新形勢下企業(yè)機要文書及保密策略探討

摘要 機要文書既要認真執(zhí)行有關(guān)機要文書自身的工作特點和規(guī)章制度，又要嚴格按照保密規(guī)章制度進行發(fā)展管理。面對新的形勢和任務(wù)，筆者根據(jù)所從事的機要文書工作實踐，從機要文書保密的意義、保密策略、等方面入手，提出機要文書工作中的幾個重要管理環(huán)節(jié)，并進行了探索和研究。本文理論實踐相結(jié)合，對機要文書工作水平提升有一定的促進作用。

關(guān)鍵詞 機要文書 保密 策略

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

一、機要文書保密的重要意義

機要文書是國家秘密的一種存在形式。因為它數(shù)量大，內(nèi)容多，所以涉及秘密的范圍也廣。獲取一個國家的機要文書，便可掌握對方一個方面或幾個方面的秘密信息。這種信息當然要比那些道聽途說的東西更豐富、準確、可靠，因而更帶權(quán)威性。機要文書保密，包括機要文書、資料、圖表等的保密和密碼電報傳真的保密。這是秘書部門保密工作的重要內(nèi)容。在現(xiàn)實生活中有些人未認識到機要文書保密的重要性。

（一）推動企業(yè)發(fā)展的重要資源。

推動企業(yè)向前發(fā)展有許多因素，而企業(yè)文書檔案作為企業(yè)知識水平和管理經(jīng)驗的積累，它是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，也成為企業(yè)向前發(fā)展和再提高的重要資源。企業(yè)的創(chuàng)造與發(fā)展過程皆體現(xiàn)在企業(yè)的文書檔案之中。企業(yè)的經(jīng)營管理、技術(shù)開發(fā)和新產(chǎn)品研制認證，都離不開對企業(yè)原有和現(xiàn)有人物、供銷等各種基礎(chǔ)條件的準確數(shù)據(jù)，而這些信息資料都匯聚在企業(yè)文書檔案中。

（二）企業(yè)實現(xiàn)商業(yè)管理的重要途徑。

由于企業(yè)文書檔案的內(nèi)容是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，除人事檔案之外，還記載了企業(yè)經(jīng)營及密級文件的全部。既有企業(yè)管理資料，又有生產(chǎn)經(jīng)營活動的技術(shù)資料；既有一般性文書檔案資料，又有重要商業(yè)秘密的信息資料。這些資料在企業(yè)發(fā)展和成長的過程中，會起著重要作用，甚至起著決定性作用。

（三）提升企業(yè)信用的核心力量。

隨著誠信越來越被社會重視，文書檔案的信用度也越來越被企業(yè)重視。企業(yè)信譽是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)最基礎(chǔ)的資源。特別是市場經(jīng)濟活躍的今天，企業(yè)信譽和企業(yè)成敗密切關(guān)聯(lián)，在未來的市場競爭中，文書檔案將會成為企業(yè)信用的中流砥柱，成為推動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的核心力量。

二、新形勢下的機要文書的保密策略

（一）建立并執(zhí)行嚴格的工作標準和管理制度，促進機要文書工作扎實有序開展。

機要文書管理工作主要是負責(zé)上級機關(guān)和兄弟單位來文、通知、信函、傳真、電報及內(nèi)部資料的收集、整理、存查利用和保密工作，并負責(zé)辦理各種機要文件、函件及機要參考資料的收發(fā)、登記、送批、傳閱、歸檔、銷毀工作。工作程序性非常強。各單位制定的工作標準化程序和保密管理制度，是各項工作和管理合理化、科學(xué)化和規(guī)范化的準則，為機要崗位人員做好機要文書工作提出了指導(dǎo)和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，應(yīng)就機要文書管理制定詳細的、操作性強的工作標準和工作規(guī)范，供機要秘書認真學(xué)習(xí)和實踐，以便嚴格按照標準化管理的要求，結(jié)合機要秘書的工作實際，完善各項檔案管理制度，制定科學(xué)的運作程序，使各項目標任務(wù)進一步細化、量化、實化，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的科學(xué)化、規(guī)范化。

（二）加強機要崗位人員的理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 不斷提高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和保密工作意識。

文件管理是一項專業(yè)性很強的活動，作為其實施主體——文件管理人員立該具備三方面的素質(zhì)：職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和科學(xué)文化知識素質(zhì)，這三種素質(zhì)是相互補充的。

1、職業(yè)道德素質(zhì)。

文件管理人員的職業(yè)道德，是指文件管理人員在履行自己的職責(zé)時應(yīng)當自覺遵守的若干道德準則。首先，文件管理人員應(yīng)當熱愛自己的工作，保持高度的工作積極性。雖然檔案工作不是一項使人聲名顯赫的職業(yè)，但它的意義極為深遠。文件管理作為檔案工作的源頭，其意艾也相當重大。文件管理人員對此應(yīng)有清醒的認識。如果他們懂得文件以及由其轉(zhuǎn)化而成的檔案，都是“社會的記憶”，是人類寶貴的歷史財富.懂得通過其辛勤的勞動將會促進科學(xué)文化的進步和社會的發(fā)展，那么他們就會熱愛本職工作，產(chǎn)生高度的工作熱忱，把工作做好。其次，文件管理人員應(yīng)當妥善保管文件，維護其形式和內(nèi)容的真實性和原始性，尊重歷史。文件是人類活動的歷史記錄，其原始性和真實性是其生命力所在。文件管理人員維護文件形式的原貌和維護文件內(nèi)容記錄的歷史事實必須妥善保管文件，延長其使用壽命，絕不允許任意篡改和歪曲文件的內(nèi)容和外形特征，也絕不允許憑個人好惡決定文件的取舍。尊重歷史、尊重事實應(yīng)當成為文件管理人員的職業(yè)準則。

2、專業(yè)素質(zhì)。

文件管理的專業(yè)性較強，這要求文件管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識和工作技巧。文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)包括履行專業(yè)職責(zé)的能力、智力、成績、學(xué)歷和資歷等等。其中能力指的是文件管理人員的決策能力、口頭表達能力、文字表達能力、工作能力、組織能力和研究能力；智力指的是專業(yè)知識、基礎(chǔ)知識、相關(guān)學(xué)科知識、語言學(xué)知識；成績主要指業(yè)績，包括工作效率、工作質(zhì)量等；學(xué)歷是指文件管理人員受教育的程度，反映其獲得系統(tǒng)專業(yè)基礎(chǔ)知識、業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)技能的經(jīng)歷；資歷是指文件管理人員的實踐經(jīng)驗水平和成熟程度。

文件管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，主要是通過專業(yè)培訓(xùn)的途徑。培訓(xùn)的形式較多，如高校開設(shè)的文件管理課程或?qū)I(yè)，文件管理的短期培訓(xùn)班，等等。文件管理人員學(xué)習(xí)的課程包括六大部分：一是綜合基礎(chǔ)課，它主要是為學(xué)生提供專業(yè)方面所必需的信息和技能，包括信息科學(xué)的原則和主要概念，信息轉(zhuǎn)移領(lǐng)域（公布、出版、載體處理、資源共享等）的活動等等。二是專業(yè)基礎(chǔ)課，包括文件管理。檔案管理，行政管理吏等等。三是與相關(guān)專業(yè)共有的課程，包括復(fù)制技術(shù)、信息存貯、檢索和傳播、目錄和信息源、用戶研究、展覽、立法、安全、建筑設(shè)計和環(huán)境控制、系統(tǒng)設(shè)計和自動化等等。四是與其他專業(yè)共有的課程，包括管理科學(xué)，統(tǒng)計方法學(xué)，語言學(xué)，研究方法學(xué)和環(huán)境學(xué)，等等。五是實習(xí)和專題研究。六是選修課程，包括教育學(xué)，保護學(xué)，特殊載體文件及其管理，口述憑證等等。

3、科學(xué)文化知識素質(zhì)。

要進行全面、系統(tǒng)的文化、理論和科學(xué)技術(shù)知識教育，即他們的知識面應(yīng)廣泛一些。國外文件管理人員的培訓(xùn)課程既包括相關(guān)專業(yè)課程，也包括其他課程和一些選修課程，這對拓寬文件管理人員的知識領(lǐng)域無疑是大有幫助的。近些年來，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文件管理領(lǐng)域的普遍運用，要求文件管理人員不僅應(yīng)當掌握管理傳統(tǒng)文件的知識，而且要具備應(yīng)用現(xiàn)代科技手段管理文件的知識和技能。

總而言之，文件管理活動是一項范圍廣泛的管理活動，文件管理人員必須具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和科學(xué)文化知識素質(zhì)。才能進行有效的文件管理。一個理想的文件管理人員，應(yīng)當使這三種素質(zhì)能夠完美統(tǒng)一，國外目前多是通過各種專業(yè)人員的配備來實現(xiàn)三種素質(zhì)的統(tǒng)一。

檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。要求檔案工作的人員既要有扎實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。因此，在實際工作中，應(yīng)堅持把學(xué)習(xí)貫穿于工作的始終，積極參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密教育，深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案的管理辦法，運用新理論、新技術(shù)、新辦法來指導(dǎo)和改進檔案工作，特別是要進一步加強機要文書的保密工作，嚴格執(zhí)行國家重要文件保密制度，做到不丟失、不遺漏一份文件，守密而不泄密，實現(xiàn)檔案管理工作的“零失誤”目標。同時，堅持把服務(wù)質(zhì)量作為衡量工作優(yōu)劣的唯一標準，不斷強化服務(wù)意識，自覺履行所承擔的各項義務(wù)，積極為領(lǐng)導(dǎo)和科研技術(shù)人員提供及時有效的服務(wù)，使檔案工作能夠與行政、科研協(xié)調(diào)工作發(fā)展。

三、強化職責(zé)意識，增強保密意識

文書記載著大量的政治、經(jīng)濟等方面的資料，是最原始、最真實、最有價值的資料。江澤民同志指出：“檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一項重要基礎(chǔ)性工作，這個基礎(chǔ)不牢固要負歷史責(zé)任”。做好文書工作非常重要，而正確的工作態(tài)度和高度的工作責(zé)任心，是做好機要文書工作的前提。作為一名文書工作者，要時刻牢記自己的工作職責(zé)，明確自己所肩負的使命，大力發(fā)揚埋頭苦干、默默奉獻的精神，始終把強烈的責(zé)任心放在工作的首要位置，對所承擔的工作任務(wù)，做到思想重視、目標明確、工作到位，對具有保存價值的各種文件、資料，及時搞好收集、歸檔，確保歸檔文件的整理質(zhì)量，以一流的工作態(tài)度、一流的工作作風(fēng)、一流的工作業(yè)績做好機要文書工作。新的形勢和任務(wù)使機要文書工作成為保密工作的重中之重，關(guān)系著國家的利益和單位的發(fā)展。如何適應(yīng)新形勢的要求，進行機要文書管理研究，根據(jù)本單位的實際情況和管理制度，認真落實“零差錯” 的具體辦法，是每一個機要人員需要思考的問題。

做好機要文書保密工作，必須正確理解和處理機要文書的利用和保密的關(guān)系。利用與保密這兩者之間的關(guān)系，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系， 都是為了更好地發(fā)揮機要文書在社會主義事業(yè)中的作用。保密的目的也是為了更好地利用， 在實際工作中，如果對什么機要文書要保密，什么機要文書不保密，保密范圍的寬窄和期限的長短等問題處理不當， 就會導(dǎo)致利用與保密之間矛盾的發(fā)生。保密過嚴， 往往會限制其作用的發(fā)揮。有密不保，又極容易危害黨和國家的利益，更不用說企業(yè)的自身利益了。因此，為了正確處理好機要文書保密和利用兩者之間的關(guān)系， 就必須在維護黨和國家利益及企業(yè)自身利益的前提下，根據(jù)黨的方針政策、根據(jù)國內(nèi)外形勢，把兩者有機地結(jié)合起來，加以綜合分析。凡是提供利用，有利于促進安定團結(jié)、國家建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的機要文書信息，就應(yīng)積極大膽地提供利用；凡是在一定范圍內(nèi)限制利用，才有利于黨和國家利益，則應(yīng)嚴格合理地堅持保密。

做好機要文書保密工作，必須深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，不斷增強機要文書管理人員的保密意識。機要文書工作是一項政治性、機要性很強的工作，機要文書人員每天擔負著各類機密文件的收集、整理、保管和提供利用的任務(wù)，因此他們的保密意識的強弱、政治素質(zhì)的高低，對機要文書保密工作起著重要的作用。在現(xiàn)實生活中，有意出賣情報的人畢竟是少數(shù)，但無意中泄露機密的情況卻比較多。由于經(jīng)常接觸機密，就會在某些場合無意中泄露出去，輕則影響安定團結(jié)，重則損害國家利益。所以，機要文書部門必須加強對全體工作人員的保密教育，深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，提高機要文書人員的政治素質(zhì)，使他們都具有良好的保密意識，更好地把保密工作同機要文書工作結(jié)合起來，將保密意識落實到具體業(yè)務(wù)工作中去， 做好機要文書的保密工作。做好機要文書保密工作， 必須保證保密工作貫穿于機要文書工作的每個程序之中。以東北石油管道公司辦公室為例，隨著機要文書事業(yè)的發(fā)展，公司機要文書工作也不斷得到鞏固和加強， 機要文書工作每個程序都日趨規(guī)范。機要文書工作改變了過去業(yè)務(wù)部門不立卷、不歸檔的做法。各部門兼職機要文書人員負責(zé)收集本部門一年來產(chǎn)生的不同載體的文件材料，在機要文書部門指導(dǎo)下， 嚴格按要求進行立卷、歸檔。在這一系列工作過程中， 我們嚴格執(zhí)行保密制度， 積極向兼職人員宣傳《保密法》， 并規(guī)定當天沒有組成卷的文件，下班后一定要放到檔案柜中保管；各部門組成卷后與檔案部門當即辦理移交手續(xù)，以示對文件安全保密負責(zé)。科技人員深入生產(chǎn)、施工現(xiàn)場， 參加設(shè)備開箱、工程竣工、科研成果鑒定等驗收活動和會議， 也都嚴格把關(guān)， 保證圖紙和文件資料的齊全完整，使檔案資料不遺失。

（作者單位：勝利油田）

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