淺談城市規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設

吳妍

摘要：規(guī)劃審批檔案作為城市規(guī)劃管理中的重要一個環(huán)節(jié)，其不完整或是不準確都將給城市規(guī)劃管理帶來一定的困難。隨著當前我國城市數(shù)字化進程的加快，數(shù)字化建設在城市規(guī)劃檔案管理中的作用也益發(fā)彰顯出來。本文首先論述了城市規(guī)劃審批檔案的特點及檔案數(shù)字化的優(yōu)點，進而論述了當前城市規(guī)劃審批檔案管理的現(xiàn)狀及面臨的問題，最后就完善城市規(guī)劃審批檔案管理信息化建設的建議展開了簡要闡述，以期能對促進城市規(guī)劃檔案資料管理具有積極的促進作用。

關鍵詞：規(guī)劃審批檔案；檔案管理；信息化建設

一、前言

規(guī)劃審批檔案是指在城市規(guī)劃管理活動中形成的具有憑證作用和保存價值的文字、圖紙等相關材料，它包括建設用地規(guī)劃審批檔案（含選址意見書）、建設工程規(guī)劃審批檔案、建設工程竣工核實檔案。在整個城市建設檔案管理中，規(guī)劃審批檔案占館藏比重多為90%以上，且由于規(guī)劃審批檔案更具應用性和保密性，更成為了城建檔案管理中的重中之重。當前，隨著數(shù)字技術、信息技術、網絡技術在我們城市生活中的滲透，信息化技術在城市規(guī)劃當中的應用得到了長足的發(fā)展，而作為城市規(guī)劃內容之一的規(guī)劃審批檔案管理，加強其信息化建設，對于促進城市規(guī)劃檔案資料管理具有積極的促進作用。為此，本文就城市規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設進行簡要闡述，以供參考。

二、城市規(guī)劃審批檔案的特點及檔案數(shù)字化的優(yōu)點

（一）城市規(guī)劃審批檔案的特點

1. 法律權威性。城市規(guī)劃審批檔案包括了由規(guī)劃行政主管部門核發(fā)的選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等“一書兩證” 的原件，是按相關法律及其他法規(guī)性文件所規(guī)定的法定程序形成的，匯聚了諸多職能部門，如發(fā)改委、國土部門、規(guī)劃部門、環(huán)保部門、消防部門等的相關單位的審批意見，是土地使用、工程建設的憑據，具備法律的權威性。在辦理建設項目產權證的過程中，它起到法律憑證的作用。

2.客觀真實性。城市規(guī)劃審批檔案直觀的反映了建設項目各方面的情況，在“一書兩證”載明建設項目的施工單位名稱、工程的性質、建筑的面積、功能、造價等信息，具有客觀真實性。

3. 內容廣泛性。因為城市規(guī)劃管理業(yè)務的類別眾多，城市規(guī)劃審批檔案內容也相應體現(xiàn)出廣泛性，包括了單位及個人建設工程的報建、建筑物的改造、功能變更、建設單位變更、建筑物廣告、建筑物裝修等內容。

4. 地位重要性。城市規(guī)劃審批檔案是城市規(guī)劃管理工作中的前提和條件，其涉及城市規(guī)劃管理中的建筑用地的申請、審批工程的選址、施工放線、批后管理等等工作內容，可以說，規(guī)劃審批檔案不完整或是管理工作不到位，都將給城市規(guī)劃管理工作帶來一定的困難，其在城市規(guī)劃管理工作中具有非常重要的地位。

（二）檔案數(shù)字化的優(yōu)點

1. 檔案管理數(shù)字化，通過現(xiàn)代化的檢索工具，支持模糊查詢及組合查詢，用戶在查詢時非常方便，能快速的檢索到自己需要尋找的檔案信息，使之能快速的提供詳細、即時的數(shù)據信息。

2. 改善檔案的利用方式，將紙質檔案轉為數(shù)字化檔案，可增強對檔案原件的保護，使檔案的使用更為安全，同時又可很好地防止檔案原件被篡改，大大減少了原件受損或遺失的可能性。

3. 檔案數(shù)據數(shù)字化，可使檔案信息實現(xiàn)超時空流動，讓辦公人員足不出戶就可以方便地調閱利用檔案，擴大了檔案的利用空間，使之由原始的保管中心轉變?yōu)樾畔⒌目刂浦行摹?/p>

4. 檔案數(shù)據數(shù)字化，即改變了原始的檔案紙質信息只供一人查閱的局限性，它可以同時供所需的用戶進行查閱，不受時間和空間等限制，大大提高了其使用效率。

三、當前城市規(guī)劃審批檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀及面臨的問題

（一）隨著城市建設的快速發(fā)展，建設項目的數(shù)量激增，規(guī)劃審批檔案的數(shù)量明顯增加。且隨著公民法治意識的增強，當前越來越多人開始關注城市規(guī)劃設計與審批管理，使得規(guī)劃審批檔案的利用率開始逐年增長。但當前，我國大部分城市規(guī)劃審批檔案管理中數(shù)據的提取率和入庫率還很低下，致使著錄數(shù)據檢查不方便和入庫不及時，暫時不能滿足于人們對信息的即時需求。

（二）縱觀當前我國大部分城市規(guī)劃檔案數(shù)字化使用的系統(tǒng)，后臺數(shù)據庫結構和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據庫結構完全不同，其是先借助外部程序，將數(shù)字化系統(tǒng)的數(shù)據進行轉換處理，使之結構與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據庫結構相同后，方可進行入庫工作。而在數(shù)據提取成功后，如發(fā)現(xiàn)其中的數(shù)據出現(xiàn)異常，則需把數(shù)據修改后再全部重新提取。這樣一來，不僅數(shù)據導入步驟繁多，且修改步驟復雜繁瑣，重復勞動量大，工作效率不高。

（三）我國現(xiàn)階段城市規(guī)劃審批檔案管理水平普遍不高，往往只能滿足于計算機的簡單操作，不能站在整個城市規(guī)劃的全局上，對規(guī)劃審批檔案進行高層次的現(xiàn)代化信息管理，使之更好地服務于城市規(guī)劃管理。

四、完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設的建議

（一）完善軟硬件基礎設施

要完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設，首要的任務就是要完善軟硬件基礎設施，即根據實際需要配備計算機軟、硬件和網絡設備，選擇先進、成熟、適用的技術，使之能完成業(yè)務管理、事務管理、檔案利用服務等工作。同時，為了進一步提高城市規(guī)劃審批檔案管理的技術水平，還應努力與資源數(shù)據庫系統(tǒng)相互融合，構成一個有機的整體，形成從數(shù)據錄入到數(shù)據管理再到數(shù)據加工輸出全過程的應用。

（二）制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度、標準和規(guī)范，推進規(guī)劃審批檔案的數(shù)字化

要完善規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設，則應制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度、標準和規(guī)范，繼續(xù)做好規(guī)劃審批檔案的管理和利用工作，加強對各檔案管理工作的指導，推進規(guī)劃審批檔案的數(shù)字化，整合各檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據，采取各種措施做好檔案安全工作。

（三）優(yōu)化城市規(guī)劃審批檔案系統(tǒng)的措施

1.完善數(shù)據檢索功能

規(guī)劃審批檔案數(shù)字化系統(tǒng)主要是對建筑工程審批和竣工驗收審批這兩類規(guī)劃審批檔案進行著錄、掃描錄入數(shù)字化，并對此建立匹配相應的索引信息，存儲到后臺檔案管理系統(tǒng)的案卷件表中，以供以后的處理和利用。而在這一過程中，要完善數(shù)字化系統(tǒng)的檢索功能，則是加強對檔案著錄數(shù)據以及關聯(lián)影像文件的檢查，以減少檔案數(shù)據資料的出錯率。

如：①卷內文件序號按流水遞增，當插入新文件時，后面的文件序號可以自動按序增加。②對文件的頁號與序號按規(guī)則自動檢測，不可出現(xiàn)頁號小于序號的情況。③按階段設置的邏輯關系來檢查用戶輸入的各文件階段信息及邏輯關系是否正確，建筑工程審批檔案的階段中必須有工程階段，竣工驗收審批檔案默認所有階段為竣工階段。④在著錄信息提交時按設置規(guī)則檢查檔號是否合法，過濾某些字段中的非法字符。

2. 簡化數(shù)據入庫的工作流程

對數(shù)據入庫的工作流程進行優(yōu)化，即主要是依據檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據庫存儲結構對數(shù)字化系統(tǒng)數(shù)據存儲方式進行改造，即分為“文件著錄信息”和“電子影像”，然后簡化數(shù)字化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口操作流程，按檔案類型、檔案號等條件將接口表數(shù)據分批量導入到正式庫，如“接口表（以檔案管理系統(tǒng)為準）”+“影像文件（按服務器目錄存放）”，隨后進行檔案資源管理和檔案的利用管理，最終提高檔案資源的采集、管理以及利用的效率。

3. 其他方面的系統(tǒng)優(yōu)化

為更進一步的減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率，在進行信息化建設的過程中，還應做好以下系統(tǒng)的優(yōu)化工作，即：①部分字段信息設置默認值或者可以根據規(guī)則繼承信息；②根據序號前后相鄰的兩個文件的頁號，自動計算出文件頁數(shù)；③著錄控件大小和位置按用戶操作習慣調整；④在進行著錄過程時，可按三個層次將案卷進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄；⑤在進行著錄過程中，可直接在全引目錄上對如“”房檔“案件”等特殊形式的檔案在電腦上按人名、地址和時間等用案卷目錄直接錄入，然后分門別類，給出一個分類號；⑥為提高檢索效率，可在著錄的過程中，用“關鍵詞”代替原本的“主題詞”，即用揭示主題內容的關鍵詞、詞匯等進行標識，在錄入電腦后用電腦的批量處理功能進行一一分類。

（四）不斷提高城市規(guī)劃檔案管理人員的綜合素質

城市規(guī)劃檔案管理人員不能只滿足于掌握簡單的計算機應用知識，而應不斷更新自身的觀念，調整心態(tài)，學習并掌握必要的網絡知識和現(xiàn)代化技術，對紛繁復雜的規(guī)劃審批數(shù)據進行標引、分類和有效管理，使之能發(fā)揮出最大的利用價值，滿足于城市規(guī)劃管理的最大需求。

當前，我國城市規(guī)劃檔案管理部分應加大對檔案管理工作人員的信息化培訓工作，按照分層次、分階段和根據業(yè)務需要的原則，不斷提高其業(yè)務能力和技術水平，使其能熟練掌握先進的現(xiàn)代化信息技術以及應用新技術、新設備和新方法。同時，還可公開向社會上引進一些具備信息服務設計、系統(tǒng)分析能力、數(shù)據開發(fā)和分析能力、網絡設計和管理能力等人才，使之能全方位地對信息系統(tǒng)進行維護，確保規(guī)劃審批檔案的安全性和應用性。

（五）繼續(xù)推進規(guī)劃審批檔案信息平臺成果應用，擴大服務范圍

加強和完善城市規(guī)劃審批檔案管理信息化建設，其最終目的是服務于城市規(guī)劃管理。因此，在完善信息化建設的進程中，則應繼續(xù)推進規(guī)劃審批檔案信息平臺成果應用，擴大服務范圍，逐步改變傳統(tǒng)的規(guī)劃審批檔案信息形式和提供利用方式。首先，應整合規(guī)劃審批檔案信息資源，通過建立城市規(guī)劃審批檔案特色專業(yè)數(shù)據庫，應用信息技術改造和提升傳統(tǒng)信息開發(fā)和服務利用方式，擴大服務范圍，改進服務質量，提高城市規(guī)劃審批檔案信息的開發(fā)深度、利用率，提高其對社會的貢獻率。其次，應圍繞網上應用，面對新一批網上檔案信息的用戶，可有計劃地上載開放檔案目錄，并向專業(yè)特色的城市規(guī)劃審批檔案原文信息服務發(fā)展，向社會提供網上查詢和多方面的網絡利用服務，進一步發(fā)揮城市規(guī)劃審批檔案信息資源服務社會的作用。

參考文獻

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