中小學檔案管理信息化建設中存在的問題及對策

隨著全球化、信息化進程的加快，信息技術的不斷創新為我們的工作提供了極大的便利。對于中小學檔案管理來說，檔案管理信息化將成為今后檔案管理工作的趨勢。然而就目前而言，中小學檔案管理信息化建設的現狀不容樂觀，普遍存在自身管理水平不高、檔案信息化建設進程緩慢等問題。作為一名學校檔案管理工作者，通過對本地區中小學檔案管理信息化建設的現狀分析，并結合自身工作實際，談一些具體應對措施。

一、現狀分析

1.領導重視程度不夠。就目前中小學檔案管理現狀看，大部分學校領導對于檔案管理信息化建設工作缺乏應有的重視和長遠的發展規劃，始終無法從戰略高度去認識檔案管理信息化建設的重要意義和作用。一些學校領導片面地把精力和眼光投入到學校教學管理上，對學校檔案管理工作關心甚少，支持不夠，從而導致了大部分中小學檔案管理工作出現政策上缺少傾斜、經費上缺少支持的尷尬局面。

2.檔案信息化建設認識不足。從學校領導到教職工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即單純的數字化，甚至一些學校的檔案管理工作人員認為只要有計算機進行目錄管理就是實現了檔案管理信息化，對檔案管理信息化建設到底要解決什么問題、怎么解決問題卻未加了解和研究，以至于得不到領導的理解和支持。

3.檔案信息化基礎業務建設薄弱。主要表現在：（1）重紙質文件的收集整理，輕電子文件的收集整理，致使許多有價值的電子文件丟失。（2）大多數學校只是停留在維持檔案日常的簡單管理上，沒有使用專用檔案管理系統軟件。（3）目錄數據庫不健全，不少學校只有單一的文書檔案目錄數據。（4）檔案數字化工作滯后，多數學校未建立室藏檔案數據庫，查找利用手段落后，不能適應學校現代化教育管理的需要。（5）未充分利用校園網來提高檔案信息的管理效率。

4.檔案管理信息化人員素質有待提高。檔案管理信息化飛速發展，必然對檔案工作人員提出更高的要求。然而目前大部分學校在檔案管理信息化人才隊伍的建設上力度不夠。在人才結構上，既具備專業的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上，沒有規范的章程和標準，缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的教職工兼管。

二、幾點對策思考

1.加強重視和領導，理順管理體制。學校領導應把檔案信息化建設納入學?，F代化建設的整體規劃中，加大對檔案信息化建設的投入，盡可能地創造條件，推進檔案信息化建設的發展。健全領導體制，從組織上保證檔案工作順利開展。明確專兼職檔案人員，定期聽取檔案工作匯報，幫助解決實際問題。同時應將檔案人員的培訓以及系統的維護費用列入到相應項目的預算中，使得檔案信息化建設正常運轉。還應建立相應的考核制度，把檔案信息化工作納入到相關人員的考核中。

2.提高認識，轉變觀念。新時期的學校檔案管理人員必須樹立“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的理念，積極參加檔案業務培訓，努力提高自己的業務能力，了解和把握信息化發展對檔案事業的影響和要求，充分認識檔案信息化在學?，F代化教育管理中的地位和作用，拓展檔案信息資源開發利用和管理的工作思路，提升檔案工作能力和服務水平。同時，檔案人員也要加強宣傳，爭取領導支持和提高社會對檔案信息化工作的認識。

3.加強檔案信息化基礎業務建設。具體措施為：（1）制定規章制度和操作規范。應建立一個完善的規章制度體系，對文件的產生到永久保存（或銷毀）的整個過程都要進行全程管理，制定系統運行安全管理和電子文件管理制度，規范重要場所(如機房、庫房等)的出入規則等。（2）加強電子檔案管理。電子檔案的收集整理，首先應面對學校工作實際，拓寬收集內容，嚴格執行歸檔制度和操作規程，從業務流程上加以梳理。其次應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程監督指導。（3）加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。利用計算機進行檔案管理，其優點是：以“件”為單位的立卷方法便于文書檔案的立卷、接收、鑒定；在檔案的保管期限進行調整時，可以利用計算機進行檢索工具的調整、刪改；具有遺漏文件的補漏增缺、保持文件的歷史原貌和利用檔案資料檢索簡便、準確率高、文檔貯存保密等優點。（4）結合實際，做好檔案信息資源建設。信息資源是檔案信息化建設的物質基礎，因此，檔案工作人員不但要加大檔案編研力度，滿足社會對檔案信息的需求，同時要深化檔案信息化的建設，豐富室藏資源。

4.建立一支具備信息化管理能力的檔案管理隊伍。檔案管理隊伍的素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此檔案隊伍計算機技能的提高是檔案部門的重中之重。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業知識，還需具備一定的自然科學知識、計算機知識，熟練操作計算機，掌握檔案管理軟件的使用方法。同時，檔案工作者應加強責任心，正確認識信息化管理檔案的意義、特點，自覺增強工作質量意識。

學校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其他檔案不具備的特性——專業性、周期性和分散性。而信息管理技術恰以其方便、快捷、開放，為學校的檔案管理開啟了新的窗口。因此，大力推進學校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發展的必由之路。