企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理初探

張雪蓮

（唐山學院，河北 唐山 063000）

企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理關系密切，人事檔案為人力資源管理信息系統提供基礎信息數據，同時又在人力資源管理信息系統使用過程中充實自身的內容。而目前企業使用人力資源管理信息系統過程中，對人事檔案信息管理與利用存在一些問題。只有及時解決這些問題，人事檔案才能在人力資源管理信息系統中發揮自身的優勢，才能為企業創造效益，從而更好地發揮價值并鞏固其地位。

1 人力資源管理信息系統和人事檔案的涵義

人力資源管理信息系統是基于互聯網技術，以推動人力資源管理進步為宗旨，并運用先進的信息技術，通過集中式的信息庫，提供自動處理信息服務、數據統計服務、員工自助等服務，達到減少企業人力資源行政的負荷、降低成本、提高效率、改進員工服務模式的目的。人力資源管理系統的引入可優化人力資源管理流程，改善人力資源管理部門的服務質量，為管理者提供決策支持，幫助企業實現戰略性人力資源管理的轉變[1]。

人事檔案是企業人事管理活動中形成的,以個人為單位組合起來,以備考察的文字材料。人事檔案是企業員工信息的重要載體,歷史、全面、真實地記載和反映著員工個人經歷、能力和德才的綜合表現。人事檔案的主要內容有：學歷、學位、學績、學識、工作經歷、培訓、技術項目的簡介、專利證書、專業技術職務資格等材料，以個人姓名為特征組成的專卷或專冊，具有現實性、動態性、真實性、機密性的特點。它是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

2 企業人力資源管理信息系統和人事檔案管理的關系

企業人力資源管理信息系統是企業全面實現人力資源管理的支撐平臺，其系統的功能模塊主要包括：人事信息管理、人力資源規劃、薪酬管理、考勤管理、培訓管理、招聘管理、績效管理、報表中心、員工自助門戶、系統管理等等。人力資源管理信息系統的核心是數據管理，數據的真實性和準確性是人力資源管理信息系統發揮作用的基礎和賴以存在的前提，而人事檔案就是其生命的守護者。人事檔案管理作為人力資源管理的組成部分，在企業人力資源管理信息系統的開發和實施過程中起到了重要的作用，它是企業職工信息的重要載體，是人力資源管理信息系統各個模塊的主要信息源。合理利用人事檔案中的信息資源，可以避免采集錄入時的重復勞動，能夠節省大量的人力、物力和財力，提高工作效率。

3 企業人力資源信息系統中人事檔案管理存在的主要問題

3.1 缺乏人事檔案信息化的總體規劃及各種標準規范

企業尤其是集團式企業，下屬機構眾多且層次復雜，涉及多元化行業，分布地域廣泛。各所屬機構業務重點不同，檔案管理的重點及管理特性也不同，各機構都設獨立的檔案管理機構，相對獨立地對本機構的檔案進行管理和利用。缺乏人事檔案信息化的總體規劃，不能實現資源的有效整合與共享，不能更好地發揮檔案在人力資源管理信息系統中得效益。人事檔案數據梳理和導入人力資源管理信息系統的前提是基礎工作的規范化和標準化。而有的企業人事檔案業務基礎差，著錄細則相容性不強，案卷質量不高，系統軟件移植性差。人事檔案信息化工作尚無統一標準，無法推廣統一標準。

3.2 信息系統中的人事檔案信息資源開發利用有待深化

企業職工人事檔案信息的錄入、修改、存儲、瀏覽、查詢及統計等功能，是人力資源管理信息系統最基層的要求，而合理配置人力資源、最大限度地實現人力資源的價值、為企業提供科學的決策支持才是人力資源管理信息系統的精華所在,是開發人力資源管理信息系統的最終目標。但由于企業在人事檔案信息資源地開發利用上意識淡薄，“重藏輕用”現象普遍存在，客觀限制了人事檔案信息資源的充分開發與利用。如何加強人事檔案信息資源深度開發利用，切實發揮人事檔案信息的作用，是企業人力資源管理信息化管理工作中迫切需要解決的問題。

3.3 信息系統中人事檔案信息保密和安全受到挑戰

企業人力資源管理信息系統應用在網絡環境下，在網絡環境下人事檔案信息保密和安全受到挑戰。原因主要有兩個：一是信息安全建設重視程度不夠。人事檔案部門和人力資源管理部門安全意識和保密意識不強，對發布的人事檔案信息缺少嚴格的審查和管理，并且缺乏計算機及網絡安全知識，數據備份不及時，操作不規范等。二是技術問題。隨著人力資源管理信息化建設的不斷深入，電腦病毒不斷的升級換代，黑客的惡意攻擊，使人事檔案信息的安全和保密受到威脅。

3.4 缺乏高素質復合型管理人才

企業人力資源管理信息化對人事檔案人員提出了更高的要求。目前，許多企業的人事檔案隊伍整體素質普遍較低，既熟悉計算機技術，又掌握人力資源管理和人事檔案工作的復合型人才嚴重缺乏，不能適應人力資源管理信息化建設和發展的需要。

4 加強企業人力資源信息系統中人事檔案管理的途徑

4.1 加強人事檔案信息化的總體規劃、標準化、規范化工作。合理的人事檔案信息收集和錄入是人力資源管理信息系統實現應有功效的保證。企業在選好人力資源管理信息系統后，應依據人力資源規劃、地區政策、人力資源管理信息系統功能模塊等，制定可行的人事檔案信息收集和整理計劃。人事檔案信息在錄入到人力資源管理信息系統時，代碼標準采用國家人事部、中組部頒布的全國統一標準代碼，使人事檔案信息網絡環境中數據庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網絡體系結構和信息處理界面等工作實現標準化與規范化。

4.2 利用數據挖掘技術對信息系統中的人事檔案信息數據進行挖掘。當前數據挖掘技術日趨成熟，它可以從大量的、有噪聲的、不完全的、隨機的實際應用數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潛在有用的信息和知識的高級處理過程。我們可以將數據挖掘技術應用于人力資源管理信息系統，突破傳統的人力資源管理內容多為定性內容的局限，發現海量數據背后隱藏的具有決策意義的關系和模式，根據現有的數據預測企業未來的發展趨勢。通過對企業人力資源管理信息系統中人事檔案數據的挖掘能夠保證系統決策支持的實現，從而拓寬企業人力資源管理信息系統的利用領域。

4.3 加強企業人力資源管理信息系統安全。企業人力資源管理信息系統中人事檔案管理應執行相對嚴格的保密原則，加強人事信息數據的安全控制，建立從網絡層、系統層和應用層面的安全管理體系和安全機制。對信息系統的使用人員采取分級授權，加強聯網計算機管控。在信息系統應用過程中，注重用戶的培訓、管理，并將數據安全納入企業安全管理的范圍。

4.4 人員培訓與素質的提高。要充分發揮企業人力資源管理信息系統的作用，就必須組建一支高素質和高水平的使用和維護隊伍。對人力資源管理信息系統用戶應開展多途徑培訓，加快人力資源信息化建設步伐。一時開展崗前培訓。重點是使用人員對信息系統的應用培訓、人事檔案管理知識和規章制度和《檔案法》培訓、現代人力資源管理的知識培訓以及計算機技能培訓；二是在使用過程中及時發現問題并組織學習，讓使用人員熟悉實際情況。三是通過不斷的業務學習，提高工作人員自身素質，使其適應企業人力資源管理信息化建設和持續發展的需要。

[1]魏會生.基于JAVAEE平臺的EHR系統研究與實現[J].咸寧學院學報，2011，6):20-21.

[2]羅劍麗.人力資源管理視角下的高校人事檔案管理實踐[J].科技情報開發與經濟，2010.05.

[3]黃雅君.基于人力資源管理思想的干部人事檔案內容構想[M].平頂山工學院學報，2009.03.15.