緊跟時(shí)代步伐 做好人事檔案管理工作

人事檔案是我國各類國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。人事檔案是每個(gè)人自然情況、學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄，真實(shí)反映個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、獎(jiǎng)懲等方面情況。

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事管理方式不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，人事檔案管理出現(xiàn)一些混亂狀況，不同程度地存在著許多問題，亟待加以解決。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

人事檔案與每個(gè)人的生活、工作密切相關(guān)，無時(shí)無刻不在發(fā)揮作用，人們往往在用時(shí)才想到它，不用時(shí)則不聞不問，領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案管理工作落后，處于被動(dòng)應(yīng)付局面。由于人事檔案管理工作不到位，服務(wù)觀念不強(qiáng)，跟不上檔案服務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化的要求，造成檔案管理工作混亂。

（二）管理方式單一

無論黨政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，無論是干部還是工人，無論是教師、科研人員還是軍人、學(xué)生，無論是正式人員還是流動(dòng)人員，都采用統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的管理、統(tǒng)一的保管方式進(jìn)行管理，不能根據(jù)具體情況，分門別類地制定標(biāo)準(zhǔn)來管理，形成千人一面的狀況。

（三）管理人員素質(zhì)不高，能力不強(qiáng)

檔案管理人員不但要有專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，也要有計(jì)算機(jī)操作以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。許多單位的檔案員不能與時(shí)俱進(jìn)，無法勝任信息時(shí)代的檔案工作。有些檔案員兼任其他工作，沒時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，沒時(shí)間學(xué)習(xí)人事檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，工作中難免出差錯(cuò)。人事檔案工作是一項(xiàng)專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序。把人事檔案管理工作作為閑差使，工作人員隨意流動(dòng)，勢必造成人事檔案管理混亂。

（四）管理手段落后，信息化程度不高

現(xiàn)代人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理，管理手段陳舊，調(diào)閱檔案采用原始的手工操作方式，反復(fù)調(diào)用原件，陽光照射，造成紙張發(fā)黃、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響檔案的完整和安全。隨著科技的發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)已普遍利用，計(jì)算機(jī)信息水平在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段沒有充分發(fā)揮作用，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案中廣泛應(yīng)用，造成人事管理效率不高，并造成一定的資源浪費(fèi)。

二、改進(jìn)人事檔案管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案管理工作，以對組織、對個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，從傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)中走出來，狠抓檔案管理的基礎(chǔ)工作，定期對檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。要完善管理工作的責(zé)任制，找準(zhǔn)工作重心，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，服務(wù)于人力資源開發(fā)大局。對于工作出色的工作人員要予以獎(jiǎng)勵(lì)，以增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心，提高工作積極性。

（二）創(chuàng)新管理方式，提高工作效率

規(guī)范檔案內(nèi)容分類，對人事檔案材料歸檔范圍、時(shí)間要有明確要求。重點(diǎn)放在對干部人員的工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上，管理員在接收材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，拒收不規(guī)范、少公章、少簽字的材料，落實(shí)好管理制度，在查閱、流轉(zhuǎn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)中嚴(yán)格按要求辦理，要積極構(gòu)建以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托的人事檔案信息平臺(tái)，提高檔案的管理與利用效率，實(shí)現(xiàn)全面、動(dòng)態(tài)化管理。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員要具備相應(yīng)的能力，同時(shí)人事檔案工作是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作，工作人員必須堅(jiān)持原則，樹立牢固的保密觀念。各級(jí)組織人事部門要加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事干部檔案工作，注重對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

（四）規(guī)范管理，提高信息化管理水平

建立健全完善的檔案管理工作制度是合理規(guī)范化管理的重要保證。檔案材料的收集、歸檔到檔案室以及日常保管、借閱、利用都要有一套嚴(yán)格的制度。要建立檔案工作目標(biāo)管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，對出現(xiàn)的問題實(shí)行責(zé)任追究，保證檔案管理工作規(guī)范有序。

在社會(huì)多元化、資源網(wǎng)絡(luò)化的今天，必須加大現(xiàn)代化管理進(jìn)程中軟、硬件的投入力度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，要把先進(jìn)的科技手段應(yīng)用于人事檔案管理中，加快資源信息化進(jìn)程。

（作者單位：西平縣人力資源和社會(huì)保障局）