現代檔案管理創新與發展的思考

李玉華

（赤峰市軍隊離退休干部休養所，內蒙古 赤峰 024000）

現代檔案管理創新與發展的思考

李玉華

（赤峰市軍隊離退休干部休養所，內蒙古 赤峰 024000）

隨著現代化科學技術的不斷發展，在檔案管理過程中，計算機技術和網絡信息技術的普遍應用，對檔案管理人員的管理素質、管理水平、管理能力等方面都提出了更高的要求.時代發展的需要，對檔案的利用也提出了新的要求.檔案管理工作者必須把握時代形勢的發展潮流，努力轉變思想觀念，認真學習，不斷開拓創新，積極實踐.在管理中，完善各種規章制度；加強信息化管理；注重從業人員素質水平的培養；努力不斷改善服務質量.

現代化；檔案管理；創新；發展

在檔案管理工作中，我們深深地感受到，各種現代化信息技術特別是計算機技術的應用，已成為各級檔案管理單位在日常工作中的管理首選.如何適應現代化檔案管理發展的需要，對于檔案管理工作者提出了更高、更新的要求.目前隨著國家經濟建設和改革發展的日益深化，檔案管理工作也發生了很大的變化；管理層面復雜多樣、管理手段要求更高、管理水平急需提高.面對檔案管理工作中遇到的種種挑戰，我們必須要從思想認識、理論學習、工作態度、服務水平等方面與時俱進，樹立服務創新理念，從完善各項規章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質等方面入手，促進檔案管理工作的不斷發展.

1 目前檔案管理工作的現狀

在檔案管理工作中，我們發現，隨著社會經濟建設的高速發展，特別是隨著信息化的發展，各級檔案管理部門在檔案管理工作中都遇到了很多新的挑戰，傳統的檔案管理模式越來越不能適應社會發展的需求，原有的管理模式落后、管理水平低下、管理意識滯后、管理資金短缺、軟硬件設備配置不齊，而檔案的數量和種類都在不斷的增加，管理難度愈來愈大，主要反映在以下幾點：

1.1 管理制度建設不夠

在工作中，各級部門花費了大量的時間和精力，為檔案管理工作制定了一系列規章制度，涉及到檔案管理的各個方面.然而從檔案管理工作的實際情況來看，大都流于形式，執行力欠缺，各部門沒有形成有效的合力，各自為政，配合不到位.在協調、統籌、利用等方面存在一定的問題.首先是檔案收集制度不健全，很多檔案在收集整理歸檔的過程中缺乏系統完整的記錄，失去了許多應有的使用價值；其次是檔案保管制度不健全，有些基礎設施建設不夠，使得部分檔案遺失，造成了不可彌補的損毀；還有就是檔案利用制度不健全，很多部門沒有形成對檔案使用的有效機制，重視程度不夠，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值.所有這一切都不同程度地影響了對檔案的管理開發和研究使用.

1.2 現代化信息管理水平低下

隨著時代的發展，在檔案管理工作中，各種現代化信息技術被不斷的應用，檔案的保管存儲由原來單一的紙質文本發展為紙質、影像、電子集成等多種存儲資料共存的局面.在檔案管理和使用過程中，我們發現，很多檔案管理沒有配齊應有的檔案管理軟件，檔案的檢索提取仍然依靠手工來操作.已有的各種電子檔案的瀏覽使用明顯不足，沒有發揮出有效的作用.

1.3 檔案從業人員素質明顯偏低

由于各種原因，在各級部門檔案管理崗位上，檔案從業人員來源復雜.很多檔案人員文化程度不高，還有不少是兼職人員，缺乏專業檔案管理技術經驗.對于檔案管理工作職責認識不清，缺乏主動性和責任心.在計算機使用上，應用水平不高，實際操作能力低，不能很好地完成現代化檔案管理工作任務.

2 檔案管理工作創新與發展的思考

檔案管理工作要想又好又快的發展，必須走創新發展之路.社會經濟建設和思想發展對檔案管理工作提出了許多新的要求.檔案管理工作要適應時代發展的要求，必須在思想上、理論上、方法上與時俱進.檔案從業者作為實現管理創新發展的主體，必須要有一身過硬本領.要有扎實的業務基礎和較強的管理能力及服務意識，要熟悉檔案業務工作的各個流程與環節，要應用現代化管理手段來掌握各門類檔案的管理，逐步做到利用現代化手段保管和開發利用多種檔案信息資源，通過科學高效的管理，實現檔案管理工作的創新與發展.

2.1 加強領導、提高認識、努力完善檔案管理各項規章制度

在檔案管理工作中，領導必須要有足夠的重視，各級各部門要把檔案管理工作擺在一個重要的位置上，要充分認識到檔案管理工作的重要性、必要性和緊迫性，規范檔案管理程序和方法，提高管理水平.建立健全檔案管理人員的進出制度，穩定檔案管理工作的延續性.要制定檔案管理工作的各項規章制度，規范從業人員檔案管理水平.依據《檔案法》和檔案管理的有關規定，聯系工作實際，在檔案的收發、整理、保管、利用等方面嚴格把關，形成切實有效的檔案管理制度.創新檔案管理模式，提高檔案管理現代化意識，從基礎工作抓起，探尋管理規律，學習成功經驗，充分利用檔案管理信息軟件，建立電子檔案，努力實現檔案和紙質檔案一體化管理，從而有效地提高檔案的利用率，實現檔案管理工作科學化、現代化、規范化，有力推動檔案管理向更高層次邁進.

2.2 加強管理、提高素質、全面實現檔案管理人員思想意識的轉變

隨著社會經濟建設的快速發展，對檔案管理人員提出了更高、更新的要求.要使檔案管理工作有所創新和發展，在思想觀念、管理理念上必須要有創新意識.要改變傳統的檔案管理工作方式，在思想認識上摒棄過去的那種“等、靠、要”和“重管理、輕利用”的觀念，要有積極進取、無私奉獻、開拓創新的精神，熱愛本職工作，不斷加強理論業務知識的學習，加強自身的素質培養，拓寬視野.要熟悉和了解檔案管理工作發展動態，能夠正確運用現代化科學、規范的管理手段，運用檔案管理的一些新理論、新技術來解決檔案工作中出現的新問題.要樹立檔案管理信息化意識，樹立新的科學發展觀和工作態度，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術，能夠靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質.要加強檔案管理干部隊伍的建設，培養檔案管理人才，實現由單一專業型向多樣復合型轉變，提高服務意識，掌握現代化管理手段，由被動工作向主動服務方面發展.

2.3 加強服務、提高水平、用創新發展來滿足檔案管理的需要

在檔案管理工作中，既要保持原有的傳統服務手段，又要與時代發展緊密相連，必須不斷地完善服務手段，用創新發展來滿足檔案管理的需要.這就要求我們在服務內容上不斷創新，從檔案數量要求向質量要求轉變.在服務方式上不斷創新，由被動服務向主動服務轉變.在服務手段上不斷創新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變.在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣，建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發利用上，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化.要引進國際國內在檔案管理過程中所形成的一些最新科技技術和手段.要把計算機技術充分應用到檔案管理的各個方面，形成以電子技術統領的錄像、照片、磁盤、光盤、微縮等新型載體共存的局面，增加檔案的信息存儲量.計算機技術的使用，又會極大地提高檔案管理的工作效率，減輕工作人員的勞動強度，讓檔案管理工作人員能夠有一些時間和精力去熟悉檔案的相關內容和規律，進一步提高檔案管理水平，提升檔案管理者的整體素質，達到全面、高效、優質的服務.在具體的工作中，開展信息化服務.建立檔案系統局域網，制作相關網頁，積極組織上網數據和信息，開展網上檔案服務的工作.建立電子檔案數據庫，在局域網上開展電子檔案程序服務，實現檔案信息資源共享.在檔案管理相關網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，實現第一時間文檔的收集上傳，在檔案系統局域網服務器上歸檔.開展在線服務，突出文檔信息的時效性，通過信息系統、信息網絡及時準確地為社會提供多種檔案信息.

2.4 加強聯合、提高效益、積極拓展多元化服務領域

隨著科學技術的發展和社會生活的需要，人們對各類信息的需求日益迫切，在科學研究和生產建設、行政管理活動中，檔案信息活動已成為人類活動的一個有機組成部分.各級領導和相關部門要積極發揮檔案信息的社會化服務功能，使檔案職能部門與社會各階層相關部門聯合起來，加大現代信息化產業數字的投入，挖掘各方潛力，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢，整合資源，實現信息共享.要走出一條信息化產業道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體.充分發揮產業的鏈條作用，最大化的利用檔案信息資源，努力滿足社會各界的需要，并努力將這類檔案管理轉化為經濟效益，通過這些信息技術的廣泛應用，給檔案工作帶來新的活力和生機，為檔案工作的可持續性提供經濟上的有力保證.

總之，檔案管理工作在創新與發展的過程中，領導的重視，制度的完善，人員素質的提高，現代化技術手段的應用、產業鏈條的建立是實現這一切的關鍵.檔案管理工作者必須要在思想意識上、工作方式上與時俱進，加強觀念的更新、業務知識的學習、操作技能的提高，才能使檔案管理工作跟上時代發展的步伐，為社會服務才能發揮更大的作用.

〔1〕李華.對高校檔案管理創新的思考[J].佳木斯大學社會科學學報，2003（04）.

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〔3〕王煜.順應時代，搶抓機遇，全面提高檔案管理人員的素質[J].新西部（下半月），2010（02）.

〔4〕王蕊.淺析現代化檔案管理創新思考[J].黑龍江科技信息，2011（13）.

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