檔案工作以人為本的思考

王建宇

(南通航運職業技術學院，江蘇 南通 226010)

檔案工作以人為本的思考

王建宇

(南通航運職業技術學院，江蘇 南通 226010)

以人為本是檔案部門貫徹落實科學發展觀的核心所在，是新時期檔案工作發展的必然趨勢，文章就檔案部門施行人本管理的意義和措施作了初步探討。

以人為本；檔案；管理

以人為本是科學發展觀的核心思想，是檔案部門貫徹落實科學發展觀的出發點和落腳點。在檔案工作中施行人本管理，是現代檔案工作的新思維和新觀念，也是檔案管理今后發展的必然趨勢。

一、檔案部門施行人本管理的重要意義

1.施行人本管理是檔案部門貫徹執行檔案新規則的內在本質要求

2006年國家檔案局以8號令的形式頒布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》,新《規定》 對機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限進行了重新劃分，凡是涉及與人有關的文件材料其歸檔范圍及保管期限劃分均遵循了“從寬”原則，充分體現了新時期檔案鑒定工作以人為本、尊重維護公民權益的思想。2008年8月,教育部和國家檔案局以教育部27號令頒布實施了《高等學校檔案管理辦法》，新的《辦法》第十五條明確提出將學生檔案從黨政管理類和教學類中單列出來組成獨立的一類，真正體現了高校以學生為本的人本精神，是人本理念在高校檔案工作中的具體表現。同年10月,國家檔案局局長楊冬權同志在檔案年會上提出的建立“兩個體系”的思想，即建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系。“兩個體系”的提出，充分體現了檔案工作的開展要以人民為中心、服務于民生的思想。這一系列檔案重要舉措的施行，是以人為本的科學觀在檔案領域的深化和落實，體現了堅持以人為本已經成為檔案部門落實科學發展觀的核心所在，是今后檔案部門開展工作的行動準則和根本依據，并將成為今后檔案管理工作的發展方向。

2.施行人本管理是提高檔案管理水平的根本途徑

檔案工作的三要素是：檔案工作者、檔案和檔案利用者。其中作為主體的檔案工作者是最基本、最重要的因素，是聯系檔案實體與檔案利用者的橋梁和紐帶，他們既是檔案的最初生產者，又是檔案信息服務的最終提供者。因此，檔案工作者的業務水平、工作能力、文化素質、創新意識、敬業精神等都會直接影響檔案管理的整體水平，最終決定了提供檔案信息服務的質量。檔案工作要提高、要創新，離不開人，必須依靠檔案工作者來實現。從根本上講，這就需要不斷提高檔案工作人員的理論知識和現代化管理水平，提升檔案人員的業務水平和實際工作能力，通過檔案人員自身素質的提高來推動檔案管理水平不斷進步。因此，堅持以人為本，實行人本管理，是檔案工作求發展、謀創新的根本途徑。

3.施行人本管理是現代檔案部門實現價值的必要手段

檔案的最終目的是利用和服務，它是檔案工作的核心，也是檔案收集、整理、保管、鑒定工作的價值實現過程。檔案部門要實現自身價值和社會價值，必須通過提供檔案利用服務的水平來體現。而過去檔案管理多重物輕人，只注重檔案的保管，而忽視了檔案的利用，很少考慮到利用者的需求和期待。隨著時代的發展、社會的進步，檔案的主體不再是檔案資料而是檔案工作者和利用者，檔案工作應該圍繞檔案利用者的需求來完善檔案信息資源建設，提供符合利用者需要、讓利用者滿意的服務，以獲得利用者的認可和產生積極的社會活動影響；另一方面，檔案利用服務的最終實施離不開檔案工作人員，因此建立一支高素質的檔案工作人員隊伍，為利用者提供高水平的檔案服務，最終實現檔案的價值，進一步提升檔案部門的社會形象，是檔案工作的重中之重。

二、檔案部門施行人本管理的措施

在檔案部門施行人本管理，就是將檔案工作者和檔案利用者放在首位，各項檔案管理活動都圍繞這兩類人的需求和發展來展開。筆者以為，可以從以下幾個方面著手：

1.堅持以人為本的領導理念

檔案工作者所從事的是一項默默無聞、無私奉獻的工作，無論在大的社會環境中還是在小的單位環境中，總是處于似乎不太重要的位置，感覺上可有可無，在這種境況下，他們最需要的就是別人的肯定、支持和鼓勵。因此，檔案部門的領導應該對檔案工作者實行人性化管理：一是要注重尊重理解、關心愛護檔案工作者，并適時給予工作上的支持和肯定，充分調動檔案工作者的主動性和積極性，激發他們的創造性和能動性，使其成為工作的主體。二是建立完善合理的競爭機制、獎勵機制和分配機制，通過物質、精神的獎勵和滿足，使檔案工作者充分認識到只要努力工作、發揮才干貢獻力量，同樣能得到肯定和認可，最終達到激勵其發揮聰明才智更好地為社會做貢獻的目的。三是要為檔案工作者創造良好的工作環境，注重營造和諧的人際關系，使其能在友好合作、相互關懷的人文環境中工作和學習。

2.立足以人為本的育人理念

新時期檔案工作面臨著嚴峻的挑戰，要迎來新的發展、邁上新的臺階，必須加強檔案人員隊伍建設，促進檔案工作者的全面發展：一是加強政治理論知識的學習，提高檔案工作者的政治理論水平和鑒別能力。檔案工作是一項黨性和政治性都很強的工作，檔案工作者一定要認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表重要思想，認真落實科學發展觀，堅定自己的政治立場，這樣才能在今后的工作中找準方向，增強辨別是非的能力。二是加強檔案工作者的職業道德修養的培養，形成嚴謹的工作態度和認真的工作作風，樹立敬崗愛業、奮發進取的職業道德和全心全意為人民服務的思想，積極推動檔案工作健康快速發展。三是加強檔案理論知識學習和技能培訓，提高檔案工作者的業務能力。多途徑、多形式加強檔案人員的業務培訓：支持檔案人員參加各類檔案業務進修和培訓，學習檔案的新理論、新技術、新方法，以不斷增強檔案人員的理論知識和業務水平；鼓勵檔案人員積極參加檔案系統組織的工作交流、協作組活動，增進同行間的溝通與交流，及時把握檔案工作新動態，將檔案工作的新經驗、新做法運用到實際工作中，以不斷完善和改進檔案工作；聘請檔案專家做講座，介紹檔案工作的先進理論、經驗，并現場答疑解難，實地指導檔案工作等等。四是加強檔案現代信息技術的學習，切實增強檔案工作者檔案信息化、現代化管理水平。在學習掌握了計算機基本操作技能基礎上，更要加強計算機網絡應用、檔案管理軟件應用知識和技能的學習，使檔案人員掌握運用檔案管理軟件進行檔案分類、歸檔、檢索以及提供網上查閱利用服務等。

3.樹立以人為本的服務理念

檔案部門要搞好檔案利用服務，實現自身價值，提升社會形象，就必須樹立以利用者為本的理念，明確一切檔案工作都要圍繞著利用者而展開，利用者的需求是檔案一切工作的源頭，設身處地地為利用者著想，充分尊重利用者，盡最大可能地為利用者提供高效、優質、滿意的檔案信息服務。具體而言，一是要充實檔案資源體系，為檔案的利用提供物質基礎。要充分考慮到人的因素，建立完善檔案收集體系，圍繞檔案利用者的需求，重新審定文件材料歸檔范圍和保管期限表，以國家檔案局8號令為依據，擴大涉及個人權益材料的收集范圍并從寬延長保管期限,建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系，從而徹底改變以往檔案部門閉門造車、檔案收集面過窄的現象，使庫存檔案能最大程度地滿足檔案利用者的需求。二是變被動為主動，提供形式多樣的利用服務，為利用者查閱檔案提供便利。改變以往只可到檔案室查閱檔案的單一方式，根據利用者的不同需求，因地制宜地采取接待查詢、授權查詢、函件代辦、電話咨詢等多種方式提供檔案利用。三是轉變檔案服務理念，為利用者提供人性化服務。要把“以利用者為本”的服務理念根植于檔案人員的心中，真正做到“利用者第一、服務至上”。在服務工作中，檔案工作者要謙虛和氣、衣冠整潔、舉止得當，把自己最亮麗陽光的一面和敬業精神呈現在利用者面前，讓利用者有賓至如歸的感覺。另一方面，在閱檔案室的布置也要人性化，如閱檔室中桌椅的規格和擺放要以適于利用者使用和感覺舒適為前提，還可以在閱檔室內擺放一些盆景、花卉，營造出一種和諧、優雅、整潔的環境，使利用者踏入閱檔室就有一種身心愉悅、溫馨舒適的感覺。

[1]董延延.如何在高校檔案部門貫徹“以人為本”[J].鄭州鐵路職業技術學院學報,2009，（2）.

[2]陳少毅.以人為本 促進高校檔案館管理與服務[J].檔案與建設,2010，（ 3） .

[3]劉韓穎.堅持以人為本思想指導檔案工作創新[J].蘭臺內外,2008，（ 2） .

G27

A

1673-0046（ 2012）1-0069-02