農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題及其解決對(duì)策

劉詠紅，黃友洪，文 帥，周曉玲，鄒建明

（1.湖南省農(nóng)產(chǎn)品加工研究所，湖南 長沙 410125；2.湖南省園藝研究所，湖南 長沙 410125）

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技工作者在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科技人員辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，是保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成部分，是重要的農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)信息資源。農(nóng)業(yè)科研檔案的形成不同于一般文書檔案，它具有周期長、形成時(shí)間分散、收集范圍廣和成果性強(qiáng)等特點(diǎn)。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是現(xiàn)代科研管理工作的重要組成部分，是農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，無論是課題管理，還是成果管理、人才管理、科研儀器管理、科研統(tǒng)計(jì)管理等，都與檔案管理密切聯(lián)系。因此，研究農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題，探討其創(chuàng)新思路，對(duì)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，提高農(nóng)業(yè)科研水平具有重要意義。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題及其原因

1.1 重視程度不夠，檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱

由于某些農(nóng)業(yè)科研單位的工作重心放在科研項(xiàng)目上，對(duì)國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)、貫徹力度不到位，認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致單位對(duì)檔案管理工作不重視，檔案管理基礎(chǔ)十分薄弱，檔案管理工作混亂。如有些單位檔案整理不規(guī)范，組卷不符合要求，甚至出現(xiàn)連續(xù)幾年或十余年的文件材料未及時(shí)歸檔，檔案缺失非常嚴(yán)重。還有些單位從未開展檔案鑒定工作或未按法定程序就擅自決定銷毀應(yīng)歸檔保存的材料等。

1.2 資金投入不足，檔案室設(shè)施落后

由于長期不重視檔案管理工作，資金投入不足或是分文不投，許多單位檔案室?guī)旆亢喡?，空氣污濁，物品堆放雜亂無章；有的檔案部門辦公條件較差，檔案室、辦公室、接待室還未實(shí)行三分開；多數(shù)科研單位的檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)施配置不齊全。

1.3 思想認(rèn)識(shí)不足，檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前，我國農(nóng)業(yè)科研人員對(duì)科研檔案管理存在一定的思想誤區(qū)，主要表現(xiàn)為“三重三輕”：一是重申報(bào)、輕建檔。不少農(nóng)業(yè)科研人員認(rèn)為，農(nóng)業(yè)科研工作關(guān)鍵是看成果、講實(shí)用，因此對(duì)科研資料歸檔的認(rèn)識(shí)比較淡薄，沒有熟悉、掌握農(nóng)業(yè)科研檔案的建檔工作要求，不重視科學(xué)試驗(yàn)的原始記錄，以致科研報(bào)告不完善。甚至有部分農(nóng)業(yè)科研人員視科研成果為個(gè)人成果，忽視了集體勞動(dòng)的作用，把一些應(yīng)歸檔的核心材料自行保管，許多珍貴的原始數(shù)據(jù)材料遺失或保留在個(gè)人手中，人為地造成科研材料歸檔不全或核心材料缺失。還有部分科技人員搞科研寫文章的目的就是為了評(píng)職稱，認(rèn)為職稱上了材料也就沒有保留的意義，對(duì)科研成果轉(zhuǎn)化的實(shí)際意義沒有明確的認(rèn)識(shí)，不主動(dòng)配合檔案管理人員工作，輕建檔，致使歸檔工作難以深入開展。二是重成果，輕積累。個(gè)別農(nóng)業(yè)科研人員和檔案管理人員認(rèn)為，科研檔案只需做好已獲重要成果的項(xiàng)目檔案的收集工作，而對(duì)一些暫時(shí)無突破或認(rèn)為失敗的研究項(xiàng)目歸檔工作重視不夠，沒有認(rèn)識(shí)到科學(xué)研究是一項(xiàng)探索性的工作，短時(shí)沒有明顯突破或認(rèn)為失敗的科研項(xiàng)目，并不代表以后就沒有參考價(jià)值，沒有認(rèn)識(shí)到即使失敗的科學(xué)研究資料對(duì)今后的科學(xué)研究也有借鑒作用，至少可以避免后人走彎路。所有科研檔案都是科學(xué)研究不可缺少的憑證和參考資料，科研材料都應(yīng)歸口管理。三是重短期，輕長期。由于農(nóng)業(yè)科研檔案的積累和收集是個(gè)長期、系統(tǒng)的工程，少則3～5 a，多則十幾年，期間會(huì)形成大量的不同載體的檔案材料，同時(shí)檔案材料的流失現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。另外，有些科研項(xiàng)目是多部門多單位合作完成的，由于沒有及時(shí)收集、整理，導(dǎo)致科研檔案材料缺乏連續(xù)性、完整性。主要表現(xiàn)為：只重視科技成果鑒定、報(bào)獎(jiǎng)階段的檔案收集和管理，輕視科研準(zhǔn)備階段、研究試驗(yàn)階段、推廣應(yīng)用階段的檔案管理。歸檔的數(shù)據(jù)和材料不能真實(shí)地反映科技成果的水平，成果性、總結(jié)性、鑒定性及獲獎(jiǎng)證書等方面的材料較多，而研究試驗(yàn)階段的各種原始記錄，如科研項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、方案論證、試驗(yàn)記錄及試驗(yàn)報(bào)告測(cè)試數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)等系統(tǒng)性材料卻較少，從而使科技檔案無法成為查考研究、爭(zhēng)辯和處理問題的重要依據(jù)或法律證明材料。特別是科技體制改革后，個(gè)別轉(zhuǎn)制科研院所的領(lǐng)導(dǎo)將工作重心放在了短期的經(jīng)濟(jì)、創(chuàng)收上，對(duì)科研檔案工作缺少關(guān)注，加之院所人員流動(dòng)頻繁，檔案管理人員任意變換，管理體系開始松懈，檔案管理工作好的做法不能堅(jiān)持，導(dǎo)致一些重要科研檔案長期分散保存在各業(yè)務(wù)部門，甚至一些重要科研檔案隨人走而散失，造成無法估量的損失。此外，檔案管理人員的工作熱情不高，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作沒有活力，一定程度上也阻礙了科研檔案的有效利用。

1.4 管理方式落后，檔案資源有效利用率低

長期以來，農(nóng)業(yè)科研院所作為國家農(nóng)業(yè)科技的研發(fā)主體，承擔(dān)了大量的技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目，積累了大量的試驗(yàn)數(shù)據(jù)和科研資料，科研檔案數(shù)量逐年增加。與其他行業(yè)科研工作相比，農(nóng)業(yè)科研檔案具有企業(yè)和事業(yè)單位預(yù)算的雙重身份，領(lǐng)域更加廣泛，類別更加繁多，收集更加困難，導(dǎo)致目前科研項(xiàng)目歸檔材料不全、質(zhì)量不高的問題更為突出。從部分科研單位2006～2009年的1 200多份科研檔案的歸檔情況統(tǒng)計(jì)分析中發(fā)現(xiàn)，符合檔案要求、資料齊全的檔案不足400份，約占應(yīng)歸檔檔案的1/3。不符合要求的檔案所存在的突出問題是資料繁雜、不齊全，導(dǎo)致歸檔的科研材料的理論和應(yīng)用價(jià)值不高，大大降低了科研項(xiàng)目檔案利用價(jià)值和“含金量”。目前，農(nóng)業(yè)科研單位大多數(shù)以電子文檔的形式出現(xiàn)，但很多科研單位的檔案管理手段還停留在傳統(tǒng)的手工操作模式，收集歸檔的材料只限于紙質(zhì)文檔上，檢索方法單一、速度慢、準(zhǔn)確率低。計(jì)算機(jī)未能在檔案信息的存儲(chǔ)、加工、傳遞上普遍應(yīng)用，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。許多地方仍延續(xù)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下傳統(tǒng)的管理模式，檔案部門與研發(fā)機(jī)構(gòu)，管理機(jī)構(gòu)接觸少，檔案管理員專業(yè)知識(shí)不足，一定程度上也阻礙了科研檔案的有效利用。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

一是強(qiáng)化檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)干部要重視科研檔案管理工作，科研人員要牢固樹立依法建檔的觀念，提高依法管理檔案的自覺性，為農(nóng)業(yè)科研檔案工作的正常開展?fàn)I造一個(gè)良好的環(huán)境。二是建立完善的管理制度和獎(jiǎng)懲辦法。農(nóng)業(yè)科研單位要明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，研究解決工作中的實(shí)際問題，要把檔案工作作為單位的重要工作，納入總體規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)預(yù)算。要配齊檔案工作人員，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定，提供合適的庫房，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。農(nóng)業(yè)科研單位更要把科研檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容納入科技管理工作環(huán)節(jié)之中，讓科技人員了解檔案以及所形成檔案的各種要求，從課題開題起就指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理組卷，定期向檔案室移交?？蒲袡n案人員要經(jīng)常深入課題組，指導(dǎo)和協(xié)助他們整理、組卷?？萍既藛T應(yīng)注意規(guī)范收集和保存田間地頭、試驗(yàn)棚（室）中形成的原始材料，對(duì)歸檔材料要認(rèn)真檢查，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性?？蒲腥藛T或科研單位申報(bào)成果時(shí)，檔案部門應(yīng)對(duì)歸檔的科研材料進(jìn)行檢查，驗(yàn)收合格蓋章后方可申報(bào)。三是建立嚴(yán)格的保密制度，加強(qiáng)檔案安全保密工作。農(nóng)業(yè)科研檔案的安全保密工作不單是指實(shí)體的保存，而且更重要是信息的安全。必須建立嚴(yán)格的保密制度，涉及一項(xiàng)科研成果的有關(guān)人員必須遵守、簽訂有關(guān)協(xié)議；檔案應(yīng)指定專人保管，控制使用權(quán)限，追蹤檔案利用情況等；秘密的科研檔案要建立備考檔案，如實(shí)驗(yàn)室過程、機(jī)關(guān)人員、秘密被知程度等。做好安全保密工作，是對(duì)科技成果和科技人員的高度負(fù)責(zé)，也是對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員責(zé)任心的考驗(yàn)，必須提高信息安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案安全保密工作。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方法，提高管理工作效率

運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)科研檔案進(jìn)行管理，是新世紀(jì)提高檔案管理和服務(wù)效率的必然要求。在做好保密工作和保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，有步驟、分批次、循序漸進(jìn)地推進(jìn)科研檔案材料的及時(shí)收集，提高檔案管理的工作效率。實(shí)行現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)、多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行科研檔案材料的收集、整理及加工，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化?？蒲袡n案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，科技管理工作部門應(yīng)把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合，實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)與科研文件材料的歸檔同步；檢查項(xiàng)目進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成同步；上報(bào)登記、評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果、科技人員提職考核與檔案室出具專題歸檔情況證明材料同步。同時(shí)，還應(yīng)做到如下4個(gè)方面：一是建立完善的科研檔案工作日常檢查制度；二是建立完善的科研檔案調(diào)閱與使用權(quán)限制度；三是建立完善的科研檔案保管制度；四是建立嚴(yán)格的庫房管理制度。

2.3 規(guī)范檔案開發(fā)利用方式，積極宣傳報(bào)道科技成果

編制各級(jí)各類的檔案分類目錄，豐富檢索手段。對(duì)于歸檔的材料要及時(shí)編制全引目錄、案卷目錄、分類目錄和全宗卷，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的檢索工具及時(shí)、準(zhǔn)確地為科技人員提供行之有效的服務(wù)，為農(nóng)業(yè)科技信息交流提供平臺(tái)。通過多種多樣的宣傳方式，積極宣傳報(bào)道科技成果。如利用課題申報(bào)、成果鑒定等活動(dòng)作口頭宣傳；利用科技信息發(fā)布會(huì)宣傳科技成果；舉辦科研檔案展覽直接地展示農(nóng)業(yè)科研檔案信息或以復(fù)印件進(jìn)行交流；出版一些宣傳科技成果方面的刊物，將一些可公開的科技成果向世人展示；借助報(bào)刊、圖書等出版物，直接公布科技檔案信息或?qū)n案轉(zhuǎn)化成文章或其他形式加以發(fā)表，使農(nóng)業(yè)科研成果、先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)傳至全國各地。

2.4 加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

科研檔案工作的宗旨是為科技服務(wù)。檔案人員必須具有淡泊名利、忠于職守、踏實(shí)工作和吃苦耐勞的精神，要樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)、端正服務(wù)態(tài)度、改進(jìn)服務(wù)方法、提高自身專業(yè)素養(yǎng)。要重視和加強(qiáng)檔案人員的理論學(xué)習(xí)，加大對(duì)科研檔案管理人員的培訓(xùn)力度，建立檔案現(xiàn)代工業(yè)技術(shù)研究基地。培養(yǎng)一批具有較高水平的檔案管理人才，以及一批具有較強(qiáng)實(shí)際操作能力的檔案技術(shù)能手，從而適應(yīng)檔案管理實(shí)現(xiàn)從封閉向開放的轉(zhuǎn)型，從手工操作向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)換，從依靠行政手段管理檔案向依法管理檔案轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)移，使檔案工作者從檔案管理者變?yōu)闄n案信息開發(fā)者。

3 結(jié)語

加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理有助于農(nóng)業(yè)科研水平的提高，有利于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，有利于促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化和農(nóng)業(yè)科研單位科研工作進(jìn)一步深入的開展。充分開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源，為利用者提供完善、健全的檔案信息資源，使之更好地為“三農(nóng)”服務(wù)，是當(dāng)前做好科研檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，也是農(nóng)業(yè)科研檔案管理者的重要職責(zé)。

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