淺談檔案工作者的職業素養及檔案管理工作的意義

黑龍江 李家文

淺談檔案工作者的職業素養及檔案管理工作的意義

黑龍江 李家文

檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。下面，我想淺談一下檔案工作者的素養和意義。

檔案工作者要增強現代化意識、市場意識和法律意識。一是檔案職業道德意識。檔案工作者必須維護檔案和歷史事實的原貌,既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征,也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下,都要實事求是,堅持據實立檔,據實用檔,尊重歷史,忠于職守,維護黨和國家檔案的歷史真實面貌,同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。二是檔案信息傳播需要檔案工作者增強其對信息性的認識程度，提高鑒別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。三是檔案工作者要開發檔案信息并主動與市場經濟接軌，參與市場經濟活動，為市場服務。四是檔案信息傳播要求檔案工作者努力學習現代化設備的應用技術，促進檔案工作的發展跟上時代節拍。五是檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務職能時要有強烈的依法辦事意識，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用，正當參與市場競爭。

當今世界是知識爆炸的時代，網路技術發展很快，檔案管理工作應充分利用現在已經成熟的網絡技術，不斷提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務于社會。檔案管理人員在日常工作中應注意加強與各單位的協調，經常到有關單位和部門宣傳檔案信息化的知識，鼓勵各單位以電子文件的形式按規定格式、程序和要求上報有關檔案資料，以加強電子檔案的管理和建設。檔案工作不是獨立的，檔案信息化的實現依賴于方方面面的配合，要及時以數字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲存。這些工作的順利開展，需要建立一個有效的檔案管理信息化運行機制。

一、必須始終堅持科學文化知識學習

1.掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的,具有較強的語言表達能力,對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史,才能了解檔案產生的歷史背景和作用,更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要,因為檔案工作的各個環節,如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的,若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。

2.掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強,檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學,還應具有一定的經貿、法律知識。

3.掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用,要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識,才能適應檔案工作發展的需要。

二、必須堅持進行各項技能培訓

網絡改變了人們傳統的生活習慣，檔案工作者需要借助現代的傳播媒介進行有效的檔案信息傳播。因此，檔案工作者要接受相關的技能培訓。一是軟件操作和維護技能培訓，提高辦公速度，更好地促進檔案信息的傳播。二是網絡知識的學習和培訓，可以使檔案工作人員及時捕捉社會信息，針對受眾需求進行組織，提高傳播效率。三是檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓，都有利于檔案工作者正確應用現代技術，在安全與保密的條件下，進行更有效的檔案信息傳播。檔案工作者除了堅持自學的學習方式外，還可以到高校進行充電，充分利用高校人才聚集、師資力量雄厚、教育資源充足的優勢，在短時間內系統地掌握常用的信息知識和基本技能，為以后優質、高效地完成檔案工作奠定基礎。

檔案工作者素養的提升是檔案信息化的重要基礎性工作，檔案工作者要認清自己的歷史責任，檔案管理機關更要充分認識這個現實，長遠規劃，系統部署，有針對性的加強檔案工作者的素養提高，促進檔案工作健康、和諧地發展。

檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結果發現：與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

（編輯 呂智飛）

（作者單位：哈爾濱市商業學校）