數字化環境下高校圖書館過刊管理新探

黃正良

（大理學院圖書館，云南大理 671003）

數字化環境下高校圖書館過刊管理新探

黃正良

（大理學院圖書館，云南大理 671003）

隨著電子期刊的大量應用，高校圖書館紙質過刊利用率明顯下降。通過對紙質過刊成本管理與服務效益分析，提出停止紙質過刊裝訂，全面發展電子期刊管理與服務的重要性和必要性。據此，探討全面開展電子期刊管理與服務的一些方法和措施。

數字化；高校圖書館；過刊管理

過刊是高校圖書館文獻信息資源的重要組成部分，是高校教學和科研的重要資料源，是圖書館開展情報信息服務的基礎。過刊，廣義指除當月以前的所有期刊，狹義指上一年度的期刊〔1〕。隨著數字化和網絡化的發展，高校圖書館開始引進數據庫，期刊的載體類型已從紙質為主向電子期刊為主轉移，其服務方式和服務手段發生了革命性的變化。隨之而來的是紙質過刊利用率的明顯下降，甚至到了無人問津的地步。可見，紙質過刊已面臨生存危機。紙質過刊是否還能繼續生存？答案是否定的。

一、紙質過刊利用率下降實證分析

在電子期刊出現以前，過刊管理僅就紙質而言。在傳統管理中，圖書館為了提高紙質過刊的利用率，采取全開架借閱、加大宣傳、縮短過刊加工期、主動服務、定題服務、二次文獻開發、自動化目錄檢索等多種方法和措施，取得良好的服務效果。但隨著校園網的普及，以及全文電子期刊數據庫的大量引進，各高校圖書館紙質過刊利用率呈明顯下降趨勢。下面以大理學院圖書館2009年至2011年紙質過刊的利用情況為例作一統計分析（見表1）。

表1 2009年至2011年大理學院中文紙質過刊利用情況統計

從統計數據可以看出，2009年到2011年，讀者閱覽人次和借閱量逐年下降，并且下降幅度較大，特別教師讀者群下降最為明顯。以學校每年平均在校生17 000人和教職工1 300人計，3年來，學生閱覽過刊人次不到20%，教職工閱覽人次不到24%，過刊外借量就更少得可憐。特別到了2011年，到過刊室借過刊的教師為零，學生呢，以每年200個工作日計，全校學生每天外借過刊平均不到6冊。讀者到哪里去了呢？是不是我們的師生不愛學習？當然不是。究其原因，主要是受電子期刊的沖擊。

高校圖書館大多具有較為完備的計算機和網絡設施，校園網節點遍布校內學生宿舍與教工宿舍和辦公區。圖書館除了建有電子閱覽室和光盤檢索站，還不斷增添免費的自助上網接點，方便自帶電腦的讀者檢索圖書館的電子期刊。同時，大學生一般都具備計算機技術和一定的英語能力，他們大多已成為手機報、電子書的追捧者。從高度依賴紙版到更多地喜歡電子版，這種檢索習慣的改變，是大學生利用紙質過刊不斷減少的主因〔2〕。對于教師讀者，通過調查發現，多數教師在學術研究中首選電子期刊，因圖書館數字資源較為豐富，基本滿足教師的科研需求，到過刊室的教師大多只是來復印期刊封面的。也就是說，真正利用紙質過刊的教師已趨向于零。

教師和學生是高校圖書館資源利用的主要需求者。現在大量讀者的需求已向電子期刊資源轉移，圖書館的館藏建設和服務重心是不是也要向電子資源轉移？紙質過刊，是不是應該停止裝訂？答案是肯定的。

二、紙質過刊管理弊病所在

在企業管理中，只有投入與產出協調發展，企業才能健康順利發展。圖書館亦如此，只有收藏的文獻信息資源得到充分利用，圖書館才有存在的價值和發展的空間。

長期以來，我國高校圖書館紙質過刊收藏追求的是全面、系統，大型圖書館更是視完整的連續性過刊為稀缺珍品，如此，過刊的高裝訂率，高裝訂費就形成了通病〔3〕。就大理學院圖書館而言，近年紙質期刊的訂購量基本保持在年均1 500種左右。過刊加工采用“外包”，裝訂率高達80%以上，截至2010年12月，裝訂成冊的中文過刊合訂本為48 723冊，每年加工過刊大約1 600冊，每本裝訂費7元左右，每年用于加工過刊的費用大約是1.12萬元，并且隨著物價上漲，加工費還不斷上升。過刊裝訂后，還必須投入編目、貼條碼、上架等等才能流通。加之過刊合訂本體積大，占用空間多，除了需要投入書架、閱覽桌椅等設備成本外，還必須考慮儲藏過刊的建筑空間成本。隨著過刊數量的持續增長，占據館藏空間日漸擴大，過刊存儲空間不足的問題日漸凸現，要解決這一問題，又必須增加館舍，增加館舍就必須投入大量的建設資金。除了以上成本外，還有許多隱性成本的資金流量也很多，比如水電費、人工工資等。如此高的過刊管理成本，服務效果如何呢？從2009年至2011年紙質過刊利用情況可知，服務效果非常不理想。而電子期刊卻以種類多、使用方便、檢索效率高等優勢贏得了讀者青睞。可見，停止紙質過刊裝訂，全面發展電子期刊，既符合讀者需要，也符合圖書館發展的需要。

三、全面發展電子期刊的理論依據與可行性

（一）理論依據

數字化環境下，為降低過刊管理成本，提高過刊資源利用率，國內外不少高校圖書館作了不同程度的研究。21世紀初，美國費城Drexel大學圖書館采取了期刊訂購中電子刊與紙本刊不重復的保存策略，避免了重復采購，有效利用了資金，收到了明顯的服務效果〔4〕。從國內看，2004年，洪湛《論信息時代過刊資源的管理與利用》一文提出了過刊室多元化服務的思路，即在做好傳統紙質過刊的基礎上，注重電子期刊的開發利用〔5〕。2009年，陳志勇《信息時代高校圖書館過刊的管與用》一文，提出了信息時代過刊收藏應以網上數據庫建設為重點的設想〔6〕。2010年，李景芝《改革和完善高校圖書館過刊管理的思考》一文，提出了過刊室數字資源與紙質期刊綜合利用的設想〔7〕。從國內外過刊管理看，紙質過刊管理成本與服務效益成反比，即投入大，服務效益低。電子期刊投入小，管理成本低，共享程度高，檢索效率高。這一共識，給高校圖書館停止紙質過刊裝訂，全面發展電子期刊資源提供了理論依據。美國費城Drexel大學圖書館的理論與成功實踐，是我國高校圖書館全面開展電子過刊服務的最好借鑒。雖然Drexel大學圖書館還保留了部分與電子期刊不重復的紙質期刊，但其做法，實際上已基本否定了紙質過刊的裝訂，走向全面發展電子期刊之路。

（二）可行性

改革開放三十多年來，我國各方面都取得了長足發展，高校發展更是突飛猛進。首先是校園網的普及，以及電子閱覽室的大量增加，學生宿舍校園網接點的增多，以及學生個人電腦購買率的提高，手機的普及等，為高校圖書館全面開展電子資源服務提供了有利條件；其次是圖書館不斷增加的電子資源，為資源共享提供了信息資源保障；再次是圖書館已擁有大量具備開展電子資源服務培訓的專業人員，為全面開展電子資源用戶培訓提供了人才保障。特別是近年來興起的掌上移動圖書館（掌上電腦、手機、平板電腦、電子書、MP3/MP4播放器、電子辭典等）〔8〕普及應用，為用戶創造了“無限知識，無線閱讀”的條件。這更需要圖書館加快文獻數字化建設。可見，停止紙質過刊裝訂，全面發展電子期刊的條件已經成熟。

四、全面實施電子期刊管理服務的重要意義

（一）減少館藏壓力

隨著時間的推移，館藏過刊數量不斷增加，所占館舍空間逐年增加，館藏壓力越來越大。而電子期刊資源是虛擬館藏，具有儲藏信息量大，占用空間少的特點。大力發展電子期刊可以解決館藏空間不足的問題。

（二）提高檢索效率

電子期刊與紙質期刊相比，具有檢索速度快、查全率和查準率高的特點。圖書館如果擁有豐富的電子資源，用戶只要通過電腦、手機等工具，就可以方便、快捷地索取所需資料。同時圖書館還可以利用數字資源開展課題跟蹤、課題查新等深層次服務，最大限度地滿足讀者需要。

（三）節約圖書館管理成本

電子期刊以無紙化方式制作，節省了印刷、裝訂等費用。電子期刊訂購成本低、信息量大、占用空間少、傳播不受時空限制，只要網絡覆蓋的地方，用戶都可利用。這樣就可以大大節約管理成本。

（四）為科研人員贏得更多的研究時間

在科學研究的各個階段，查閱有關的文獻信息是必不可少的一項工作。那么，在整個研究周期中要用多少時間查閱消化有關的信息呢？美、日等國的研究結果表明，一個科研周期的時間分配如下：計劃思考占7.7%，查閱信息占50.9%，研究實驗占21.1%，撰寫論文占9.3%〔9〕。可見，查閱資料是科學研究工作中的重要組成部分。在沒有電子資源的情況下，查閱資料所花費的時間還要比這個多。但如果紙質文獻資源全面數字化后，憑借數據庫，我們就可以大大減少查閱資料的時間，將節約出來的時間用在資料的閱讀、實驗和論文撰寫上，不僅可以提高科研效率，還可提高科研質量。

五、電子過刊資源服務的方法與措施

電子資源服務與紙質文獻服務一樣，同樣需要科學管理。如果缺乏科學管理，所購買的電子資源也無法充分利用。電子資源的建設和利用可從以下兩方面來開展。

（一）加強館藏電子資源建設

電子資源與紙質文獻資源一樣，是圖書館開展服務的基礎。從紙質過刊成本管理與低利用率，我們知道紙質過刊已基本失去了存在的價值和意義。也就是說，高校圖書館應該與時俱進，不斷減少，或停止紙質過刊的裝訂，把紙質過刊的加工費和管理費盡量投入到電子期刊收藏與服務上。

（二）加強管理，創新服務方式，提高電子期刊利用率

全面實行電子期刊服務后，圖書館必須以讀者的信息知識需求為導向，轉變和完善服務方式，提高電子過刊資源的利用率。

1.重組服務機構

高校圖書館應按照新形勢下讀者服務工作需求來重組新的機構。比如可以將圖書流通部、期刊部合并，組成紙質文獻服務部，并進行大室大開間全開架服務，同時將節約出來的館員充實到信息咨詢部和文獻檢索課教研室，并利用這些人才資源來開發館藏及網上信息資源，為讀者提供優質服務，以達到減崗增效的目的〔10〕。

2.增加公共檢索終端和自助上網區

目前，部分學生已擁有筆記本電腦，學校圖書館和各院系也建有電子閱覽室，這為電子期刊的利用創造了條件。但因學生擁有的電腦數，以及圖書館和各院系提供的電子閱覽室還有限，還不能滿足學生檢索需求。學校應該不斷增加電子閱覽室和自助上網區，沒有電腦的學生可以到電子閱覽室上網，有電腦的學生可以自助上網。

3.加強電子資源的宣傳指導和利用培訓

讀者信息素養狀況如何，直接影響電子資源的利用。針對當前廣大師生讀者普遍存在對館藏文獻不熟悉，檢索能力不高的情況，圖書館應加強新生入館教育和《文獻信息檢索》課教學，充分利用大學生讀書活動，以及開辦專題講座等方式，幫助讀者深入了解和利用館藏文獻信息資源。

4.開展深層次的文獻信息服務和個性化服務

圖書館要結合高校教學、科研的特點，對電子過刊資料中實用價值較強的信息內容，進行充分的挖掘整理和有序開發，通過二、三次文獻加工，編制各類書目文摘和專題索引，創建專題特色信息數據庫等形式，為廣大師生讀者提供多樣化的信息服務。如大理學院圖書館結合大理地方實際和館藏特色，構建了《南詔大理文獻專題數據庫》，編制出版了《南詔大理國研究成果目錄索引》〔11〕（收集內容為有關南詔大理國的研究論著、研究論文和著作中析出文獻三部分，收集時限為1900年至2010年），這些成果既為國內外專家學者檢索有關南詔大理國的資料提供了方便，又豐富了圖書館館藏。

5.提高管理人員獲取電子資源的能力

隨著電子期刊的普及應用，要求館員既是文獻信息傳遞的多面手，又是信息咨詢專家。為此，圖書館員必須掌握相關的計算機檢索技能，同時關注相關專題的學術研究和應用研究的進展動態。只有這樣，才能在電子資源數據庫的操作、管理和研究方面有所作為，才能真正提高服務質量和水平，進而提高讀者對電子過刊資源的利用率，最大限度地發揮電子過刊在高校教學、科研中的實用價值〔12〕。

〔1〕趙秀芳.論網絡環境下農業圖書館過刊工作的創新〔J〕.安徽農業科學，2006，34（7）：1507.

〔2〕廖利文.期刊管理模式變革：圖書館資源整合的切入點〔J〕.圖書館，2011（1）：125.

〔3〕王石平，張紅.高校圖書館過刊趨勢之成本與價值解讀〔J〕.圖書館論壇，2010（3）：174.

〔4〕Odlyzko A M.Competition and cooperation：Libraries and publishers in the Tran Competition Electronic Scholarly Journals〔J〕.Journal of Electronic Publishing，1999，4（4）：163-165.

〔5〕洪湛.論信息時代過刊資源的管理與利用〔J〕.現代情報，2004（4）：86-89.

〔6〕陳志勇.信息時代高校圖書館過刊的管與用〔J〕.繼續教育研究，2009（5）：63-64.

〔7〕李景芝.改革和完善高校圖書館過刊管理的思考〔J〕.科技情報開發與經濟，2010，20（7）：15-16.

〔8〕江波，覃燕梅.掌上圖書館、手機圖書館與移動圖書館比較分析〔J〕.圖書館論壇，2012（1）：69.

〔9〕孫桂榮，喬博，史留功.現代文獻信息檢索教程〔M〕.鄭州：河南人民出版社，2007：14.

〔10〕邢玲.網絡環境下高師圖書館管理與服務探討〔J〕.河南圖書館學刊，2009，29（5）：29.

〔11〕黃正良.南詔大理國研究成果目錄索引〔M〕.昆明：云南出版集團公司/云南科技出版社，2012.

〔12〕韋學軍.高校圖書館提高地方性過刊文獻資料利用率的對策〔J〕.廣西教育學院學報，2010（6）：69-70.

（責任編輯 黨紅梅）

New Exploration of Back Periodical Management in University Library under Digital Environment

HUANG Zhengliang
（Library of Dali University,Dali,Yunnan 671003,China）

With the large-scale application of electronic journals,the utilization of paper back periodicals has decreased obviously. After the analysis of cost management and service benefits of the paper back periodicals,the article proposes the significance and necessity of ceasing the binding of paper back periodicals and an all-round development of e-journal management and service,and then offers some methods and measures.

digitalization;university library;management of back periodicals

G253

A

1672-2345（2012）05-0065-04

2012-03-14

黃正良，副研究館員，主要從事圖書情報學和地方民族文化研究.