試論信息技術在人力資源管理中的應用

人力資源管理系統的定義及特點

HRMS的定義：HRMS（Human Resource Management System）即人力資源管理系統，指的是以信息技術作為手段，將人力資源管理的活動以工作流的形式固化下來，形成人力資源管理信息化的操作模式，將傳統的手工操作移植到電腦上來自動進行，將一些以經驗和估計為基礎的判斷分析，通過信息技術的手段抽象提煉出來以量化的技術參數并最終由電腦計算后做出科學的結論。

HRMS的特點：（1）涵蓋范圍廣。HRMS超越了傳統的人事信息管理的范疇，將人力資源戰略性的規劃、研究和開發納入其中，站在企業戰略決策的高度來思考企業的人力資源管理。（2）資料電子化。HRMS將很多手寫存檔的文件資料放入電子化的數據庫系統中，減少了紙張的使用和文檔的堆放。（3）工作流化。HRMS通過將許多日常事務以固定的業務流程來操作，可以極大地提高整個HR部門的辦事效率，提高員工的滿意度。

信息技術在人力資源管理系統中的應用

信息技術在人力資源管理中的切入點

1、信息技術應用于人力資源管理的基礎。在人力資源管理引入HRMS，是企業管理的內在需求和信息技術發展的外在驅動。信息處理技術在人力資源管理中主要是作為工具來應用。它可以用來處理所有定量的問題。比如員工考勤、薪資計算等等，較之手工管理，信息技術的應用將大大降低例行性工作占用人力資源管理人員時間的比例，這無疑極大地提高了HR部門的工作效率，從而可以使他們有更多時間思考戰略層次的問題。提高工作效率，是許多企業引入HRMS的首要目的之一。

2、典型的HRMS解決方案。一套好的HRMS解決方案應是對人力資源管理的所有領域提供最佳支持的系統，這些領域涵蓋從人力資源計劃、人才招聘到人事信息管理（包括員工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理、業績評估和離職管理）、薪資福利管理以及員工的培訓與發展管理等各個方面，并提供各種查詢統計功能與報表輸出功能，能動態直觀地反映企業人力資源狀況，為人力資源管理提供高效的決策支持。作為HRMS系統功能擴展而提供的經理自助服務與員工自助服務功能，將使得企業所有人員都可以從人力資源管理系統中受益。

一套典型的HRMS系統從功能結構上應分為三個層面：基礎數據層、業務處理層和決策支持層。

人力資源系統的內容

1、人力資源信息及報表管理。人力資源信息及報表管理體制是人力資源管理的基礎部分，集信信息儲存、編輯、計算、查詢、統計、分析于一體，可自動生成各種統計報表、花名冊、登記表、臺帳等。員工的考勤休假處理、每月的工資計算與處理、員工信息管理等業務內容是HR部門最基本的工作。人力資源信息及報表管理是HRMS中最基本的模塊。

2、企業工資管理系統。工資管理模塊主要包括以下內容：（1）數據錄入。考勤數據可以通過考勤機直接讀入，也可以人工錄入。錄入的數據為后續工資、獎金的計算與考評做好準備。（2）處理過程。業務處理過程可以設置轉正定級、提職增資和離退休等工資調整業務處理功能，可以根據需要增加新的工資業務處理類型，且相同單位不同的人員可定義不同的工資調整標準，將全部人員的工資調整實現自動化處理，可快速完成批量數據變動。（3）支付處理。系統根據企業發放工資特點，可以按月或自定義時間段的各種工資發放表。

3、系統管理模塊。（1）代碼管理。代碼管理是完成基礎數據庫設計的前提，代碼的設計要易懂、好記、簡潔。企業的HRMS中要有自由定義代碼的空間。（2）部門設置。部門設置可根據企業部門的實際劃分規劃設置部門的編碼模式，根據編碼模式輸入單位的部門信息，且以直觀的樹型結構顯示。（3）用戶管理。為保證操作的安全性、嚴謹性及保密性，可對用戶、系統庫及應用庫中的各種功能、數據進行權限設置。用戶管理模塊為系統提供了嚴密的權限設置，各用戶只能進行屬于自己權限之內的相關操作，以利于權力和義務的劃分統一，責權分明。（4）日志管理。日志主要記錄操作者使用HRMS時的詳細情況，包括顯示操作員名稱、功能名稱、進出時間及操作員機器編號，可以隨時跟蹤操作者的使用情況，在HRMS的安全性防線上再加一道柵欄。同時，HRMS還可對日志記錄進行打印、查詢、升降排序及刪除等操作。（5）數據備份與恢復。在所有的管理信息系統中，數據是開展其他一切功能應用的最基本要素，管理信息系統的應用就是圍繞數據展開的，數據的安全性和穩定性是HRMS的重中之重。為保證數據的安全性和穩定性，HRMS必須提供數據的備份與恢復功能。HR管理人員可有選擇地進行數據備份或有選擇的進行數據恢復；同時系統詳細地記錄了數據備份、刪除、更改的相關信息，包括備份人、備份時間、備份包存儲位置等等，方便使用者對數據備份、恢復的管理。

4、HRMS中的決策支持模塊。決策支持和單純的人事信息管理不同，有很多東西是無法用很量化的方法來表現的。從發展趨勢上看，企業人力資源運作的重點將從行政事務管理向企業戰略伙伴方向發展。HRMS軟件應能提供人力資源規劃、總經理自助服務、直線經理自助服務、員工自助服務等功能，并能集成招聘技術、人才測評技術、職務分析技術以及績效考核與評估體系等人力資源管理技術牲比較明顯的功能。

5、網絡發布模塊。在HRMS中引入INTERNET概念，是信息技術發展的新要求，是信息技術在人力資源管理中的新應用。網絡發布模塊在HRMS中包含兩部分內容：外部的INTERNET接入和建立內部的WEB網絡。

HRMS的實施與意義

HRMS的實施要求

1、觀念的轉變是HRMS成功實施的第一前提。HRMS在人力資源管理中的應用，或多或少地會給相關人員的工作方式、工作流程帶來陌生感，帶來不適應，從而導致部分人的反對或是抵制，不利于HRMS的順利實施。企業中所有員工都要轉變對人力資源管理的看法，只有認識到人力資源管理的重要性，才會想方設法將人力資源去管好，才會更加容易和愿意接受在人力資源管理的過程中應用新的技術和新的方法。

2、目的要明確。HRMS實施的根本目的是提高人力資源管理的效率和水平，使HR部門騰出更多精力和時間來從事企業人力資源的開發、計劃、研究，使人力資源的發展適合企業的整體戰略發展規劃，保障企業的戰略決策得以順利實施，并最終提升企業的整體競爭能力。

3、制定科學的業務管理流程。在實施HRMS時要考慮將HR部門的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，使經過優化的業務流程在HRMS中得以體現。（4）HRMS本身要達到的基本要求。HRMS作為軟件本身和管理系統來說，有其基本的要求。好的HRMS應該是一套高效率、多功能及易學易用的解決方案，從實踐中判斷HRMS的質量與效率。

HRMS實施中應注意的問題

1、技術的追求適可而止。企業在實施HRMS時，要兼顧前瞻性、實用性和可擴充性。企業在選擇人力資源管理信息化解決方案時，不能盲目地追求技術的新潮，更要關注其實用性。

2、系統的可擴充性。所謂可擴充性是指很容易在已建成的HRMS的基礎上將新的功能擴進去以適應需求的擴大和技術的進步。要求HRMS在實施之初就要考慮好擴充性，以便將來可以增加新的功能，延長HRMS的生命周期，提高在HRMS項目實施上的產出投入比，節約企業的成本。

3、與本單位現行的管理模式相適應。企業在實施HRMS時首先要考慮本單位的人力資源管理處于哪級水平，然后再考慮如何實施。HRMS畢竟只是工具，是手段，是對管理起輔助和支持作用的，只有二者配合良好，才能起到減輕勞動強度，提高工作效率的作用。

4、要考慮本單位管理人員和員工的素質。HRMS是由人來操作使用的，使用HRMS的員工的素質也直接決定軟件的價值和作用的大小。特別是人力資源管理水平處于第三或第三層次的企業，其HRMS的使用可能涉及到全部管理者或全體員工。因此，提高相應人員的計算機應用能力是十分重要的。通常需要“系統未用，培訓先行”。

5、要考慮影響本單位人力資源管理的各方面因素。企業在實施HRMS的時候，除了了解掌握本企業內部的情況之外，還要了解與企業經營、發展相關的外部環境。

6、要與本單位信息化建設的總體規劃相一致。HRMS的實施，應該與企業的整個信息化的規劃相一致，與整個信息化系統相兼容。

HRMS實施的意義

一是提高人力資源管理的效率和水平。二是規范優化人力資源管理流程和方法。在企業實施HRMS的過程中，HR部門可能會發現他們所一直沿用的人力資源管理的方法會有很多值得改進的地方。借著實施HRMS的東風，徹底改變效率低下的人力資源管理流程，將流程科學化、制度化，則是HRMS實施的額外收益。

三是為企業的戰略決策提供支持，促進企業戰略決策的順利實施，并最終提高企業的經濟效益和社會效益。

HRMS未來的發展趨勢

為企業戰略提供支持

未來的HRMS除了傳統的人事信息管理（即定量的管理工作）之外，許多定性的管理工作也將納入HRMS的范疇。HRMS會更多的在企業的戰略決策上提供支持。HRMS通過對人事方面的許多戰略性的基礎數據的統計分析、評估，為企業戰略的實施配備合適和必要的人選。企業的導向正由市場導向轉向人力資源導向，根據人員的配置來更改甚至制訂企業的戰略決策，HRMS具有無可雙擬的優勢。

未來的HRMS將向專家系統方向發展

一套好的HRMS就是許多人力資源專家經驗和智慧的總和。未來的HRMS將能夠給HR管理者提供很多咨詢與指導，就如專家親自指導一樣。因為未來的HRMS將會把許多專家的管理思想和管理思路固化在企業的數據庫中，這將成為企業一個巨大的寶藏。

HRMS將更加網絡化

新的網絡傳輸技術的開發，會大大地提高網絡的帶寬，增加信息在網絡中的傳遞速度。與此相適應的，HRMS也將通過網絡延伸到員工的家里，通過網絡來進行人力資源管理。另一方面，某個區域通過網絡會組成一個大的人才信息共享系統，企業和其他的企業、協會或者組織共同分享本地區的人力資源，促進互相的發展。

（作者單位：中國電信武漢分公司）