保密管理工作在檔案利用中的重要性探討

夏滿君

摘要：機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

關鍵詞：檔案；保密；利用

周所眾知，隨著我國經濟的發展，檔案工作越來越受到重視，檔案工作是一項機密性、嚴謹性的科學管理工作，檔案人員必須提高警惕，嚴守黨和國家、單位的機密，這是最基本的職業操守。檔案人員必須在工作中樹立良好的保密意識和養成良好的保密習慣，這就必須遵循道德規范和應具有的道德品質，遵守應遵守的職業規則，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看，不得透露的絕對不透露，不準記錄的絕對不記錄，正確處理好開放利用與保密的關系，堅決杜絕失密、泄密等現象的發生。下面就檔案利用過程中的保密工作淺談幾點看法：

一、檔案庫房管理是檔案保密的重點

從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建。但從目前調查了解的情況看，有相當多的單位不具備這樣的條件，往往為了取閱方便將檔案庫房設在辦公樓內，距離自己辦公室較近的房間。應該注意到的是，不是任何一間房間都可以用作檔案庫房的。這是因為：一是從檔案保密的角度來看，不宜將檔案庫房設在機關辦公樓的最底層或最高層，防止受潮；并且檔案庫房還必須做到“八防”，即防火、防盜、防塵、防高溫、防光、防蟲鼠、防潮、防水等設施。二是檔案庫房應盡量與辦公室分開，檔案室與閱覽室分開。防止人多雜多，發生泄密事件。三是檔案庫房內嚴禁吸煙，嚴禁堆放易燃、易爆物品，出入檔案庫房要隨手關門，下班前要認真檢查，關好門窗，切斷電源。四是檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案完整安全的基本保障。

二、檔案的管理和保密

檔案是黨和國家、單位的核心秘密，它關系到黨和國家、單位的安全，關系到國家、單位的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到社會主義現代化建設的進程。因此，為確保國家、單位核心秘密的安全，必須管理好檔案。

1.檔案應分絕密檔案和非絕密檔案，應分別保管。要設專門保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2.提高檔案管理人員的素質。作為絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且還要進一步防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。隨著我國對外開放的不斷深入和現代科技手段的不斷進步，竊密與反竊密的斗爭會更加尖銳，由于檔案管理人員經常接觸黨和國家的大量秘密，而這些秘密將隨著檔案管理人員的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守黨和國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

3.加強檔案的日常管理。檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理：一是必須經指定領導人審批；二是檔案管理人員認真履行登記、簽字等手續，任何人無權擅自調閱；三是檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三、正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。

機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

四、做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2.做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”“、機密”“、秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

3.做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：（1）提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。（2）建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。（3）編制檢索工具。（4）準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

用創新的精神指導新時期的檔案工作，要有新思路、新方法，研究在檔案開放利用和安全保密工作中出現的新問題、新特點、新要求。加強監管、完善監督機制，加大執法力度。凡發現有違反檔案、保密等法律法規的要堅決依法處理，從而達到檔案利用和保密互為保障的辯證統一，并使檔案在利用中延續生命，煥發活力，促進檔案工作更好更快地開展。

參考文獻

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