略論檔案管理工作的基本原則

　　摘要：《檔案法》第5條明確規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”毫無疑問，這是以立法形式確定了我們國家檔案管理工作的基本原則。對此，文章從上述三個方面對其進行了認真仔細的分析研究，認為國家全部檔案由各級各類檔案保管機構集中保存；全國檔案工作，由各級國家檔案行政管理機關統(tǒng)一、分級、分專業(yè)地進行管理；黨、政檔案和黨、政檔案工作實行統(tǒng)一管理。維護檔案的完整與安全，是檔案管理工作的基本要求。便于社會各方面的利用，是檔案管理工作的根本目的，也是檢驗檔案工作效果的重要標準。通過上述三個方面的認真分析研究，以便于在今后檔案管理工作中堅持原則，保證正確的方向，使檔案管理工作更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。
　　關鍵詞：檔案管理工作；檔案管理；檔案工作；分級管理
　　我國1987年頒布的《檔案法》第5條明確規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”這是通過立法的形式確定了我國檔案工作的基本原則，是對中華人民共和國成立以來我國檔案工作基本經(jīng)驗的總結，也是對我國檔案工作基本原則的發(fā)展和完善。這一原則的基本思想包括三個部分；一是確立了檔案工作的組織原則和管理體制—統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案；二是提出了檔案管理的基本要求—維護檔案的完整與安全；三是體現(xiàn)了檔案工作的根本目的—便于社會各方面的利用。
　　一、統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案
　　統(tǒng)一領導、分級管理國家全部檔案，這是我國檔案工作的組織原則和管理體制。其基本內(nèi)容可概括為如下三個方面。
　　1、國家全部檔案由各級各類檔案保管機構集中保存。根據(jù)我國檔案法的規(guī)定，對于國家所有、集體所有和個人所有的檔案，采取不同的管理辦法。國家機關、國有企業(yè)及企事業(yè)單位形成的檔案，必須按照規(guī)定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為已有。國家機關或?qū)I(yè)系統(tǒng)的檔案需要長久保存的，應按照規(guī)定向各級綜合性檔案館或?qū)I(yè)性檔案館移交。集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。檔案所有者可以向國家檔案館寄存或出賣。
　　2、全國檔案工作，由各級國家檔案行政管理機關統(tǒng)一、分級、分專業(yè)地進行管理。統(tǒng)一管理，是指國家行政管理機關主管全國的檔案工作，對全國檔案工作實行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定檔案法規(guī)和標準，提出統(tǒng)一的檔案事業(yè)發(fā)展方針政策，進行檔案業(yè)務指導和監(jiān)督。分級管理，是指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理機關主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，按照國家規(guī)定并結合本地區(qū)的實際情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃和制度，并對本地區(qū)內(nèi)的機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行指導和監(jiān)督。
　　3、黨、政檔案和黨、政檔案工作實行統(tǒng)一管理。1959年以前，我國實行的是黨、政檔案分開管理的體制。根據(jù)中共中央1959年1月7日下發(fā)的《關于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》的規(guī)定，我國實行了黨的檔案工作和政府檔案工作的統(tǒng)一管理，各級黨委直接領導的體制。這種領導體制曾發(fā)生了幾次的變動，但黨、政檔案和黨、政檔案工作統(tǒng)一管理的管理體制沒有發(fā)生變化。
　　二、維護檔案的完整與安全
　　維護檔案的完整與安全，是檔案管理工作的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能維護歷史的真實本來面貌，為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎。
　　1、維護檔案的完整。檔案的完整性包括兩方面的含義：檔案數(shù)量的齊全完整和檔案整理的系統(tǒng)性。檔案數(shù)量的齊全完整，要求凡是具有保存價值的檔案都要收集齊全，避免殘缺不全，實現(xiàn)一個單位、一個系統(tǒng)、一個地區(qū)和一個國家真正有保存價值檔案在數(shù)量上的完整性。檔案整理的系統(tǒng)性是指遵循檔案的形成規(guī)律，維護檔案之間的有機聯(lián)系，將其組成一個有機的整體。這樣才能反映一個單位、一個地區(qū)乃至整個國家從事社會活動的過程和基本歷史面貌。
　　2、維護檔案的安全。檔案的安全性包括兩方面的含義：檔案實體的安全和檔案內(nèi)容的安全。檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值就越大。但由于社會和自然的因素，檔案材料難免會遭到損毀。因此，應當盡可能延長檔案的壽命，保證檔案實體的物理安全。同時，也要避免檔案機密的泄漏或遭到人為的破壞，從而保證檔案信息內(nèi)容的安全性。
　　三、便于社會各方面的利用
　　便于社會各方面的利用，是檔案管理工作的根本目的，也是檢驗檔案工作效果的重要標準。便于社會各方面利用的原則，應始終貫穿于檔案工作的各個方面和各個業(yè)務環(huán)節(jié)之中，它是我們制定檔案規(guī)章制度和組織檔案業(yè)務工作的出發(fā)點，并以此作為主要標準去檢查和評價檔案工作的質(zhì)量。
　　我國檔案管理工作基本原則的三個方面是相互聯(lián)系、相互統(tǒng)一的。統(tǒng)一領導、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領導、分級管理的管理體制保證，維護檔案的完整性和安全性，便于社會各方面的利用就很難實現(xiàn)；維護檔案的完整性和安全性是手段，沒有檔案的完整性與安全性，就談不上檔案的方便利用；便于社會各方面的利用是目的，離開了這個目的，維護檔案的完整性與安全性就失去了意義和方向。因此，應該全面地理解和貫徹執(zhí)行檔案工作的基本原則。
　　參考文獻：
　　[1]肖秋惠.檔案管理概論[M].武漢大學