關于加強醫院檔案管理工作的思考

隨著醫療改革日益深化，醫院對檔案工作的要求也越來越高，醫療檔案作為一種信息資源過去只是強調為院內的醫教研服務，各醫院的醫療檔案資料也是各自為政。隨著醫學模式的轉變，要求醫療檔案信息管理服務職能也發生相應的轉變，從單純的信息記錄變成包括生理和心理健康的綜合記錄，從單一的為院內管理提供信息資源，轉變為更多的做為法律證據、保險賠付的依據、全社會共享的健康信息資源這樣才能更好的發展醫療檔案管理事業，提高醫療檔案信息資料的利用率。醫院檔案管理師醫院整體管理的重要組成部分，加強醫院檔案管理工作，對于提高醫院管理水平具有十分重要的現實意義和歷史意義。

目前醫療行業檔案管理存在的主要問題

1、檔案管理意識淡薄。由于眾多社會原因，人民對檔案的重要性認識嚴重不足，這一現象在醫院管理中表現比較突出。由于檔案管理不是直接產生經濟效益，因此，不少人士特別是分管領導，對檔案管理認識不到位，支持不夠。普遍存在重臨床輕檔案的意識，認識不到綜合檔案對醫院自身歷史發展的價值、貢獻和在醫院管理工作中的重要性、必要性。

2、檔案資源利用率低。由于檔案管理的規劃、宣傳工作滯后，造成檔案信息資源開發不足，渠道不暢，檔案工作披著神秘的禁區面紗，甚至不少人不知道醫院設有綜合檔案室，不知道或不敢查閱檔案資料，造成檔案資料塵封不動，利用率不高。

3、檔案人員專業素質低。專業性較強的檔案管理，要求從業人員不僅要愛崗敬業，更重要的是管理理念要適應時代的發展的步伐。由于許多原因，檔案管理人員的專業素質參差不齊，知識更新不夠快，管理人員缺乏系統的專業知識培訓，個別領導甚至將綜合檔案室作為隨意安排富余勞動力的工作場所，造成管理人員水平停滯不前，管理沿襲傳統經驗，甚至仍停留在手工收集、檢索的操作程序上，影響了檔案的收集、利用、開發。

4、檔案管理投入不足，管理手段落后。有些醫院由于經費緊張等各種原因，對檔案管理工作投入嚴重不足，檔案整理、保管等基本要求得不到保證。裝具落后，設別陳舊，給檔案安全保管帶來嚴重后患。檔案手段嚴重落后，計算機網絡技術應用到醫院檔案管理中很少，絕大部分醫院檔案管理基本還停留在手工收集、檢索階段，致使檔案信息量少，工作效率低，不利于檔案的收集和開發利用。

5、檔案工作場所布局不合理。結構優化、功能完善、規劃合理的檔案基礎設施是開展現代化檔案管理工作的保證。一些醫院由于用房緊張，經費匱乏，導致檔案室空間狹小，庫房陰暗潮濕，檔案柜陳腐不堪，配套設施奇缺，特別是計算機及網絡技術的缺失，相當程度的制約了檔案事業的發展。

6、管理費力、查詢費時、存儲費地。由于醫院檔案在管理過程中多數仍采用的是紙質的儲存介質，只有少數的是照片、磁帶、錄像帶。而紙張類的醫療檔案如果儲存時間過長，濕度控制不好，查閱的次數過多，則非常容易紙質變黃、發霉、蟲蛀及破損，所以制約紙質醫療檔案的外部因素很多。更重要的是紙質醫療檔案日積月累，產生的數量巨大，所占的內部空間龐大，相對于目前各個醫院業務量飛快發展的現狀來說，很難拿出足夠的庫房空間及足夠的人力、物力、財力來充分的管理這些醫療檔案文件，這成為阻礙醫療檔案文件的瓶頸。

著力檔案管理遠景規劃

在醫院近期和遠期規劃中，出對醫院規模、診療科目、醫療設備等進行詳盡的規劃，還應對檔案管理及設備等進行良好地規劃，以便使檔案管理水平與醫院醫療業務同步。

加快醫療信息化管理的必要性

1、有利于提高醫療服務質量：實現醫療機構信息化，可以實現各級醫院醫務工作人員互通有無，加強交流，提高醫療水平，擴大了各級醫院的診療范圍，節約了醫務人員流動，提高了診療效率，真正實現了醫療服務均等化。

2、有利于博采眾長，促進中、西醫的發展與交流：實行醫院檔案信息化后，可以使醫院的醫務人員及時的利用數據平臺、數字化圖書館，與國內外優秀醫務工作者進行交流，查閱先進醫學資料，總結醫務工作經驗，交流工作心得，促進醫務工作人員的醫療技術和診療手段。

加強醫院檔案管理工作的規范化和標準化建設

1、加強宣傳教育，更新思想觀念。

積極開展檔案宣傳教育工作，充分開用院報、墻報、網絡等各種形式宣傳檔案工作，向職工介紹什么是檔案和檔案工作、檔案工作的職能和性質，要是全院每位職工都能充分認識到檔案工作的重要性。增強職工檔案意識，提高他們的參與、支持檔案工作的自覺性和積極性，樹立起檔案工作人人有責的觀念。在當今信息化時代，醫院檔案管理的現代化越來越重要，因此，從領導到具體工作人員，要跟上形式的需要，就必須更新觀念，對檔案管理工作進行深入改革，更好的跟上醫院的飛速發展。改變傳統的醫院檔案工作中的陳舊觀念，調整工作思路，創新管理模式。

2、加強領導，健全機構。

全面加強對檔案管理工作的領導，院級領導分工中要有分管檔案工作的領導，要把檔案工作納入醫院全盤工作之中，做到有計劃、有安排、有部署。各部門、科室也要落實分管領導，形成層層有人負責，上下齊抓共管的良好局面。做好檔案工作責任落實，要把檔案工作納入各部門、科室目標責任中。加強檔案工作責任考核，一方面是要加強對分管領導的考核，另一方面是要加強對業務人員的考核。大力形成檔案工作年初有安排，平時有監管，年終有總結的工作機制。要健全檔案工作機構。

3、加大投入，實現檔案管理現代化。

不斷加大對檔案管理的投入力度，提高檔案管理手段。在醫院基礎設施建設和規劃中，要充分考慮對檔案工作的投入。一是滿足檔案裝具基本要求，要建立檔案專用庫房，配備密集架、除潮機、空調、滅后器等基本設施，確保檔案安全，確保檔案工作順利開展，二是要充分利用現代化科學技術管理檔案，實現檔案數字化動態管理、監控。要給檔案管理部門配備計算機、復印機、掃描儀等現代化設備，利用計算機對檔案進行編號、整理、儲存、檢索，實現檔案管理現代。要充分利用計算機網絡信息量大、傳輸速度快的巨大優勢，加強檔案信息化建設，共享檔案信息資源。

4、健全制度，規范管理。

根據《檔案法》及國家檔案局第8號令的要求，結合醫院實際，建立健全醫院檔案管理工作各項規章制度。制定出檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限表及文件材料的收集，歸檔，檔案管理、利用、統計等制度。對分管檔案管理的領導，各類檔案工作業務人員的職責，也應作出明確規定，使醫院檔案管理工作步入制度化、規范化、標準化的發展軌道。

5、提高檔案專業人員素質。

基于以人為本的理念，加強檔案專業人員隊伍的建設，加強信息技術培訓，不斷提高檔案專業人員思想觀念、專業素質和理論水平。要重視醫療技術人員人才引進和繼續教育，制定詳細合理的培訓方案，增強管理的技術保障及創新活力，調整管理思路，改進檔案管理模式。提高檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，因此檔案管理人員要刻苦學習新業務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，逐漸形成全方位，多維立體化檔案管理。建立有效的激勵機制，刺激檔案管理人員不斷提高業務素質和業務創新的積極性。

6、增強檔案管理人員的信息意識。

信息意識是指人們對信息的敏感程度，在大腦中對信息事物捕捉、分析、判斷及對事物認識的能力。信息意識是醫院檔案管理現代化的必要條件，培養的檔案人員具有信息意識是促進醫院檔案管理現代化建設的需要。檔案人員具有廣闊的信息視野、敏銳的目光決定了醫院檔案工作的主動性和醫院檔案事業的發展。醫院檔案人員的信息意識是檔案管理現代化必要條件之一。醫院的綜合檔案室和有關科室人員對來自各方的信息進行搜集，在救治患者、控制疫情、查找病原、編制疫情報表和疫情綜合情況上報等，為醫院的領導的決策提供依據。

醫院檔案人員首先應具備豐富的知識，具有撲捉萬變信息的敏銳觸角。其次應具有較高的業務水平，檔案的收集、整理、鑒定、統計、利用都有一套規范標準的方法。作為醫院的檔案人員，要不斷學習專業知識。醫院檔案人員同時應具備靈活的頭腦、競爭和創新意識，醫院檔案工作也不能墨守成規，要能對醫療檔案信息加以判斷、分析，從大量信息中加以篩選、綜合，為醫院的發展提供超前服務。

（作者單位：菏澤市立醫院人事科）