淺談人事檔案管理

人事檔案管理存在的社會價值

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發展歷程，一直以來執行的是隨人走制度，他比較真實的客觀記錄和反映了個人經歷、德才能績、社工作表現等方面的材料記錄。

在現代勞動關系中，人事檔案的作用基本包括以下方面：是考察了解員工的重要手段；是做好組織人事工作不可缺少的依據；是澄清個人問題的憑證；為人才開發提供信息和數據；是編寫人物傳記和專業史的寶貴材料。

人事檔案的社會屬性決定了其社會價值，人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷德才等方面的證據而且與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在計劃經濟時期，人事檔案是國家機關和企事業單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現實表現成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現象，更是讓不少人一度對人事檔案談虎色變。在市場經濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業和從業者之間的溝通和聯系、企業自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉。因此，要正確認識人事檔案的社會價值，充分發揮人事檔案工作的重要作用。

我國人事檔案管理的現狀，存在的主要問題及解決措施

·當前人事檔案管理中存在的不足

1、部分單位領導對人事檔案管理工作不夠重視。這種情況由來已久，這些領導總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了。在這種情況下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現在實際工作中，就會出現檔案工作沒計劃，沒安排，而且還會出現在場所、經費、人員等沒有保障的現象。

2、部分單位在檔案硬件設施上投入不足。檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

3、檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會體現管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調用原件，這樣做的后果就會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

4、人事檔案收集工作力度不夠。要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒有這樣的制度。從而導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時的現象出現。體現在收集歸檔的材料方面。就會發現要么材料不全面，要么有些材料在內容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設。

5、人事檔案管理的信息化程度不高。在科學技術飛速發展的今天，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。然而體現在人事檔案管理上，我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

·人事檔案管理的對策與思考

1、收集材料是基礎。干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂。

2、加強檔案工作的基礎建設。要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

3、提高人事檔案管理人員的素質。各級組織人事部門要嚴格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規定，加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。每2—3年對檔案管理人員進行組織培訓，重點培訓檔案管理業務知識，通過系統培訓，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。

4、采用現代化管理手段，加強人事檔案管理現代化和信息化建設。在信息化建設的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進技術和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點、統一開發的人事檔案信息管理系統，進而實現人事檔案管理工作的電子化、科學化，與此同時還要在提高人事檔案工作的科學管理水平上下功夫，從而為水文工作的順利開展奠定良好基礎。

5、加快現有人事檔案目錄數據庫的建設。

事業發展至今，各個單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現為人事變動大而且復雜，另一方面表現為現存的檔案材料數量大、占據空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現狀要求我們必須加快信息化建設，將其逐漸轉化為數據加以整理和規范，全面提高工作效率。

人事檔案管理的新思路

隨著社會日新月異的發展，實現人事檔案管理工作的新跨越，是當前信息化社會的必然選擇。

·人事檔案管理電子化

當前，伴隨著計算機以及網絡技術的迅猛發展，過去傳統的人事檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在人事檔案管理之中，加速人事檔案管理電子化進程已經成為了大家的共識。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關信息是最關鍵也是最基礎的部分。實現人事檔案管理現代化的前提在于首先實現人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質型檔案進行電子型檔案的轉化，就是把人事檔案更多有關信息輸入到計算機當中，依托電子手段構建個人信息體系。并以此為基礎，建立更加準確和完備的人事信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的相互協同配合。能夠進一步避免因紙質人事檔案形式上的非公共性、內容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當前人事檔案中存在的現實難題。人事檔案電子化的意義關鍵在于數據采集真實、管理更加規范，同時可以有效節約成本減少風險。

·人事檔案網絡化

人事檔案網絡化是指人事檔案電子化的基礎上，在遵循檔案保密規定的前提下，更好地利用網絡的優勢，全面實施人事檔案信息資源的異地共享。網絡化應和人事檔案的保密特性統籌考慮，對具有檔案保管權利的部門賦予權限，使其能夠通過網絡調閱查相關人事檔案，沒有相應權限的單位則無法自行調閱。此外，在采取現代化管理手段提高管理效能的同時，相應人事檔案管理者的綜合素質也需要與時俱進。有側重地加強專業人員的培訓，使其成為既精通檔案業務，又能熟悉運用相應軟件的優秀人才，進一步樹立創新觀念，不斷開拓創新，加速數字檔案和多媒體檔案的建立進程，加強技術處理，確保檔案保密，依托現代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

·人事檔案信息化

首先，以信息化推進檔案資源，檔案資源有效、科學整合的重要手段是整合信息化，而數據庫的整合是信息化資源整合中一種主要方式。其次，以信息化實現人事檔案的具體內容。再次，以信息化幫助做好檔案查漏工作，使用計算機信息化技術，根據人員信息項為每人定制一份“查漏目錄表”，與其人事檔案目錄進行查漏對比分析，實現查漏工作的自動化、批量化，大大減少檔案管理人員重復性的腦力勞動，提高工作效率。

（作者單位：安徽大學）