15招打擊笨、懶、慢

話說，這笨、懶、慢好像是同胞出生、默契十足的三生兒一樣。懶了就勢必慢了，這慢落在他人眼里，就必然是笨了。著了這些道的同事、領導說他們“不靠譜”；犯了這些“病”的又聲稱自己是“身不由己”。咳咳，都沒必要那么苦大仇深的，咱不還有招嘛。

打笨：找出邏輯工作法

有人事半功倍的同時，就有人事倍功半。這種“笨”大多并不是因為智商的差別，而是辦事的方法出現了邏輯上的錯誤。當你認識到一些“笨”的觀念去改正它；當你找到“利其器”的方法而善加利用……那么你就打敗了“笨”而變得聰明了。

創造讓自己專注的環境

你知道嗎？大腦需要至少15分鐘不被打擾的時間，才能進入深思狀態，但我們常被不定時插入的事情所干擾，像是同事來聊天、有新的快遞、有聯絡電話等。而效率低下的原因之一就是工作時無法集中注意力。原本專心做可以在一個小時完成的工作，如果沒有辦法維持專注力而緩慢進行，即便花上兩個小時甚至三個小時也無法完成。

如果辦公室有隔間的話，你也不那么容易因為交談而導致工作中斷，但如果是辦公桌并列的工作環境，那么互相影響、私下聊天的情況都會出現。而工作一旦被中斷，是無法立刻重新恢復專注力的，所以被浪費的也并非只有閑聊時間。除了公司里同事的交流，從外部頻繁打來的電話，也是干擾你注意力的原因。

在安靜如圖書館的個人辦公室里辦公，效率才能真正提升。當然很多人都沒有自己的辦公室，那么就每天自己創造一個可集中精神的時間和空間，讓自己在設定的這段時間里保持精力集中，一心一意地去工作。比如在上午的一個小時里把計算機搬到會議室中工作，關閉收信通知、拔掉網絡線，讓自己靜下心來思考。記得先把需要的數據準備好，避免再次上網查資料。

花費時間不如尋找方法

慢工出細活只是錯覺。如果你抱著時間無限的錯誤觀念，一開始也許就只能完成2-3件工作，當想著時間不夠的態度工作時，就可以完成4-5件工作了。你也許會擔心，這樣會不會導致工作品質降低，然而，實際嘗試之后，你會知道，當你集中精神處理手中進行的工作時，反而會降低錯誤發生的幾率。

工作品質主要取決于員工的能力，并不會被效率影響。例如，在策劃產品時，并不會因為花費時間多就得到好點子。與其花很多時間想一個點子，不如早點交出這個點子，然后再去思考另外一個點子，這樣才是有效率更新優良策劃的好方法。

再比如創意這件事，這是現代工作人最需要的能力之一，但創意并不是靈光一閃，而是可以運用方法“擠”出來的。避免和同事一起做無休無止的頭腦風暴，而是可以利用“確認清單”（checklist），即按照確認清單的指示，依序回答有效產出創意的一連串問題，強迫創意產生。這樣利用思維工具產生創意，比花費大量時間等待靈感更靠譜。

建立腦中的邏輯樹

不管是跟客戶講電話做產品說明，還是在會議上發表策劃想法，合乎邏輯地說明想法都很重要，只有合乎邏輯的發言才能讓人覺得你頭腦清晰，說服力也更強。這就可以利用“邏輯樹”這個思維工具作為輔助，國外也稱為“思維導圖”。所謂“邏輯樹”就是一種利用樹形圖分解、整理的方法。在腦中一邊想象邏輯樹，一邊進行說明，就可以提高聽者的了解程度；也能輕易做到說明的不遺漏、不重復，始終清醒掌握說話內容。

不開浪費時間的會

除了加班，開會大概也是“萬惡之源”吧。并不是說開會是浪費時間，而是很多公司都開了浪費時間的會議。如果能靈活地運用會議，對于提高效率其實有更大的幫助。

要記住，會議室不是論事場所，而是決定場所。每個議題最好控制在2分鐘內來討論，讓負責人快速說出結論，而不是讓所有人陷入頭腦風暴中，這只會浪費時間。因為一般頭腦風暴中得到的只是大家隨意的想法，然后從那些不高明的意見中挑選適當的結果，最后無非也只是采用了缺乏效果的平庸創意而已，這比不上讓負責人獨自思考來得好。

寫報告要有主干

寫報告是每個上班族都會碰到的工作項目，但報告要寫得簡潔易懂，才能為自己加分，而非變成惹惱老板的導火線。

首先，要清楚知道報告目的，即讓讀的人在看過后可以得到結論，采取行動，做下決策。為了讓報告呈現清晰架構，不妨先列舉出10項想寫在報告內的想法或事物，再判斷彼此的關聯性，最后濃縮成3部份，成為主干，每部分的細項就是枝葉。完成架構后再下筆，就算報告不是條列式，但也隱含了條列的邏輯構造。有了清晰的條理，你動筆寫報告也更快速，給到上司的報告也更一目了然。

打懶：改掉拖延毛病

懶人大多都是拖延癥患者。他們跨性別、跨年齡、跨階層、跨行業，但拖延的行為卻高度一致。在應該開始做他們應該交的各種作業時，他們不做作業，而是去看個電影或者給朋友打個電話，逛淘寶刷微博或者用手機玩切西瓜，在家里發夢或者給他們的貓咪洗澡。與此同時，催促他們交作業的人已經心急如焚、各種咒罵，想把可惡的拖延者放進碎紙機里了。如此“懶”，自然該打！

列出借口清單

有拖延習慣的人多數也是不敢面對的人，常常會有各種“合理”借口。不如追蹤你的拖延借口一周，注意自己拖延想做或該做的事情時，所冒出的念頭，然后再找出消除它的對應想法。這是了解自己，觀察想法如何影響言行舉止的好方法。每個人都有疲勞、厭倦或太忙碌的時候，但這不能長期拿來當做逃避的理由，不管是什么原因，你必須正視并趕走讓你怠惰的念頭。

訂定明確行為目標

行為目標有幾個特征：你和他人都看得見、明確具體的、可細分成小步驟、第一步可在5分鐘內完成。目標要用“行為”來界定，目標條目要設定具體行為。比如“完成環境整理”就太抽象，應該設定為“整理資料室文件”、“清除走廊紙箱”、“整理個人工作臺”這樣具體清晰的條目。用明確的用語，就會得到規劃的線索，繼而瞄準階段性小目標，以達到最終目的。

用計劃表格創造成就感

每周在記事本的日歷上列出預定要做的事，可幫自己提前了解有多少時間已經排進事情，剩下的就是能用來達成其它目標的最多時間，也可幫助自己理解時間都用到哪。

借由記事本上的“計劃表格”，寫下往后7天預定會做的所有活動，并把確切時間標注上去。這不是要求你寫下該做什么，它只是顯示你“有多少時間”可以利用。當目標完成，就用表格來記錄進度，例如朝目標工作了半小時，就在表格上涂掉半格，把實際完成的事情記錄下來，更容易有成就感。

運用“有組織的拖延”

誰說拖延一定是壞事？你可以拖延得很有效率。史丹佛大學教授John Perry稱之為“有組織的拖延”。如果要拖延的是有生產力的任務，建議把拖延的時間用在搞定不緊急卻也得做的事情上，像是整理書桌、寫感謝函。雖然我們仍會感覺到罪惡，但起碼完成了一些事。

把握好張弛的節奏

親身體會清楚區分上下班時段的人，都非常喜愛兼具緊湊與放松節奏感的生活。只要體驗一次這樣的生活，就不會想回到那種拖拖拉拉工作到半夜的日子了。一張一弛的生活節奏，不會讓你將前一天的壓力帶到隔天。即使公司有加班文化，你也可以自己進行禁止加班的活動，每周一天也好。只要工作的品質與數量沒有降低，任何人都無法抱怨你的行為。

緊張工作也不意味著一刻不停，要自己把握好節奏。在午間花15分鐘小睡一場，可以大幅提高一個人的警覺性，改善工作表現，并增進整體的健康狀況。當節奏調整到舒服，你也就不會以為工作痛苦而拖拉了。

戰“拖”5法

超級拖拉機一直在堅持的一件事情就是，與拖延戰斗，簡稱戰拖。來看看戰拖5法。

A番茄工作法

這是由弗朗西斯科·西里洛于1992年創立。他在大學生活的頭幾年，曾一度苦于學習效率低下，于是找到了一枚形狀像西紅柿的廚房定時器定時，和自己打賭說要真正學習上10分鐘。具體做法是：每天開始的時候規劃今天要完成的幾項任務，將任務逐項寫在列表里。設定你的番茄鐘（定時器、軟件、鬧鐘等），時間是25分鐘。開始完成第一項任務，直到番茄鐘響鈴或提醒（25分鐘到）。停止工作，并在列表里該項任務后畫個X。休息3~5分鐘，活動、喝水、方便等。開始下一個番茄鐘，繼續該任務。一直循環下去，直到完成該任務，并在列表里將該任務劃掉。每四個番茄鐘后，休息25分鐘。

B瑞士奶酪法

在一個比較大的任務中使用“見縫插針”的方法，就是利用零碎的時間，而不是消極等待整塊時間的出現。由于瑞士奶酪多孔，故得此名。

C意大利香腸法

如果一件工程浩大、周期冗長的任務讓你焦慮，拖著不愿意開工，那就把它拆分成小段。如果最初的小段仍然令你焦慮，難以開始，就繼續差分成小片，就像切香腸一樣，直到你能立刻開始下一步。

D平行式做事法

安排自己跟別人一起，各做各的事情。比如一群人聚在一起，把格子稅務票據的事情完成。社交獎勵可以提高任務的吸引力，讓你不那么容易拖延。

E時間記錄法

在一段時間，如1-2周內，詳細記錄你每天每個小時甚至每分鐘的行為。這可以讓你對時間的感知更明銳，也更清楚自己拖延時間的具體狀況。

打慢：掌握有限時間

慢是效率出現了問題，效率是時間跟我們玩的一個游戲。要贏得這個游戲，就要學會時間管理。有很多無意識的行為都會讓我們陷入效率低下的陷阱，只有當你知道如何掌握有限的資源——時間，你才能說把“慢”這個敵人打敗了。

擬定限度

很多人每天都要查電子郵件多達50次，每次打斷之后，要花15分鐘回到專心工作的腦力狀態，大大影響工作效率。可以為自己設定限度，例如一天只收2次信、一次只回復5封信。設定限度可從目前生活習慣去比較你認為的理想狀態來著手。比方說，想要將每日收信次數從15次減少到5次，下一步就是用一周來試驗，看你選出的次數是否合適，如果不合適，就重復調整，直到找出最佳限度。

專注一項工作

一次只處理一件事情。每天早上第一件事，就是處理最重要的一項任務。如果一個早上能完成2-3個最要務，之后完成的工作，就變成額外的收獲了。練習專注當下有幾個方法，例如吃飯時乖乖吃飯，不要看書、看電視，只把重心放在咀嚼和品嘗菜肴；此外，可借由慢跑，將注意力放在步伐、呼吸與身體律動，強化專注力，不要去想與當下無關的事情。

讓工作在當下發生

對于今天可以完成的事情，最好還是立刻進行為好。因為如果認為時間充裕而將工作當成“回家作業”，起品質自然降低。所謂工作，就是在發生的當下最讓人感到有趣。而且，工作剛下達時，上司發出的指示也最容易記在腦中，因此不需要花費太多時間就可以完成。

如果覺得沒那么趕而遲點再說，可能會過了興頭導致工作興致大減；記憶模糊后也可能因為不知怎么做才好而遲遲無法動手。當工作變成回家作業就會令人覺得是被迫要完成的麻煩事，無法積極處理，反而勉強去做、錯誤百出。

制定最后期限

想要提高自己的工作效率，首先要做的工作，就是讓各自的工作進展呈現可視化的狀況。如何實現這種可視化呢？方法就是你要在工作上制定出明確的最后期限，也就是截止日期。你也不想在截止日期到時因為交不出作業而被點名吧，所以一定會盡力按時完成任務。

還要強調一下所謂的最后期限，詳細內容包括：何人、何時、完成何事。給自己定最后期限時，一定要明確說出某月某日，不要使用“本周內”、“下個月之前”或“盡早”這種說法。最后期限曖昧不明，工作狀況就無法達到可檢視的效果了。

知道今天要做什么

許多人沒有偷懶，但工作效率很低，只能陷入無謂的加班，往往是因為他們不清楚哪些事情才是今天應該要做的事情。只是茫然想著這個必須完成，那個也要完成，最后可能從完全不緊急的事情開始下手，自然導致沒有時間處理今天一定得做的事情。

你可以用時間排序整理自己要工作的檔案，并且明確定出今天應該要完成的事情。這樣你進公司上班時，就沒有必要思索今天做哪些事情這個問題，根據檔案上的日期和工作事項就一目了然了。

如果今天截止要完成的事情不止一件，也不要浪費時間去想先做哪一件了，不如立刻從拿到的第一件工作著手進行，不妨認定無論從哪件開始做都是正確無誤的。在了解自己的性格后，也可以自己排序，比如從計算費用這類繁瑣的行政事務開始做，等心靜下來了再處理要花更多心思的企劃書。

打擊方法小總結

打敗懶：

不管任何性質的工作，都弄清楚對象、目標，都設定最后期限

按照截止日期，排定工作優先級

上班時間，停止沒必要的討論交流

接下大目標之后，趕緊切割成可以看見的小目標

上午，是一天效率的關鍵

休息一下，完成更多

打敗慢：

大部分的決定都當場完成

運用常識，快速下判斷

不做沒效率的協商型領導者

信息公開，集思廣益

善用時間，力求時間高質量化

電子信箱砍到只剩一頁

任務到手邊就馬上處理

打敗笨：

偷學工作技巧

找出可以集中精神的時間（不接電話不交談），并創造一個可以集中精神的空間

保持自己的私生活時間

會議不是論事場所而是決定場所

頭腦風暴多半在浪費時間

利用邏輯工具