探究工程項目中資料管理的應(yīng)用

中圖分類號：TU 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1008—925X（2012）10—0083—01

摘要：本文通過分析工程項目資料管理過程中存在的問題，從而說明工程項目資料管理的重要性。

關(guān)鍵詞：資料 管理

在現(xiàn)代社會中，隨著工程建設(shè)的現(xiàn)代化程度的不斷提高，國家在項目投資、管理建設(shè)方面都發(fā)生了根本的變化。在現(xiàn)代化大規(guī)模工程建設(shè)項目中，投資的多元化、管理的法制化、施工程序化，工程資料歸檔規(guī)范已成為必然趨勢。衡量建設(shè)項目的管理是否滿足科學(xué)化、程序化、規(guī)范化和可追溯性的一個重要標(biāo)志就是有一套完整的工程項目管理資料。因此工程項目資料管理是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項重要工作。

工程項目的資料管理是一項系統(tǒng)工程，它涉及各個專業(yè)技術(shù)部門是一項復(fù)合性工作。如何在工程項目的各個階段做好工程資料管理工作，使工程項目資料完整準確、有效、及時的歸檔已成為能否保證工程順利通過驗收、后續(xù)生產(chǎn)是否有保障的必要條件。

目前，在工程項目的資料管理中通常存在以下問題：

工程資料的原件不齊全。有許多非常重要的工程原始資料，由于主客觀的原因到最后歸檔時是復(fù)印件，而不是原件。這樣就難以滿足工程資料的完整、準確、系統(tǒng)、齊全的基本要求。交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質(zhì)量保證資料里等關(guān)鍵性原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范。有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了這些關(guān)鍵性原始資料的可信度，從而也降低了工程資料的使用價值。

工程資料的驗收簽證不齊全，存在補簽和代簽現(xiàn)象。工程資料的整理沒有隨著工程施工進度同步進行。而是為了急于滿足工程的驗收和交工要求，結(jié)果等工程結(jié)束后，當(dāng)時的施工人員離開工地。找不到當(dāng)事人簽字。只好補簽和代簽工程資料的格式和形式不規(guī)范。

（施工過程中形成的資料格式和形式不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，也有用16開和32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，有民用的、也有用工業(yè)的。工程資料的填寫也是五花八門，形形色色，有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。最后形成的案卷的給人感到不是一個完整的一套工程資料，而這些資料也不利于資料的長期保存。）（徐中紅：現(xiàn)在都用的工程資料軟件，不存在有用A4的，也有用16開和32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，有民用的、也有用工業(yè)的。）

竣工圖編制不夠規(guī)范，有些工程項目不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計算機圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。

這些問題產(chǎn)生的主要因素是：首先是，各級工程管理部門對工程資料的管理意識薄弱，長期存在著重工程建設(shè)、輕資料管理的現(xiàn)象。各個工程管理單位對資料管理重視程度遠遠不夠，認為資料管理是可有可無的，只是在工程交工時應(yīng)付一下即可，工程完了才忙著整資料。（現(xiàn)在也不會在工程竣工時才忙著整理資料，一般主體驗收之前工程資料基本同步，主體結(jié)束后存在資料拖欠現(xiàn)象）

其次，工程項目管理作業(yè)層業(yè)務(wù)素質(zhì)低、技術(shù)力量薄弱、培訓(xùn)少、管理水平低下是造成施工過程中產(chǎn)生的工程（原始）資料文件不規(guī)范，質(zhì)量不高的一個不可忽視的重要因素。

要保證工程項目的資料管理的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實地記錄和反映施工及驗收的全過程，除了不斷加強業(yè)主、監(jiān)理和施工單位三者之間的的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和提高管理水平外，就應(yīng)從如下方面入手：

在工程初期，也就是工程項目的準備階段就要制定好完整的工程資料管理制度，明確工程資料管理在工程實施中各級相關(guān)人員的管理分工和職責(zé)。確定可行的文件編制、校核、分發(fā)、傳閱、收集、更改、作廢、整理、立卷的流程和登記分類及存放要求等。為了使工程資料規(guī)范、清晰、美觀，所有文件、表格的字體、字號、格式要一致。工程名稱要統(tǒng)一。提交的數(shù)量要明確。還要制定切實可行的工程文件編號規(guī)則，并將這一切匯總整理歸檔。總之，要使涉及到工程資料管理工作的各方面都有證可查，有章可循。

工程開始后，項目實施單位要實行技術(shù)負責(zé)人負責(zé)制。逐級建立健全施工文件管理崗位責(zé)任制。配備責(zé)任心強、工作細致的專職資料員，建立好各種資料、文件、圖紙等管理臺帳，做好工程資料的管理工作。工程資料的編制要嚴肅認真、細致。必要時組織所有參與資料編制技術(shù)人員、管理人員進行培訓(xùn)。使每個參與資料管理的人都知道國家、行業(yè)對工程文件、圖紙的要求有那些。在簽名、日期等細節(jié)問題上有怎樣的要求，具體的規(guī)定。并做到誰負責(zé)具體施工、誰負責(zé)編制施工資料。只有將這些工作做好了，才能保證所做出來的工程資料符合工程驗收的要求，才能滿足工程資料完整、準確、系統(tǒng)、齊全和歸檔的要求。

在工程實施階段，首先加強與建設(shè)單位和監(jiān)理單位以及相關(guān)單位的溝通和聯(lián)系。工程資料必須及時整理，需要到建設(shè)單位和監(jiān)理單位處報驗的各種工程資料要及時報驗。確實做到工程資料真實完整、同步進行、分類有序。尤其在某一專業(yè)工程開始階段。首先要堅持貫徹執(zhí)行國家，行業(yè)的基本規(guī)范標(biāo)準。并將此意識落實到施工記錄表格等資料中。凡涉及檢查，試驗報告的項目均應(yīng)填寫見XX記錄或其實驗報告編號。有數(shù)據(jù)要求的應(yīng)填寫“試驗檢測數(shù)據(jù)”。必要時要有支持性的附件（如圖、表格、照片、圖像等資料）。檢驗項目要求為符號設(shè)計、規(guī)范標(biāo)準的，檢驗結(jié)果應(yīng)填寫符合“施工圖編號制造廠圖號或規(guī)范、標(biāo)準的編號”。參與人的簽名、日期要齊全。所有的工程檢驗都具備可追溯性和責(zé)任人。在不能獲取原件時，應(yīng)將原件復(fù)印，然后在原件復(fù)印或抄件上加蓋留存單位公章，并注明原件保存處。項目負責(zé)人要對項目的工程文件形式、積累，立卷、歸檔要反復(fù)進行監(jiān)督、檢查并及時將檢查結(jié)果進行綜合、分類，整理，對在工程資料中出現(xiàn)的問題，舉一反三，制定整改措施。檢查整改成效。督促具體施工人員對工程資料的編寫于工程同步。必須保證工程文件在任何使用場合都一致，切實最新版本：施工圖發(fā)生變更時，要在原施工圖變更處作好變更記錄。

只有這樣才能保證形成一流的工程施工資料，才能成為工程總體質(zhì)量的見證和優(yōu)質(zhì)工程評審的重要依據(jù)。從而為建設(shè)一流工程項目提供保證。