高校院系辦公室工作人員素質培養途徑探析

陳墨香

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高校院系辦公室工作人員素質培養途徑探析

陳墨香

福建師范大學協和學院

隨著高等教育的發展，高校對辦公室工作人員的要求越來越高。該文在闡述高校院系辦公室工作特點的基礎上，分析了辦公室工作人員應具備的基本素質，總結出應從加強學習、鍛煉修養、強化服務和注重實踐四個方面提高辦公室工作人員的素質。

高校 辦公室工作人員 素質培養

高等學校院系辦公室是高校內部設立的辦理行政性事務的工作機構，是展現學校風貌、聯系內外的一個窗口，辦公室工作人員的素質高低、執行力水平好壞將直接影響著整個學校管理工作的效率和效果，影響學校行政管理工作目標的控制和實現[1]。隨著學校管理制度的不斷完善，如何在二級管理背景下更好地完成辦公室工作，辦公室工作人員應具備怎樣的基本素質及如何提高，值得人們思考和探討。

1 高校院系辦公室工作的特點

1.1 綜合性

在高校管理體制中，學院的黨政機關、各職能部門的工作都必須與院系辦公室工作有機地融合起來，才能實現工作效能的最大化，從而保證學院各項工作有條不紊地運行。因此，辦公室必須配合好上下各部門的工作，高效、及時地處理各類問題，扮演好“進口”和“出口”的角色。

1.2 服務性

辦公室工作的核心就是服務，服務領導、服務本單位教職工、服務各級職能部門。人們常說“安全無小事”，用在辦公室工作上也十分貼切——“辦公室無小事”。無論是協助領導作決策，或是接待來訪賓客，抑或是傳達教職工的訴求等等，每一件事都關乎大局，關乎形象，關乎身邊同事的切身利益。因此，辦公室工作人員的服務意識高低顯得尤其重要。

1.3 時效性

時效性是辦公室工作的另一個重要特點。在二級管理背景下，此方面問題尤為突出。各職能部門往往在同一時間段下達各種任務，要在短時間內妥善處理這些工作并順利完成本單位日常事務，這就給辦公室工作人員帶來一定的壓力和工作難度。能不能按時、保質、保量地完成工作，將直接影響到其他服務對象工作的有序進行，甚至影響到學院的穩定發展[2]。

2 高校院系辦公室工作人員應具備的基本素質

高校院系辦公室的工作特點決定了辦公室工作人員必須具備一定的基本素質，其素質修養的高低是辦公室能否發揮參謀助手、輔助決策、綜合協調以及信息溝通作用的關鍵。這些基本素質包括：

2.1 堅定的政治素養

政治素質是辦公人員綜合素質的核心。高校辦公室是一個相對特殊的崗位，是溝通院系、服務領導、服務師生的重要樞紐，要求工作人員必須能夠又快又準確地領會領導決策的精神實質，并在此基礎上加以貫徹落實，這就要求辦公室工作人員必須具備較高的政治素養和領悟能力。此外，辦公室經常接觸到一些相對機密的信息，不論是上級下發的文件、同級部門的決策亦或是本單位內部發生的各類事件，都要求辦公室工作人員保持清醒的頭腦，堅定正確的政治方向，不能對外公開的信息絕不泄露[3]。

2.2 良好的工作形象

院系辦公室是學校上傳下達、溝通內外、梳理左右的重要機構，辦公室工作人員的工作形象直接關系到上級領導乃至整個學校的形象。這就要求辦公室工作人員必須做到：

（1）以真誠的態度對待任何工作，實事求是，不走旁門左道；

（2）待人謙遜有禮，耐心對待每一位服務對象，任勞任怨；

（3）動作干練不拖沓，處理問題不拖泥帶水、油嘴滑舌；

（4）時刻保持清醒的頭腦，不搬弄是非，言過其實；

（5）公私分明，不把私人感情帶到工作中，服從領導，顧全大局；

（6）模范遵守各項規章制度，恪盡職守，謙虛謹慎；

（7）堅正操守，廉潔自律，規范管理各類經費開支；

（8）舉止端莊，衣容整潔，營造良好的辦公環境。

2.3 扎實的業務能力

辦公室工作的特殊性，要求工作人員必須具備多項業務技能，主要包括以下幾個方面：

2.3.1 語言表達和文字表達能力。作為溝通上下、聯系內外的橋梁紐帶，良好的語言表達和文字表達能力至關重要。語言是交流的介質，語言能力的高低直接決定了溝通交流的效果，為實現與學院黨政機關、職能部門的有機融合，實現用語言和溝通去說服、感染他人，從而更好地完成本職工作，良好的溝通能力必不可少，這同時也是建立良好人際關系的基礎。吳邦國同志要求廣大干部必須努力提高文字表達能力，他指出：“寫的過程就是深化認識的過程”[4]。語言表達和文字表達能力直接體現了院系辦公室的工作能力，也間接反映了整個學院的管理水平和工作成效。

2.3.2應急應變能力。應急應變能力是指面對意外事件，能迅速地做出反應，尋求合適的方法，使事情得到合理的解決。隨著社會的不斷發展，高校突發事件的發生率越來越高，形式也越來越多樣，作為行政秘書，往往最先接觸到這些事件，這就要求辦公室工作人員必須不斷提高自身的應急應變能力，不斷補充知識，靈活處理各類問題，將危害減小到最低程度，維護好院系的形象及安全穩定。

2.3.3理解與領悟能力。所謂的理解與領悟，包含了兩層含義。第一層，就是要明白領導的字面要求是什么，完成這個任務的步驟是什么，該如何著手去做，即理解。第二層就是要弄懂領導的隱含要求是什么，布置這項任務實際上是為了達到什么效果，而通常，領導不會直接透露這些要求，那么就需要辦公室的工作人員自己去領悟。如果不具備理解與領悟能力，那么工作就不能照著領導決策的方向發展，也就無法實現學院行政管理的工作目標。

2.3.4指揮和激勵能力。領導制定的決策無論多么完美，如果不能被有效地執行，同樣達不到預期的效果。為了使院系師生朝著同一個目標去努力，就需要適當的指揮，而通常扮演這樣角色的人，就是辦公室管理人員。首先需要分清什么人能勝任什么工作，把任務分配好，同時要注意指揮的態度和語氣，其次要加以適度的激勵措施，以提高師生完成任務的積極性與使命感。

2.3.5控制協調能力。這里所謂的控制，即跟進任務的能力。領導的決策一旦形成指令下達，辦公室除了需要將工作分配給對應的人執行，還有一個更重要的任務就是跟進、追蹤甚至考核任務的完成情況，必須保證各項工作在規定的時間內保質保量地，有效圓滿地完成，這就是控制。而在執行決策的過程中，領導與領導之間、領導與職能部門之間、領導與普通教師之間，亦或是師生之間都可能針對某一問題產生意見分歧，那么這個時候就需要辦公室出面進行協調，正確處理師生員工之間的矛盾，共同推進工作的開展。

2.3.6抗挫、抗壓和社會適應能力。高校管理心理學對于挫傷的定義是：“人們在從事有目的的活動過程中遇到自感無法克服的障礙而產生的情緒”[4]。辦公室工作與其他平行工作崗位相比，承擔著比他人更重的壓力和責任，甚至是挑戰，其受挫的幾率大大地提高。這些壓力除了來自繁重與緊張的工作，還來自于人際交往，和諧的人際關系是辦公室工作順利進行，減少挫傷的一個重要前提。因此，辦公室工作人員在提高思想覺悟和認識能力的基礎上，應注重培養人際交往的能力和社會適應能力，努力營造良好的人際關系氛圍，學會正確對待挫折與壓力，為其選擇恰當的發泄途徑，學會管理情緒。

2.4 積極的創新意識

現代辦公室人員正在面臨著日益復雜多變的事務，這就要求辦公室工作人員必須學會創造性地開展工作，不斷更新觀念，與時俱進，積極探索解決問題的新思路、新辦法。與此同時，還應加強學習，積極認識新生事物，培養開拓創新的工作意識。

2.5 健康的身心素質

俗話說，身體是革命的本錢，健康的身體是高質量完成工作的首要前提，辦公室人員應注重調節合理的作息時間，加強體育鍛煉，這樣才能保持精力充沛地投入到日常工作中。另外，良好的心理素質和健全的人格也是有效開展工作的有力保障[5]。

3 高校院系辦公室工作人員素質培養途徑

一般而言，高校院系辦公室工作人員素質越高，則辦公室管理工作的質量越高，反之則低。因此，辦公室工作人員應重視并不斷加強自身素質的培養，以適應社會發展的需要。

一要加強學習。首先，積極主動地學習理論知識，關心時事政治，加強自身政治素養；其次，全面了解與高等教育相關的政策和發展趨勢，輔助領導做好決策；第三，掌握現代化辦公工具的使用方法，提高工作效率；第四，加強高等教育管理學和高校管理心理學等學科知識的學習。

二要鍛煉修養。首先，培養高尚的道德情操。辦公室是學校對外的窗口，辦公室工作人員更應模范遵守社會公德與職業道德，堅持自重、自省、自警和自勵；其次，應加強文明禮儀的學習和應用。做到為人師表又肩負著聯系內外的使命，擁有優雅的談吐和脫俗的言行，除此之外，職場禮儀也是辦公室工作人員的必修課之一。

三要強化服務。服務性是辦公室工作的一大特點，尤其是在科技高速發展的今天，更需要辦公室工作人員深入各個環節，了解實際情況，積極主動地收集、掌握與整理有效信息，為領導決策提供可靠的依據。此外，辦公室工作人員還肩負著協調內外的重要使命，包括協調領導與本單位其他成員之間，任課教師之間，任課教師與行政人員之間，教師與學生之間，亦或領導與職能部門同事之間的關系。因此，良好的服務意識和積極主動的工作態度是處理好本單位大小事情的前提和保證[6]。

四要注重實踐。每一個人所擁有的能力都不是與生俱來的，而是需要經過后天的學習、體驗和沉淀慢慢培養鍛煉出來的。作為辦公室工作人員，更應該在實際工作中磨練自己，學會在失敗中不斷總結經驗教訓，不讓同一個錯誤兩次發生在自己身上，在工作過程中鍛煉自己靈活應變的思維，形成歸納、整理和總結的良好習慣，在實踐中獲取寶貴的工作常識和處事技能。

高校院系辦公室作為學校聯系內外的窗口，實現溝通的橋梁，其工作人員綜合素質的高低、服務意識的強弱將影響領導決策的執行效果，影響學校的聲譽以及持續發展。因此，高校應加強重視對院系辦公室工作人員素質的培養，為其搭建學習提升的平臺，以便更好地為廣大師生服務。

[1] 李笑.辦公室主管實用手冊[M].北京:經濟管理出版社,2005.

[2] 趙康雷，黃學輝.高校行政辦公室人員基本素質及工作創新途徑[J].華中農業大學學報（社會科學版），2009(5):121-123.

[3] 張敏.高校辦公室秘書角色與素質提升對策[J].福建教育學院學報,2011(4): 9-12.

[4] 湯向東.高校秘書隊伍及其在高校管理中的作用[J].無錫商業職業技術學院學報，2008(Z2).

[5] 熊川武.學校管理心理學[M].上海:華東師范大學出版社,2005.

[6] 陸梅芳,陳仁偉.試論現代高校辦公室秘書的角色定位及實踐策略[J].科技信息(學術研究),2008(16):295-296.