利用Access創建期刊稿件管理系統

摘 要:利用Access創建期刊稿件管理系統，是期刊出版數字化的有效管理手段。應用Access可以在很短時間內建立一套便捷的期刊稿件管理系統。基于Access2003版本，給出一個期刊稿件管理系統的創建方法。

關鍵詞:Access 期刊 稿件管理 數字化

中圖分類號:G23文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2012)04(a)-0219-02

數字化出版需要數字化的管理手段，利用Access創建期刊稿件管理系統，是期刊出版數字化的有效手段，Access這種Microsoft office自帶的小型關系型數據庫，適合數據量不是很大的期刊稿件管理。應用Access可以在很短時間內建立一套便捷的期刊稿件管理系統，操作簡單，但功能強大。涉及到的表、查詢、窗體、報表的建立都有相關向導，只是大多數使用者都卡在表之間的關系上。介紹一種自動創建關系的方法，有一點計算機軟件知識的人，都可以在很短的時間內學會并使用。可以完成稿件的登記、查詢、作者信息及文章審閱等功能，如果在局域網共享，整個編輯部均可使用。方便了作者信息庫和稿件登記庫的建立，便于編輯管理作者來稿，有了這個基礎，可以和網頁聯系起來，方便作者在網上查閱稿件進展情況。

1 建立表對象

1.1 建立稿件登記總表

對于期刊，所需字段并不復雜，所有與稿件有關的字段都可以放在一個表中。表中主要字段包括:稿件編號;作者姓名;文題;單位名稱;郵編;電話;地址;作者身份證號碼，投稿日期;Email;初審意見;復審意見，是否復審;是否上刊;初審者;復審者等，以及根據自身期刊的需要專門設置的字段。

打開Access，新建空白數據庫，取名為稿件管理系統，打開該數據庫，在彈出的對話框中單擊對象中的表，選擇“使用設計視圖創建表”，在表設計視圖中填入上述字段并設置屬性，見(圖1)。

選擇稿件編號，單擊操菜單欄中的鑰匙圖標按鈕將稿件編號字段設為主鍵，數據類型設置為自動編號，格式一欄填上“2012-”0000;索引，有(無重復)。作者姓名;文題;單位名稱;地址;電話;Email;初審意見;復審意見;是否復審;是否上刊，這些數據類型均選擇文本型。初審者和復審者設為數字型，是為了用數字代號代替名字。郵政編碼字段設為文本，為了使用輸入掩碼方式，是向導要求的。在常規屬性輸入掩碼處點擊…啟動輸入掩碼向導，選擇郵政編碼，點擊下一步，在輸入掩碼對話框中輸入6個零“000000”，占位符選擇#，下一步，選擇“像這樣使用掩碼中的符號”。投稿日期字段，選擇日期/時間屬性，默認值鍵入=now()字樣，這樣可以自動顯示投稿時間。

1.2 員工表

按上述方法設置員工信息表，主要字段包括，員工ID;職務;姓名;Email;地址電話。

2 建立查詢

建立查詢的目的，可以不用再編輯表之間的關系就可以使各表之間、各查詢之間建立關系。方便后面信息輸入窗體的建立。可使用向導建立作者信息查詢、稿件登記表查詢和稿件采用情況查詢。

2.1 建立作者信息查詢

點擊查詢，使用向導創建查詢，新建，出現圖2對話框。

選擇簡單查詢向導，點擊確定。出現圖3對話框。

在表/查詢(T)下面的對話框中點擊黑色小三角，選擇“查詢:作者信息查詢”一項，然后點擊可用字段右側的》按鈕，將可用字段全部放入右側的選用字段中，見圖4。然后點擊下一步，下一步，出現圖5，點擊完成，然后關閉，就建成了作者信息查詢表。

(1)稿件登記表查詢的字段可設置為，稿件編號;作者姓名;文題;單位名稱;地址;電話;初審者。

(2)稿件采用情況查詢的字段設置為，稿件編號;作者姓名;文題;初審者;初審意見;復審者;復審意見;是否復審;是否上刊;投稿日期。創建方法同上。

3 建立窗體

窗體是輸入數據的人機對話界面，可設置員工窗體;稿件登記窗體;稿件審閱窗體;主切換窗體。以稿件登記窗體為例，打開Access，在對象一欄選擇窗體選項。點擊“使用向導創建窗體”，新建，選擇“自動創建窗體:縱欄式”，在“請選擇該對象的數據來源表或查詢”對話框中右側的小黑三角上點擊后，選擇“稿件登記表查詢”一項。然后點擊確定，Access會自動創建一個窗體，保存后再打開，可以在這里簡單輸入一些數據，稿件編號會自動出現，相應的表中也會同時出現所輸入的內容。員工窗體;稿件審閱窗體;都可以按照上述方法創建。

4 報表

報表是方便數據打印，可根據需要設置相關報表，均可在軟件向導下完成，格式可以在設計視圖中調整為所需要的類型。此項內容簡簡單，可以按照向導操作，在此不再贅述。

5 建立主切換窗體

主切換窗體是打開Access時最先出現的主界面，使得其更像一個完整的管理系統。在這一窗體中，將需要分別進行的各種操作界面，以命令按鈕的形式放在一起，便于各界面之間的轉換。創建主切換窗體要用到宏，這里的宏可以簡單理解為預先設定好的一系列命令的執行程序。如設定打開某界面的宏，在Access對象中選擇宏一項，單擊新建，在操作一項的下拉列表中點擊黑三角處，選擇“OpenForm”意思是打開窗體。在下面的操作參數的窗體名稱一欄中選擇所要打開的窗體名稱，如“稿件登記窗體”，然后關閉此對話框，會讓你選擇一個宏名，選擇后確定，Access會保存此宏，在宏對象一欄中就會有顯示。建立了所需要的宏之后，就可以創建主窗體了。仍然是在對象一欄選擇窗體，選擇“在設計視圖中創建窗體”，點擊新建后，選擇工具箱中的“太陽小山”工具，在主題方格范圍拉出一個所需大小的方框，出現圖11，可以選擇事先做好的單位圖標，確定后，就可以將圖標置入主題框中。再選擇旁邊的矩形命令按鈕，在主題方格范圍內拉出所需的命令按鈕，輸入相關名稱，點擊設計視圖，右鍵點擊相關按鈕，選擇屬性。在屬性對話框中選擇“事件”選項，在其下面的單擊選項框中單擊，出現下拉選項，此時預先建好的宏名都列在此處。選擇相應的宏，如“輸入信息宏”，然后關閉對話框，再次關閉窗體，系統會自動保存。再次打開后就會出現，帶命令按鈕和圖表的窗體。點擊相關命令后，系統會轉到相應界面。在Access，菜單欄上選擇工具菜單，在其下拉列表中選擇啟動選項。在顯示窗體/頁的下拉菜單中選擇“主切換窗體”一項，然后單擊確定。關閉數據庫，重新啟動后，主切換窗體就會出現。

至此，一個簡單實用的稿件管理系統就基本完成了，整個創建過程中，不用特意設定表、窗體及查詢對象之間的關系，只要依次照做下來就可以了。之后還可以設密碼、權限等選項，也可以做一些修飾，使系統進一步完善、美觀。