醫院圖書情報檔案一體化管理探討

葉玲

隨著信息化時代的到來和網絡技術的飛速發展，基層醫院傳統的圖書、情報、檔案各自為政的分散化管理模式已日益暴露出弊端，改革勢在必行。要打破傳統圖書、情報、檔案部門管理界限，將圖書、情報、檔案管理合為一體，建立圖書情報檔案館，可以充分發掘、整合圖書、情報、檔案資源，為醫院的醫療、科研、教學和管理工作提供更好的信息服務。本文就基層醫院開展圖書、情報、檔案一體化管理的優勢與可行性進行分析與探討。

何為圖書、情報、檔案“一體化”管理

圖書、情報、檔案一體化管理是指將多個獨立的系統整合為一個整體的過程，一體化管理可以充分發掘和綜合利用圖書、情報、檔案信息資源，發揮系統整體的功能[1]。由于圖書、情報、檔案是相關學科，均屬于文獻范圍，所以其工作原理基本相同。三者的基本職能、工作目的和作用、工作性質、工作程序等也基本相同。(1)三者基本職能都是進行知識信息的采購、儲存、加工、輸出和反饋；(2)工作目的和作用就是儲存、傳播科學文化知識，保證繼承和傳遞，為當代社會政治、經濟、科研提供科學信息，促進社會的發展。(3)三者工作程序都是對文獻信息進行搜集、加工、整理、保管和傳遞利用等，只是各有側重而已。根據目前的實際情況對圖書、情報、檔案一體化管理可以理解為： 一是指在特定范圍內對機構和資源進行整合，實現管理的一體化。二是指在特定范圍內加強協調合作，進行資源信息的網上整合，實現信息服務的一體化。三是指在特定范圍建立一個專門的機構負責規劃、協調和指導，遵守統一的工作規范和標準，各有分工，相互協調，共同對社會提供完整的信息保障服務[2]。

基層醫院圖書、情報、檔案管理的現狀

管理方式分散單一 目前多數基層醫院圖書館、情報站、檔案室是三個不同的獨立部門。圖書館負責圖書保管與借閱，情報站負責信息的收集與分類，檔案室負責檔案的建立與保管。三個部門之間分工明確，相互之間缺乏交流，資源不能共享。如有的科室開展的科研項目課題比較多，為讓自己查閱檔案方便，不愿將檔案交檔案室集中統一管理； 有的是因書房緊張就將檔案分散到各科室自己保管。這種檔案的分頭管理和分散保管容易造成資料的流失。

管理手段落后 雖然多數基層醫院圖書館、情報站、檔案室都配備電腦并能上網，但在管理軟件的開發利用方面滯后，網絡應用和信息數據的傳送與交換意識較淡薄，手工管理依然占據著主導地位，可以說電腦只是充當存儲資料的機器，而電腦的查詢和檢索功能沒有得到充分開發和利用。

專業人員團隊建設滯后 長期以來，基層醫院對圖書、情報、檔案管理重視不夠，從業人員有些是轉行，有些身兼多職，普遍缺乏專業知識，大多數人員未經過系統的專業繼續教育。信息時代醫院要發展， 院領導需要及時了解國內外的醫學發展新動態、新技術，以便進行宏觀決策； 醫務人員的臨床科研選題、科研計劃、成果鑒定、專利申報等，也必須有技術情報咨詢服務的支持。但由于缺乏專業的人才團隊，大多數基層醫院從業人員難以勝任這方面的工作。

實現圖書、情報、檔案一體化管理的優勢

優化館藏資源，聯合開發信息 傳統基層醫院圖書、情報、檔案管理各立門戶，不通信息，不相往來，不僅浪費了許多信息資源，也存在提供信息上的重復和交叉現象。醫院各級管理和醫務人員希望提供的信息資料要及時、準確、全面，而各自獨立的圖書、情報、檔案部門很難滿足醫務人員的要求。如果改變目前信息管理單一的傳統管理模式，將三者實行一體化管理，建立一個圖書情報檔案館，聯合開發館藏資源，可以進行信息的相互交流，有利于整合信息資源，優勢互補，通過三者的橫向聯系和協調合作，統一信息管理系統，組建資源信息一體化門戶網站，形成實體資源分布式收藏，虛擬資源網上共享，在任一機構里都能提供所有的信息服務體系，就能為臨床、科研和管理提供充足的信息資源。

綜合管理，提高信息的利用率 隨著網絡技術、數據庫技術的不斷發展，信息具有很強的時效性，圖書、情報、檔案的信息價值是隨時間延長而逐步衰減的，一體化管理使圖書、情報、檔案信息一經產生就馬上在網上綜合利用，省略了傳統意義上那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時間浪費，避免信息資源在產生者那里無效保存所導致的浪費和信息價值的衰減，可確保信息價值最充分的利用。

一體化管理使圖書、情報、檔案信息實現信息互補和資源共享，實現信息檢索和查詢。根據基層醫院中心工作的需要，可編制多種檢索工具，如案卷目錄、專題目錄、分類目錄等，完善檢索工具體系，使檢索方法更便于利用者掌握； 還可建立開放目錄，利用者可根據需要自行查閱這部分目錄； 三是建立計算機檢索系統，保證準確、快捷的查詢效果。

精簡機構，提高工作效率 圖書、情報、檔案部門各自獨立，館藏重復，人員重疊，工作性質單一，不利于醫院信息間的橫向交流，不利于資源共同開發利用，不能滿足醫院用戶對信息多方面、多層次的需求。采用一體化管理可使圖書、情報、檔案人員的綜合業務能力得到提升，具備了既專又兼和一崗多能的工作能力。圖書館員既可以了解掌握檔案管理和情報工作，檔案館員也可以擔負圖書管理工作，改變相互隔離，不通信息的工作氛圍，從而提高了工作效率，避免造成人力、物力、財力的浪費，同時也影響科學研究及現代化網絡的發展。只有聯合開展綜合服務，充分利用圖書、情報、檔案信息資源，才能及時、準確、全面地為醫院各項工作提供信息服務。

實現圖書、情報、檔案一體化管理的措施

改革管理體制，統籌協調發展 目前受管理體制的制約，圖書、情報、檔案部門各自獨立、封閉，各系統間難以相互合作，基本上無橫向聯系，局限性極大。這種模式既束縛各自的發展，也不能適應未來社會的發展。因此國家要通過各種政策、法規，協調和規范信息資源的合理配置，建立一個國家圖書、情報、檔案一體化管理的協調中心[3]，鼓勵各圖書館、情報所、檔案館參與信息資源的共建共享，在宏觀上真正實現信息資源共建共享。

統一行業標準，規范一體化管理 圖書、情報、檔案的標準化工作是信息一體化管理的基礎，沒有統一的標準，綜合加工、信息檢索，信息一體化網絡管理的建立就無從談起。因此，在信息的著錄、標引、分類、檢索以及計算機、通訊設備等通用性方面都應進行標準化，從而形成一體化服務模式。一是分工合作，中心協調； 二是內容特色化，數據標準化； 三是網絡兼容通用，搭建共享平臺。實施圖書、情報、檔案的標準化工作，在考慮其特點、個性的同時，更要考慮一體化管理的共同性和實用性，這樣才有利于資源共享，有利于網絡和數據庫的統一管理和建設，并形成一體化的網絡平臺。

全面加強館員業務素質培養 在掌握傳統服務技術的同時，館員要努力學習新知識、新技術，不斷提高網絡和計算機知識的應用能力，掌握現代化信息服務的技能。要加強繼續教育，開展業務培訓，提高業務素質。館員不僅要有系統的專業知識，對政治素質和業務素質也提出了更高的要求。同時要激勵館員的創新精神，提高知識獲取和知識創新的能力，造就一批德才兼備的圖書、情報、檔案館員，才能夠更好地實現圖書、情報、檔案一體化管理的目標，更好地滿足醫療、教學、科研和管理發展的需要。

綜上所述，圖書、情報、檔案一體化管理是基層醫院資源共享、優勢互補的一種創新管理模式。只有實現圖書、情報、檔案一體化管理，才能為用戶提供有效的、多樣化、個性化的信息服務，以滿足用戶對信息資源的要求。信息時代網絡的發展，使圖書、情報、檔案三者有機地結合起來，采用一體化管理，是一種切實可行的管理方法，是實現信息資源共享的有效途徑，也是信息社會發展的必然趨勢。同時也是圖書、情報、檔案管理人員今后應深入研究的課題。

1 秦元元.圖書情報檔案一體化管理創新機制構建[J].蘭臺世界，2009(3):29-30

2 徐楚雄.圖書情報檔案一體化管理的理性思考[J].云南檔案，2009(11):62-64

3 孫曙明.信息資源共建共享與圖書情報檔案一體化管理的探討[J].檔案管理，2008(2):88