略論檔案管理工作的內容與范圍

　　摘要：檔案管理工作是用科學的理論和方法管理檔案，提供檔案為各級黨政機關、社會組織和各人服務的工作。檔案管理工作的基本任務是收集齊全、妥善保管、整理加工和開發利用各種門類的檔案，不僅為檔案形成者的各項管理工作服務，而且應當承擔起記錄歷史、傳承文化的社會重任。檔案管理工作的歷史悠久，起源于人類文明的早期，并伴隨著社會政治、經濟、科技、文化的發展而不斷發展變化。對此，文章分析研究了檔案管理工作的基本內容，檔案的類型及檔案管理工作的范圍，以便于在具體檔案管理工作中為使檔案更好地服務于工作和生活提供方便。
　　關鍵詞：檔案管理工作；普通檔案管理；專門檔案管理
　　檔案和檔案管理工作源于人類文明的早期。文字的出現，使人類由蒙昧走向文明，階級和國家的產生，促使統治者在維護其統治的過程中重視檔案文獻的積累和保管。有了檔案，就有了檔案管理工作。在古代，由于檔案數量比較少，種類單一，利用范圍狹窄，檔案管理與圖書、資料等其他文獻的管理沒有明確的界限，在管理人員、管理機構、管理制度等方面沒有區分開來。近代社會以來，檔案管理工作才發展成為一項獨立的業務工作。隨著人類科學技術的進步以及社會活動領域的拓展，各種門類和載體形式的檔案大量增加，國家機關、社會組織和個人在其活動中產生了數量眾多、種類多樣、載體各異、內容豐富的檔案。同時，社會對檔案的需求也日益增強，需要設立專門的檔案管理機構，并由專門受過檔案教育或培訓的人員對其進行系統管理，為社會各項事業發展提供檔案利用和服務。
　　一、檔案管理工作的內容
　　檔案管理工作的基本內容一般包括以下八個方面，具體地說就是：收集、整理、鑒定、保管、檢索、編纂和利用工作。其中，檔案的收集、整理、鑒定、保管和統計工作是檔案管理的基礎業務工作，主要是針對檔案實體的管理，對檔案實體進行有序組織、排列和統計，建立數量充足、種類齊全、載體多樣的館藏體系，為檔案的利用服務奠定檔案資源基礎。檔案的檢索、編纂和利用工作是在檔案實體管理的基礎上，對檔案信息進行的組織、加工和提供利用，屬于檔案信息管理工作，主要目的是提供檔案為社會利用需求服務。隨著檔案管理現代化的發展和檔案利用工作的加強，檔案編目檢索工作和檔案編纂工作逐漸成為相對獨立的檔案業務工作，這使檔案管理工作的內容結構發生了變化。
　　二、檔案的類型及檔案管理工作的范圍
　　現代檔案數量眾多，種類復雜，不同種類的檔案構成了檔案管理的不同方面。
　　1、按照檔案的不同內容，可分為普通檔案管理和專門檔案管理。普通檔案通常是指文書檔案，是各機關、團體、企事業單位在日常活動中形成的事務性材料，包括黨務檔案、國家政務檔案、機關事務檔案等。專門檔案是在一定的領域和專門業務活動中形成的、反映特定的業務活動內容的專用文件材料。專門檔案種類繁多，包括科技檔案、人事檔案、會計檔案、教學檔案、司法檔案、藝術檔案以及外交檔案等等。普通檔案具有與專門檔案不同的特點。普通檔案是黨和國家各級機構在日常事務性管理活動中形成的文書材料，有通用的公文規格和格式，有固定的文件處理程序，來源廣泛，內容豐富，是目前各級綜合性檔案館館藏的主要部分。專門檔案具有獨特的形成規律，在形式上有其特殊性，它不經過機關收發文登記，每一類專門檔案有比較特殊的文件形式和特定的格式，如圖紙、報表、賬簿、試題卷等等。同一類專門檔案來源較窄，一般在一個專業主管單位集中形成，內容比較單一，同類文件數量較多。每一種專門檔案都有自己的特點，因此，在管理上要采用不同的方法。
　　2、按照檔案的載體形式，分為紙質檔案管理和特殊載體檔案管理。紙質檔案以文字為表述形式，以紙張為載體，目前在國家全部檔案中占絕大多數。特殊載體的檔案是記錄在非紙質載體（比如說磁性載體或其他化學合成材料）上，以圖像、聲音等非文字手段為表述形式的特殊形式的檔案，包括聲像檔案、縮微檔案、電子檔案等。特殊載體的檔案在制成材料以及信息存貯方式等方面都不同于普通的紙質檔案，因此，在保管條件和保管方法上具有特殊性。
　　3、按照檔案的性質，分為公共檔案管理和私人檔案管理。公共檔案是指政府機關（或者公共管理機關）在行政（或公共）事務管理中形成的檔案，公共檔案是屬于社會的公共財產，由各級公共檔案館收藏，并向社會公眾提供優質服務。私人檔案主要是指私人企業、教會、私立大學、私人家族和個人在其活動中形成的檔案。私人檔案一般歸私人（法人或自然人）所有，不向公眾開放。由于私人檔案中有不少具有重要的歷史文化價值，因此，很多國家通過立法等形式對私人檔案的管理采取了國家干預。我國檔案法雖然沒有明確規定私人檔案的概念，但確認了檔案的不同所有形式，規定屬于國家所有的檔案，要按照規定向國家檔案館移交。
　　4、按照檔案形成時期的不同，可分為古代檔案、近代檔案和現代檔案管理。在我國，古代檔案是指1840年以前形成的檔案。從1840年到1949年中華人民共和國成立之前形成的檔案，稱為近代檔案。中華人民共和國成立以后的檔案，稱為現代檔案。其中，古代檔案和近代檔案又可以統稱為歷史檔案。
　　綜上所述，由于檔案種類和類型的多樣性，檔案管理的范圍非常廣泛。不同類型的檔案具有不同的形成規律和特點，需要采用不同的方法，由此形成了檔案管理的各個專門領域，比如說文書檔案管理、科技檔案管理、人事檔案管理、會計檔案管理、教學檔案管理等等。
　　（作者簡介：張 才（1972-），男，滿族，吉林通榆人，現任職于吉林省通榆縣民政局，研究方向為資料及干部人事檔案管理