高校成人教育學籍檔案管理初探

　　學籍檔案是學生在校期間成績、思想表現、綜合評價等的真實記錄，對學校、社會和個人具有重要的意義與價值。隨著人事制度改革的不斷深化，用人單位對學生學籍檔案信息的重視程度不斷提高，高校對外提供學籍檔案信息服務的范圍和數量也在不斷擴大和增加，人事、教育部門對學籍檔案的規范化要求也越來越高。因此，高校成人教育學籍檔案管理工作必須提高管理水平，完善管理制度，創新管理方式，以適應成人教育事業健康發展。
　　一、高校成人教育學籍檔案管理存在的主要問題
　　1.重視程度不高。成人教育學籍檔案是高校檔案中重要的組成部分，但常被很多高校忽略。例如，不少學校認為成人教育的學生可管可不管，因而沒有設立專門的成人教育學籍檔案管理部門并配備專職人員；學生學籍檔案管理工作的重心放在全日制學生上，對成人教育學籍檔案管理有所忽略。管理人員由于疏忽，常常到畢業歸檔或學生領取檔案時才發現很多檔案信息漏填或錯填，導致教學檔案管理工作失去了應有的意義與價值。高校成人教學檔案一般沒有專人管理，大多是在處理日常管理工作時，為了工作便利，保存一些有關的資料、文件。由于不是專職，又沒有經過檔案管理的業務培訓，管理工作人員缺乏檔案管理知識，對檔案專業的理論知識和技能水平掌握有限，因此資料不健全，影響了檔案的客觀真實性。長期的成人教育粗放式管理方式和無序管理狀態，使成人教學管理成了高校里一個不顯眼的角落，沒有形成體系的規范教學檔案管理經驗。
　　2.學籍檔案的完整性不夠。成人教育學籍檔案包括入學通知書、考生信息表、學生登記表、成績單、學籍卡、畢業實習考核鑒定表、畢業生登記表等材料，只有這些材料齊全完整，才能保證學籍檔案的原始性和有效性?，F實中，在查閱成人教育學籍檔案時，經常發現檔案材料不全的情況：一是欠缺入學通知書。入學通知書是學生獲得入學資格的一份具有法律效力的憑證，新生入學報到時必須出示入學通知書。然而，有相當一部分學生的入學通知書在其報到注冊之后沒有及時回收并歸檔。二是照片嚴重缺失?？忌诔扇烁呖紙竺麜r，報名系統會隨即生成一張對應的考生信息表，表中包含了考生的基本信息和考生照片，但不少學籍檔案中的考生信息表卻沒有照片，甚至個別檔案里一張照片都沒有，這使學籍檔案的權威性、可靠性大大降低，也不利于學生畢業后參加社會選拔。三是部分老師檔案意識不強，沒有按要求及時將該歸檔的材料按時上交，有的甚至沒及時形成材料，日子久了，材料補不起來或找不到的現象時有發生。學校檔案管理部門對下屬教學站點缺乏進行檔案業務指導與督促、溝通不夠，使上交檔案的材料不齊，質量不高。非學歷教育的各類輔導班、進修班、培訓班，面授教學時間短，加之有些外聘老師來校兼課、作報告、講座等，有關部門沒有向他們明確要求或沒有及時提醒需要上交相關材料，使許多有價值的材料散存于個人手中。
　　3.準確性和規范性不足。學籍檔案是最能記錄和反映學生在校期間學習實踐各方面情況的原始憑證，建立學籍檔案必須態度嚴肅、認真。高校成人教育學籍檔案的準確性不足，主要表現在以下四個方面：第一，成績管理不嚴肅，成績單是直接反映學生學習科學知識具體情況的記錄表，但一些學校、站點管理方法落后，導致成績丟失、篡改等情況時有發生；第二，表格填寫不準確，主要表現為空缺項目較多、出生日期填寫錯誤、用繁體字填寫、填寫用筆不統一甚至用紅筆填寫；第三，亂填、錯填項目多，如培養類型等，學生因不理解具體意思而亂填，校對驗證工作不仔細，將錯、亂的資料放進檔案；第四，歸檔材料不規范，紙張大小不一，用圓珠筆填寫，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突，等等。
　　4.真實性不足。高校成人教育學生大部分為在職進修學業，實習也多在本單位、本職工作中完成，他們不存在就業問題，因而沒有就業推薦表。由于沒有就業壓力，他們的實習鑒定表、畢業生登記表上的畢業院校和實習單位總體評價大都流于形式，空話、套話居多。例如“班主任鑒定”、“院校意見”多是寥寥數語、千篇一律，沒有針對性，這就使檔案內容缺乏個性，不能真實反映學生在校期間的情況。
　　二、改進高校成人教育學籍檔案管理的對策
　　1.轉變觀念，提高檔案人員素質。高質量的學籍檔案管理人員是做好學籍檔案工作的重要保障。首先，要把學籍檔案工作列入學校議事日程，做到上有職能部門主管，下有專兼職檔案人員具體負責的體制，不斷提高對學籍檔案管理工作重要性的認識。要保持專兼職檔案人員隊伍的相對穩定，并加強其業務培訓特別是檔案管理系統的培訓，提高檔案人員素質，將學籍檔案收集、整理、歸檔工作納入專兼職檔案人員工作職責，以保證學籍檔案工作的順利進行。
　　2.明確標準，完善檔案管理制度。由于成人教育的學生來自社會的各個層面，學習形式的多樣化決定了檔案收集和分類整理工作的艱巨性和復雜性，因此成人教育學籍管理必須制定統一標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準。標準的實施意義就在于改變各行其是的局面。主管部門要加強協調，統一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小等方面要考慮到歸檔后的整理、裝訂等問題；建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管秘密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循、有據可依。要用標準去統一行動，用標準去規范管理工作，只有嚴把質量關，才能保證學籍檔案管理工作逐步走向規范化。
　　3.更新手段，應用現代信息技術。在學籍檔案管理過程中，必須改革管理模式，實施科學化管理檔案。當今，電子技術以其快速、準確、方便的優勢廣泛地應用于社會的各個領域，成人教育的學籍檔案也由原來的傳統管理逐步轉化為計算機管理、網絡管理等。這種現代化的管理手段不僅方便快捷，而且能有效地杜絕制販假文憑的現象，為進一步提高學籍檔案的管理水平，塑造成人教育在社會上的良好形象提供了保障。
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