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辦公篇—Word 2007

辦公007課堂之 Word 2007篇

Word新版本中的另一個(gè)重大更改是采用了一種改進(jìn)的文件格式。新文件格式有助于減小文件大小和提高文件安全性，此外還有其他優(yōu)點(diǎn)。在本課中，你還會了解到打開未采用新格式的文件時(shí)會發(fā)生什么情況。

一、采用新格式的充分理由

新的Word文檔文件格式基于新的Office Open XML Formats，其中XML是可擴(kuò)展標(biāo)記語言的縮寫。不過不必?fù)?dān)心，你無需了解XML，它完全隱藏在后臺。你只需記住基于XML的新格式具有下列特點(diǎn)：

1. 通過分隔包含腳本或宏的文件，更便于識別和阻止不需要的代碼或宏，從而有助于提高文檔的安全性。

2. 有助于減小文檔文件的大小。

3. 有助于保護(hù)文檔免遭損壞。

二、新格式帶來更多新功能

通過新文件格式，你還能夠使用僅在Word 2007中提供的功能。新的SmartArt圖形就是此類功能的一個(gè)示例。

此處的插圖顯示了如何在Word中開始使用這樣的圖形。請注意，有許多SmartArt圖形設(shè)計(jì)可供選擇。

這里列舉的只是一個(gè)例子，其實(shí)新文件格式還支持其他許多新功能，如數(shù)學(xué)公式、主題和內(nèi)容控件。

三、是否采用新格式一存便知

如果在Word 2007中創(chuàng)建新文檔，然后保存該文檔，它將自動為你選擇新文件格式。

通過認(rèn)真查看“另存為”對話框，你可以確認(rèn)所采用的文件格式。請注意，“保存類型”框顯示“Word 文檔”，這表示采用的是新文件格式。

四、四種文件格式更安全可靠

對于新Word文件格式，你可能看到的唯一外在差異在于你是否使用宏或代碼。在以前的Word版本中，只有兩種Word文件類型：文檔和模板（.doc和.dot）。Word 2007提供四種文件類型：.docx、.dotx、.docm和.dotm（“x”表示XML，“m”表示宏）。

基本文檔和模板（.docx和.dotx）不再包含宏或代碼，這就是它們在日常使用中更加安全的原因——在文檔中無法嵌入隱藏代碼。但是，由于有時(shí)宏很有用，所以提供了另外兩個(gè)文件類型來支持包含代碼的文檔和模板：.docm和.dotm。

五、兼容模式開啟早期文檔

你可能很想知道，如果用新版本的Word打開舊文檔，會發(fā)生什么情況？對于這個(gè)問題，你可以一試便知。

對于在任何Word早期版本（從1.0到2003）中創(chuàng)建的文件，Word 2007都能夠以兼容模式打開它們。此時(shí)，文檔頂部文件名的旁邊將出現(xiàn)“(兼容模式)”字樣。

六、兼容模式使用需要留意

兼容模式的意義是什么？簡而言之，Word告訴你文檔使用的是舊文件格式。由于該文件格式不支持新版本W(wǎng)ord中的某些新功能，這些功能會被關(guān)閉或修改，以便接近于Word的早期版本。

在此處顯示的示例中，用新版本W(wǎng)ord打開了舊版Word 2003文檔。請注意，標(biāo)題欄包括“Compatibility Mode（兼容模式）”。你可以看到，根本不顯示“選擇SmartArt圖形”對話框，而是顯示“圖示庫”。實(shí)際上，此“圖示庫”與Word 2003中的一樣，所包含的各種功能也相同。

如果你知道自己的文檔將與許多使用Word早期版本的人共享，最好保持兼容模式。這樣，你和對方才會看到相同的內(nèi)容，并且知道他們在其Word版本中可以執(zhí)行哪些操作，不可以執(zhí)行哪些操作。

七、轉(zhuǎn)換舊文件其實(shí)很方便

既然新文件格式有許多優(yōu)點(diǎn)，那你一定會想：可以將舊文檔轉(zhuǎn)換為新文件格式嗎？當(dāng)然可以。在Word 2007中打開文檔后，只需單擊“Office按鈕”，然后單擊菜單上的“轉(zhuǎn)換”命令，即可進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

這種轉(zhuǎn)換使你可以盡享新格式的優(yōu)點(diǎn)，例如有助于減小文件大小、提高安全性等，還可以為你提供完整的新功能。例如，你可以使用在“選擇SmartArt圖形”框中看到所有的選項(xiàng)，而不是其中的一部分。

如果將Windows配置為顯示文件擴(kuò)展名，你會看到，文件名將從My Document更改為My Document.docx。其中的“x”表示XML。

八、用轉(zhuǎn)換器實(shí)現(xiàn)文檔共享

如果你將與許多人共享文檔，則需要知道幾種方法。讓我們了解一下使用Word新版本時(shí)可能發(fā)生的幾種情況。

假設(shè)你采用的是新文件格式，你的朋友張三使用Office 2000中的Word早期版本。你要通過電子郵件向他發(fā)送最新的文檔。他可以打開該文檔嗎？

答案是：可以。當(dāng)張三單擊該文檔時(shí)，如果他的Office 2000安裝更新了最新的修補(bǔ)程序和Service Pack，系統(tǒng)將詢問他是否要下載轉(zhuǎn)換器來打開你的文檔。

張三打開的文檔與你創(chuàng)建的文檔看起來也許并不完全相同，因?yàn)閃ord新版本中的許多功能在他的版本中不存在。不過，他仍可以打開該文檔，對文檔進(jìn)行處理并發(fā)回給你。

轉(zhuǎn)換器僅適用于Office 2000 SP3、Office XP SP3和Office 2003 SP1。它僅在以下操作系統(tǒng)上運(yùn)行：Windows 2000 SP4、Windows XP SP1和Windows Server 2003。

九、存為舊格式使用更保險(xiǎn)

如果你擔(dān)心張三沒有完全更新他的Office 2000安裝，就需要在發(fā)送文檔之前將其保存為舊文件格式。操作步驟如下：

1. 單擊“Office按鈕”，指向該菜單上的“另存為”命令末尾的箭頭。

2. 在選項(xiàng)列表上單擊“Word 97-2003文檔”。

你可能會收到一個(gè)警告，指出以舊文件格式保存文檔會導(dǎo)致丟失或修改某些功能。例如，如果文檔包含新圖表，Word將通知你該圖表將被合并到一個(gè)不可編輯的對象。這樣你至少可以看到該圖表，但不能對該圖表進(jìn)行編輯，因?yàn)槟悻F(xiàn)用的Word版本不支持此新功能。