供利用，為企業(yè)以后工程維修、技改、擴(kuò)建等帶來不利。

4.新建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員往往新參加工作人員多或?qū)n案業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)工程檔案比較陌生。檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)跟不上檔案管理工作發(fā)展的需要，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，缺乏檔案基建檔案管理的實(shí)踐工作能力。

二、做好基建檔案管理工作的幾點(diǎn)措施及建議

1.制定完善的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。切實(shí)將基建檔案管理工作納入企業(yè)基本建設(shè)管理程序，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔和和利用工作做規(guī)范要求，從源頭抓起。保證竣工檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

2.加強(qiáng)與工程、技術(shù)人員的配合，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。不斷提高相關(guān)人員的檔案意識(shí)，只有意識(shí)增強(qiáng)，大家才會(huì)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作的管理，將檔案工作納入項(xiàng)目管理的議事日程，讓檔案部門參與對(duì)項(xiàng)目的管理、檢查、考核、驗(yàn)收、評(píng)比等工作，使基建檔案工作始終處于管理層監(jiān)控之下，使每一個(gè)檔案工作有人管、有人抓、有人干。

3.企業(yè)要堅(jiān)持“三納入”，即基建檔案工作納入基建工程設(shè)計(jì)中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；堅(jiān)持：“四同步”，即基建檔案工作于工程立項(xiàng)同步，與工程建設(shè)同步，與工程工作檢查同步、與竣工驗(yàn)收同步，直至基建項(xiàng)目竣工時(shí)，完成基建項(xiàng)目檔案歸檔工作，并順利通過驗(yàn)收。

4.讓檔案管理人員在基建項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)中全過程參加。設(shè)備到貨時(shí)參加設(shè)備開箱，收集第一手設(shè)備隨機(jī)檔案材料，確保設(shè)備資料的完整；參加各階段的質(zhì)量監(jiān)督檢查，這樣檔案人員可以對(duì)檔案資料的形成、整理工作進(jìn)行超前控制，達(dá)到規(guī)范化管理；參加單項(xiàng)工程的竣工驗(yàn)收，可以對(duì)該單項(xiàng)工程的竣工檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，結(jié)合檔案立卷前的檔案質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，達(dá)到基建檔案的真正同步跟蹤管理。

5.做好項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段檔案工作 。建設(shè)工程的竣工，從文件形成的角度來看，應(yīng)該形成科技文件的都已經(jīng)形成，有條件反映項(xiàng)目的真實(shí)面貌，所有該歸檔的文件都可以歸檔。因此，抓住這一環(huán)節(jié)，做好項(xiàng)目檔案的收集管理工作，適應(yīng)了文件形成的規(guī)律，是收集完整的工程檔案的重要環(huán)節(jié)。

6.加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低是工程檔案管理質(zhì)量的一個(gè)重要保障，各項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培養(yǎng)，采取各種方式提高檔案人員綜合素質(zhì)，檔案工作者也應(yīng)該利用周圍一切可以可用的條件，多途徑、多渠道地自我學(xué)習(xí)和提高，從而保證項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。

企業(yè)檔案部門是收藏和管理本企業(yè)檔案，是保存企業(yè)檔案的基地，是企業(yè)利用檔案史料的中心。作為企業(yè)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，企業(yè)檔案管理工作必須服從和服務(wù)于企業(yè)的中心工作，為企業(yè)的決策和管理服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，為建設(shè)和諧企業(yè)、和諧社會(huì)作貢獻(xiàn)。

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[3]范巧燕.企業(yè)檔案管理——電力企業(yè)創(chuàng)新研究