報社管理控制工作初探

　　[摘 要]隨著文化體制改革的推進，加強報社的管理控制工作也顯得很重要。本文從報社管理控制工作的含義著手，探討了報社管理控制工作的過程，對報社的管理控制工作進行了分類，提出了控制的原則和方法，對提高報社管理工作水平具有一定意義。
　　[關鍵詞]報社；管理控制；控制標準
　　[中圖分類號]F275.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2012）44-0029-02
　　2011年中國共產黨十七屆六中全會在北京召開，對深化文化體制改革、推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮作出全面部署，對加強社會主義思想道德建設提出新任務、新要求。新形勢下報社作為文化發(fā)展的主力軍，實施全面系統(tǒng)的管理工作也顯得很重要，本文就報社的管理控制工作進行了探討。
　　1 報社管理控制工作的含義
　　（1）管理控制的概念。控制作為科學的概念，是指人們根據給定的條件和預定的目的，通過改變和創(chuàng)造條件，使事物沿著可能性空間內確定的方向發(fā)展。
　　報社的管理控制就是指為了確保報社的目標以及為此擬訂的計劃能夠得以實現，各級主管人員根據事先確定的目標或因發(fā)展的需要而重新擬定的標準，對下級的工作進行衡量、測量和評價，并在出現偏差時進行糾正，以防繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生；或者就是指根據內部環(huán)境的變化和報社的發(fā)展需要，在計劃的執(zhí)行過程中，對原計劃進行修訂或制訂新的計劃，并調整整個管理工作的過程。因此，控制工作是每個主管人員的職責。
　　控制的目的就是使可能性空間盡可能縮小，通過控制活動以后，可能性空間縮小的程度，可以用來衡量控制能力的大小。可能性空間縮小的幅度越大，說明控制能力越大；反之，則越小。
　　（2）計劃和控制的關系。計劃和控制兩者密不可分。一方面，計劃是實施控制的標準，計劃越明確、全面和完整，控制的效果就越好。另一方面，控制是計劃得以實施的保證，只有通過有效的控制，才能取得理想的計劃成果。
　　2 報社管理控制工作的過程
　　報社的管理控制工作的過程一般包括三個步驟：確定控制標準—根據標準測量工作活動—采取糾正措施。
　　2.1 確定控制標準
　　標準是測定績效的基礎，報社內各項工作管理活動都要以計劃為依據，計劃執(zhí)行情況是控制工作的重點，各項計劃規(guī)定的指標都可以作為控制的標準。由于控制工作貫穿于各項工作管理活動之中，因此，控制的標準和范圍很多，例如預算控制中的有經營預算、投資預算、財務預算。經營預算是指報社日常發(fā)生的各項基本活動的預算，投資預算對企業(yè)固定資產的購置、擴建、改造和更新等。在可行性研究的基礎上編制預算，財務預算是指報社在計劃期內反映有關預計現金收支、經營成果和財務狀況的預算。報社崗位績效考核標準、報紙印刷質量標準等。
　　工作標準，指本部門（職位）所承擔各項工作任務時，應達到的要求及結果。通過建立健全各部門以及各類職務的工作標準，使報社里的各項管理工作逐步實現科學化、定量化、數據化、效率化，對建立正常的工作秩序，加強部門內協調一致的聯系，調動各級各類人員的積極性，提高工作質量和管理水平都有重要作用。
　　標準的確定方法有三種：一是根據組織占有的資料制定標準。二是根據管理者的經驗和判斷建立估價標準。三是依據科學的程序和方法建立標準。不論采用什么方法都要保證確定的標準明確、具體、可操作性強，便于管理。安陽日報社對各科室工作采用百分制考核方法就很好，將各科室的行使職責和要完成的任務用百分制予以量化，進行打分考核，使各科室的各項工作有了明確的考核依據。
　　2.2 依據標準測量工作活動
　　標準確定之后，還要把標準與實際工作進行比較，衡量各部門、各類人員的工作情況，并在此基礎上找出差距，采取補救測試。能否正確、及時的發(fā)現偏差，取決于計劃執(zhí)行方面信息的掌握，若信息及時、準確和全面，就可以迅速發(fā)現偏差采取措施進行有效的控制，減少損失。如報社制定出崗位績效考核標準后，考評部人員就要每日對照該標準對報社人員進行績效考核，每月及時匯總出考核情況，以便人員找出自己的差距，做好下一步工作。尤其是對采編人員要及時匯總出稿件、版面完成情況、差錯情況，以便采編人員提高采編水平，提高報社的辦報質量。
　　2.3 采取糾正措施
　　控制過程的最后一步就是要采取措施糾正偏差，要糾正偏差，首先要查清偏差原因，然后制定措施，對癥下藥。比如近期報紙差錯率高，就要從記者到編輯到校對一層層查找原因，找到原因后及時采取措施如舉行培訓班提高采編人員采編水平等。再如辦公經費控制，辦公經費高了，要查找原因是否是管理不嚴，要進一步完善辦公經費使用制度。
　　3 報社管理控制的類型
　　3.1 按控制點的位置劃分
　　控制活動可以按控制點處于事物發(fā)展進程的哪一階段，而劃分為前饋控制、同期控制和反饋控制三種類型。
　　前饋控制：前饋控制，亦稱預先控制或事前控制，強調的是“事前”控制，即在實際問題發(fā)生之前就采取管理行動，避免預期問題的出現。
　　同期控制：是指在活動進行的過程中，對活動中的各種因素予以控制。管理者采用同期控制的方法，可以及早發(fā)現活動與計劃的偏差，以便及時采取糾偏措施，在發(fā)生重大問題之前及時糾正。
　　反饋控制：是指活動結束后，通過活動結果與計劃的比較，肯定成績，分析不足，總結經驗和教訓，為后續(xù)的計劃提供參考與借鑒。反饋控制是企業(yè)管理中最常用的控制類型，在生產、營銷、人力資源管理等方面均有廣泛的應用。
　　反饋控制是面向未來的。
　　3.2 按業(yè)務范圍分
　　財務控制，是指對報社的資金投入及收益過程和結果進行衡量與校正，目的是確保報社目標以及為達到此目標所制訂的財務計劃得以實現。財務控制必須以確保單位經營的效率性和效果性、資產的安全性、經濟信息和財務報告的可靠性目的。財務控制的作用主要有以下三方面：一是有助于實現單位經營方針和目標，他既是工作中的實時監(jiān)控手段，也是評價標準；二是保護單位各項資產的安全和完整，防止資產流失；三是保證業(yè)務經營信息和財務會計資料的真實性和完整性。
　　績效考核控制，是指單位為了實現生產經營目的，運用特定的標準和指標，采取科學的方法，對承擔生產經營過程及結果的各級管理人員完成指定任務的工作實績和由此帶來的諸多效果做出價值判斷的過程。
　　人員的控制，組織的目標是要由人來實現的，員工應該按照管理者制訂的計劃去做，為了做到這一點，就必須對人員進行控制。對人員控制最常用的一種方法是直接巡視，發(fā)現問題馬上進行糾正；另一種方法是對員工進行系統(tǒng)化的評估。通過評估，對績效好的予以獎勵，使其維持或加強良好的表現；對績效差的管理者就采取相應的措施，糾正出現的偏差。
　　信息的控制，隨著人類步入信息社會，信息在組織運行中的地位越來越高，不精確的、不完整的、不及時的信息會大降低組織的效率。因此，在現代組織中對信息的控制顯得尤為重要。對信息的控制就是建立一個管理信息系統(tǒng)，使它能及時地為管理者提供充分、可靠的信息。
　　4 報社管理控制的方法
　　4.1 親自觀察
　　管理者不應只憑報表和書面資料進行控制，還要親臨工作現場，掌握第一手資料，以便公正準確地把握實際情況。視察的優(yōu)點還不僅在于能掌握第一手信息，它還能夠使得組織的管理者保持和不斷更新自己對組織的感覺，使他們感覺到事情是否進展得順利及組織這個系統(tǒng)是否運轉得正常。
　　4.2 報告
　　報告是用來向負責實施計劃的主管人員全面地、系統(tǒng)地闡述計劃的進展情況、存在的問題及原因、已經采取了哪些措施、收到了什么效果、預計可能出現的問題等情況的一種重要方式。控制報告的主要目的是提供一種如有必要，即可用做糾正措施依據的信息。如財務科每月的財務報告、考評部的績效考核報告。
　　4.3 比率分析法
　　通過對財務比率或報紙的差錯率分析，找出原因，提高辦報質量。
　　報社管理控制的辦法還有很多，以財務控制為例講，財務控制的辦法有：①組織規(guī)劃控制，根據財務控制的要求，單位在確定和完善組織結構的過程中，應當遵循不相容職務相分離的原則：是指一個人不能兼任同一部門財務活動中的不同職務。單位的經濟活動通常劃分為五個步驟：授權、簽發(fā)、核準、執(zhí)行和記錄。如果上述每一步驟由相對獨立的人員或部門實施，就能夠保證不相容職務的分離，便于財務控制作用的發(fā)揮。②授權批準控制，指對單位內部部門或職員處理經濟業(yè)務的權限控制。單位內部某個部門或某個職員在處理經濟業(yè)務時x5uIAkQoaUHDfc039iTaBg==，必須經過授權批準才能進行，否則就無權審批。授權批準控制可以保證單位既定方針的執(zhí)行和限制濫用職權。授權批準的基本要求是：首先，要明確一般授權與特定授權的界限和責任；其次，要明確每類經濟業(yè)務的授權批準程序；再次，要建立必要的檢查制度，以保證經授權后所處理的經濟業(yè)務的工作質量。③預算控制，它是財務控制的一個重要方面。包括籌資、融資、采購、生產、銷售、投資、管理等經營活動的全過程。其基本要求是：第一，所編制預算必須體現單位的經營管理目標，并明確責任。第二，預算在執(zhí)行中，應當允許經過授權批準對預算進行調整，以便預算更加切合實際。第三，應當及時或定期反饋預算的執(zhí)行情況。④實物資產控制，主要包括限制接近控制和定期清查控制兩種。限制接近控制是控制對實物資產及與實物資產有關的文件的接觸，如現金、銀行存款、有價證券和存貨等，除出納人員和倉庫保管人員外，其他人員則限制接觸，以保證資產的安全；定期清查控制是指定期進行實物資產清查，保證實物資產實有數量與賬面記載相符，如賬實不符，應查明原因，及時處理。
　　[作者簡介]劉霞（1978—），女，安陽人，經濟師、會計師、經濟學學士，研究方向：財務管理、經濟管