淺議機關人事檔案的現代化管理

摘 要 人事檔案真實地記載和反映了干部個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，是黨政機關檔案工作的重要組成部分。目前，機關人事檔案工作中存在內容陳舊、案卷質量有待提高、管理手段滯后等問題，人事檔案工作有待創新。隨著科學技術的不斷進步與發展，科技信息日益成為重要的資源和人類的寶貴財富，其在政治、經濟、社會等各個方面表現出作用愈來愈顯著。人事檔案實現現代化管理是一種必然趨勢。它能減少一些不必要的勞動強度，大大提高工作的準確性及效率，為干部人事決策和宏觀用人提供有力的信息依據。關鍵詞 機關 人事檔案 現代化中圖分類號：G275

文獻標識碼：A一、人事檔案概述

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。同時，干部人事檔案又是干部個人經歷、活動、表現等的記載，是歷史、全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎，是做好干部工作必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質量。在新時期情況下，其作用愈來愈突出。

一是對干部個人的作用。干部檔案是記載著一個人的成長軌跡，是干部個人的真實記錄和客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎材料。由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效力。對于個人來說，無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。

二是對組織選用干部的作用。對于各級黨組織來說，選拔使用干部，關鍵是知人善任。干部檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個人過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導準確選人用人提供重要的依據。檔案管理部門要充分利做好檔案信息的綜合分析，為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當好領導的參謀。有條件的還應主動向有關部門推薦優秀人才，把資料庫變成人才信息庫，把沉寂的“死”檔案變成有價值的“活”檔案。

三是對干部管理工作的作用。在日常工作中，干部檔案的服務功能還體現在能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據歷次任職憑證、工資變動憑證、社會關系憑證、黨團關系憑證、業務職稱憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇、機關機構改革等提供有價值的服務。二、當前人事檔案管理中存在的不足人事檔案制度自產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對我國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放進程的加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的、現代化的人事檔案制度必將走向前臺。筆者認為，契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。（一）人事檔案管理的重視程度不高。長期以來，一些地方、部門往往重視財務、人事、組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。因此，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，人事檔案管理長期處于被動應付狀態，沒能夠高質量地為管理服務。（二）人事檔案管理的硬件設施落后。很多地方、部門的檔案室建設簡陋，經費投入不足。大部分檔案室建設不標準、不規范。個別單位甚至沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。（三）人事檔案管理的信息化程度低。隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發生很大變化。目前，雖然人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，甚至有的地方還是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。這些都不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。（四）人事檔案管理的人員素質參差不齊。檔案工作是一項業務性很強的工作，做好干部人事檔案的管理，檔案人員既要有一定的檔案專業知識，又要有強有力的硬件設備作為后盾。由于檔案管理人員大多數是兼職，工作沒有繼承性、延續性；許多管檔部門沒有組織專業知識培訓，導致管理人員業務不熟，難以適應干部檔案管理工作；有的人員責任心不強，對于自己分管的檔案工作兼而不做或是無心做好檔案工作，這些主觀或者客觀方面的原因都使得檔案工作擱淺，在一定程度上制約了干部檔案的作用的充分發揮。加之當前材料入檔、整理檔案任務繁重，檔案管理人手不足與管理水平落后之間的矛盾十分突出。（五）人事檔案收集工作力度不夠。人事檔案歸檔過程應當是一個前后銜接、連續劃一的有機整體，但長期以來，由于宣傳力度不夠，個人重視不夠，收集歸檔工作制度不健全，導致了檔案材料分散、缺失。有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。三、關于提高人事檔案管理質量的建議當前，在干部人事檔案的內容不斷擴張的同時，在一些方面仍存在著明顯的不適應。要保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。作為檔案工作者，要深刻挖掘知識經濟時代檔案工作新的內涵和特點，具有廣闊的視野和開放的思維，適應今天的發展和變化，抓住時機，迎難而上，勇于探索，不斷創新，去除舊的檔案工作觀念，使檔案工作與時俱進。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化。（一）進一步建立健全合理的人事檔案管理制度。檔案工作與其他干部工作一樣，同樣需要嚴格要求、嚴格管理，建立、健全各項檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等制度，并嚴格按照《干部檔案工作條例》、《檔案法》等各項規章制度執行，使檔案管理有章可循，有法可依，才能使干部檔案管理工作自覺地置身于黨的干部管理工作之中。一方面，要及時收集和補充檔案材料，材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量。另一方面，對收集到的檔案材料，必須做到去偽存真，確保材料的真實性，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，做到不散失、不積壓。另外，在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊，在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠。（二）切實提高檔案管理人員的素質。檔案管理部門在引進高素質人才的同時，更要注重對現有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質，使其能夠適應現代人力資源管理的新要求。要加強溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為現代人力資源管理服務，為高層決策服務。要讓檔案管理人員肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，在全社會形成人人關心檔案的良好局面。（三）建立人事檔案分類管理體制。按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，設立人事檔案管理中心，作為不以盈利為目的公益型事業單位，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來。在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。在分類管理上，國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。（四）加快推進檔案和管理現代化。如何適應經濟時代發展的需求、實現檔案工作全方位的創新仍將是檔案工作面臨的重要課題。人事檔案管理也要與時俱進，開拓創新，加大投入，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用。要遵循“科學、實用、適用”原則，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統，發揮人文管理在信息化管理的作用，建設一支高素質的干部人事檔案管理隊伍。總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關人事檔案管理工作的科學化及現代化管理。只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，也將為社會經濟的發展提供強有力的保障。□