以人為本的學籍檔案服務

佘利莉

（韓山師范學院 綜合檔案室，廣東 潮州 521000）

以人為本的學籍檔案服務

佘利莉

（韓山師范學院 綜合檔案室，廣東 潮州 521000）

通過研究高校學籍檔案的特性，對學籍檔案管理工作和服務進行了探討分析.關鍵詞：高校；學籍檔案；管理；服務

學籍檔案是該學生在學校學習的這段時間的學習、活動表現的記錄，是學生在校學習的憑證，是具有保存價值的歷史記錄.原始性、真實性、唯一性、可靠性和永久性是學籍檔案的重要特征.從結構上看，學籍檔案記錄包括錄取名單表、學籍表、學生在校期間成績單、畢業名單表等內容；以教育形式劃分為博士、碩士、全日制普通本科、繼續教育、成人自考、非學歷教育、網絡教育及公開教育等畢業生的學籍檔案.

學生管理是高校管理的重中之中，所以學籍檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，直接關系到高校辦學中管理水平的高低.它的管理水平的高低，直接影響著高校檔案服務校友、服務社會水平的高低，甚至直接影響檔案館以人為本的服務理念.

1 學籍檔案以人為本的作用與價值

學籍檔案記錄了一所高校自建立辦學后培養的所有學生的學籍信息，與每位畢業生的切身利益息息相關，具有憑證作用及社會服務功能，有以下幾方面體現：

1.1 重要憑證

學籍檔案的承接性、原始性是以學生實際情況為本，是學生在校期間所經歷的重要憑證.隨著高校擴招，日趨嚴峻就業形勢，學生畢業一踏出校門，就面臨著多方抉擇，找工作、考研、出國、轉落戶口等事情.在辦理相關事宜時，需要學生所在檔案館提供學歷(學位)證明、成績證明、學籍證明、以及錄取、畢業證明等相關材料.對往屆畢業生來說，職務晉升、工資調整、檔案補充、畢業證明或學位證明補辦、考研、工作調動、社保辦理、出國留學等，同樣需檔案館為其出具相關的學籍檔案證明材料.無論年齡、無論學歷，都需所在檔案館為期提供在學校期間的學籍檔案，以此作為憑證. 1.2辨偽功能

學籍檔案具有唯一性和承接性，在社會服務中具有很強的辨偽功能.隨著社會的進步，市場的競爭就是人才的競爭，人才是第一生產力，誰擁有人才誰就能引導行業的發展.正是因為對人才的渴望，尤其是對高層次人才的需求，提高了企業單位對人才選拔的標準，以致選拔人才的時候的“拼文憑”現象.同時，由于一部分人不愿努力，又存在僥幸心理，使得不法分子有了造假、售假文憑的市場，社會上普遍出現文憑造假、學歷造假的現象.學籍檔案就是辨偽利器，因其特有的可靠性和唯一性.通過調檔、查檔的方式讓假文憑、假學歷現象無處藏身，為用人單位把關.

1.3 推介功能

學籍檔案具有可靠性，它的調用起到令人信服的推介功能.在公務員選拔過程中，企事業單位選拔科技干部和管理人才的時候，部隊選拔優秀學子參軍的過程中等，都需要查看學生檔案、尤其學生的學籍檔案，作為重要的推介依據之一.

1.4 紀念價值

學籍檔案具有永久保存價值，在服務中具有特殊的紀念意義.學籍檔案是高校辦學過程中檔案形成的核心，是應該永久保存的檔案.隨著時間的推移，那些記載著歷屆畢業生的學籍信息和學習信息的學籍檔案，就是每個畢業生在校學習的歷史記憶.每當學生們重返母校的時候，走過了二三十年甚至更長的時間，再次聚首，查閱用學籍表制作而成的校友紀念冊的時候，往事歷歷在目，就是校友們回憶在母校時光的最有價值的紀念品，它凝聚了校友對母校的感情，服務了校友.

2 我校對學籍檔案的前期管理

2.1 注重學籍檔案形成過程

學籍檔案要服務于人，應當加強學籍檔案的管理，關鍵在于檔案的形成管理.學籍檔案形成期，是從學生進校后填寫的學籍表開始，到學生畢業離校結束的過程.只有把學籍檔案的材料收集完整齊全并且準確規范，才能夠滿足畢業生日后的利用.第一，注重學籍檔案的形成過程，應當在學籍檔案形成過程做好歸檔指導、檢查與監督工作.嚴格要去學生在填寫的學籍表時候按照規范要求進行填寫并且過程中進行跟蹤管理，持續到學生學習完全部課程、修滿學分、畢業離校為止，以此保證歸檔的學籍檔案符合管理要求.

在學生填寫完成之后，接下來的工作需要教務員進行配合，教務員必須認真進行各種材料的收集積累，并在學籍表異動欄內隨時記錄下來，如：延期、重修、退學、出國讀書、聯合培養、休學、復學、轉學、轉專業、研究生轉指導老師、攻讀雙學位、獎懲等.針對個別學籍表缺失照片的現象，提醒教務員在每年畢業生離校之前對學籍表認真檢查，及時補漏，杜絕缺照片現象的發生.

2.2 把好學籍檔案形成最后關口

在學生離開母校奔赴社會之時，學生在校期間的檔案會隨學生進人其所在單位，在學校會留有一份學籍檔案歸到學校檔案館(室)留存.以此作為鑒別查詢之用，所以學籍檔案中的成績單如果有所欠缺的話，不僅對會造成很大傷害，還會使學籍檔案的失真.

所以，檔案館員應當樹立“以人為本”的服務理念，把好學籍檔案形成最后關口.確保在學籍檔案材料歸檔之前，對學院的教務員起到督導作用，及時了解學生成績單的形成情況，將檢查、驗收前移，從而確保學籍檔案材料從形成到驗收層層把關，零差錯.

3 以加強管理為基石，提升檔案質量

在高校檔案中，學籍檔案的利用率是在所有檔案資料中的利用率是最高的.由于利用面廣，利用人員眾多，折射出學籍檔案的利用需求巨大，更加突出了學籍檔案在社會中的服務地位，所以，作為管理人員，我們必須把學籍檔案管理的理念提高到以人為本的高度上來.在搞好學籍檔案形成過程的管理與監控的的基礎上，關鍵是抓住檔案管理須以人為本的特點，不斷提升學籍檔案的管理服務水平，是高校檔案工作者和管理人員必須著重思考的問題.

3.1 以人為本的管理監控

學籍檔案的管理監控須做到以人為本，優質的服務是在學籍檔案管理監控到位的基礎上實現的，使學籍檔案的管理監控更加人性化，是為了學籍檔案在形成后，在其保證完整性和真實性的基礎上能夠方便的為詢查者提供優質的服務.所以，學籍檔案的管理監控必須以人為本.反之，學籍檔案管理缺少嚴格制度、沒有進行人性化管理，收集歸檔時監控不力，出現漏收、漏歸問題等問題，就會對學籍檔案以后的服務工作的展開產生不良的影響.因此要提高學籍檔案的服務水平，必須加強對學籍檔案進行以人為本的管理監控，才能確保學籍檔案的規范性、詳實性和完整性.

3.2 拓展服務渠道

學籍檔案以人為本的服務水平提高，很重要的方面是提供服務的手段和提供服務的效率.一直以來，高校檔案館(室)還停留于調取紙質檔案的形式為社會人員提供服務，服務形式單一，并且工作量巨大，并且服務過程中對紙質檔案的損害較大.近年來，隨著檔案信息化建設的逐步推進，數字化檔案工作進一步展開.實現不進庫房，借助計算機網絡為查詢者提供查閱和打印學籍檔案等服務，實現方便、快捷，準確的服務.

3.3 增強服務意識

檔案工作人員在做好檔案的整理工作的基礎上，要樹立以人為本的檔案工作職業形象，努力增強服務意識的同時有效的提高服務效率，做到熱情接待，使利用者有種賓至如歸的感覺，同時虛心的接納利用者的反饋意見，及時發現改正工作中的不足，以科學的發展觀讓館藏學籍檔案發揮應有的作用.

〔1〕聶紅梅.從內容規范入手完善學籍檔案[J].陜西檔案，2011(03).

〔2〕呂輝.新時期高校學生檔案信息資源開發探討[J].黑龍江生態工程職業學院學報，2010(01).

〔3〕羅翠蓮.高校學籍檔案管理的問題及對策研究[J].蘭臺世界，2007(21).

〔4〕劉哲.高校學籍檔案管理的特點[J].機電兵船檔案，2005(05).

〔5〕吳珊.拓展高校學籍檔案開發和利用芻議[J].陜西檔案，2011(01).

〔6〕林慕嬋.高校民生檔案“為民謀利”[J].廣東檔案，2009(05).

〔7〕趙麗華.加強高校學籍檔案管理維護高等學歷的嚴肅性[J].雁北師范學院學報，2007(01).

G 271

A

1673-260X（2012）07-0093-02