摘要:研究生學(xué)籍管理是維持研究生教育教學(xué)秩序、保障研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要工作之一。隨著我國高校研究生規(guī)模不斷擴(kuò)大,研究生學(xué)籍管理任務(wù)日益繁重、管理難度日益增大,在實(shí)際管理過程中存在著管理方式落后、管理隊(duì)伍不穩(wěn)定、管理體制不完善等問題,研究生學(xué)籍管理工作難以有效開展。因此,需要在管理理念、管理體制以及管理隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行加強(qiáng)和完善。
關(guān)鍵詞:研究生;學(xué)籍管理;現(xiàn)狀分析;對(duì)策研究
中圖分類號(hào):G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002-2589(2012)33-0177-03
引言
研究生學(xué)籍管理是指高校對(duì)取得研究生學(xué)籍資格的學(xué)生進(jìn)行管理活動(dòng)的總稱,即研究生培養(yǎng)院校依據(jù)國家教育行政部門頒發(fā)的有關(guān)規(guī)章和學(xué)校制定的管理制度與實(shí)施細(xì)則,對(duì)研究生從入學(xué)到畢業(yè)全過程的質(zhì)量考核及管理[1]。學(xué)籍管理是高校研究生培養(yǎng)管理工作的重要組成部分,是維持研究生教育教學(xué)秩序、保障研究生培養(yǎng)質(zhì)量和健康持續(xù)發(fā)展、維護(hù)教育的公平、公正的重要工作之一。
面對(duì)日益龐大的管理群體,如何轉(zhuǎn)變工作觀念,加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè),完善管理體制,促進(jìn)學(xué)校管理信息化進(jìn)程,在繁重的學(xué)籍管理工作中做到增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),以生為本,科學(xué)高效地為人才培養(yǎng)、學(xué)校決策服務(wù),是眾多高校研究生培養(yǎng)工作者需要重視和不斷探討的一個(gè)重要課題。
一、高校研究生學(xué)籍管理現(xiàn)狀
1.研究生規(guī)模急劇擴(kuò)大,管理難度日益增大
近年來,隨著我國研究生招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,在校研究生人數(shù)隨之急劇擴(kuò)大。自1999年以來,我國研究生招生數(shù)已經(jīng)連續(xù)平均年增長超過20%[2],浙江省省屬高校研究生每年的招生數(shù)從2004年的2 500余人增加到2011年17 000余人,招生人數(shù)增長了近6倍。同時(shí),研究生招生方式的多樣化使得生源結(jié)構(gòu)和學(xué)歷層次更加復(fù)雜,研究生學(xué)籍學(xué)歷管理工作日趨繁重,管理難度日益增大。
與本科生相比,研究生不僅年齡差距較大,社會(huì)經(jīng)歷各不相同,而且自我意識(shí)強(qiáng);學(xué)習(xí)和生活方式比較分散,集體活動(dòng)較少,同學(xué)之間的交流相對(duì)貧乏;同時(shí)部分學(xué)生存在戀愛、婚姻、家庭等生活壓力[3]。由于研究生培養(yǎng)的特殊性和個(gè)體差異,要求研究生學(xué)籍管理人員在工作中必須了解研究生培養(yǎng)過程中的細(xì)節(jié)和個(gè)體特殊情況非常熟悉,學(xué)籍管理人員必須處理和完成比以往更加繁重的工作。
2.管理內(nèi)容繁雜,管理方式亟待提升
我國高校研究生學(xué)籍管理主要由教育部學(xué)生司、省教育廳、研究生培養(yǎng)院校進(jìn)行監(jiān)督管理。目前教育部學(xué)生司、省教育廳通過學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)平臺(tái)進(jìn)行監(jiān)督管理,各高校不僅要管理學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)平臺(tái),同時(shí)還要根據(jù)國家有關(guān)規(guī)章和學(xué)校制度,通過校內(nèi)的研究生學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行研究生教學(xué)管理和學(xué)生管理,工作內(nèi)容涉及研究生招生、培養(yǎng)、思政、就業(yè)等方方面面,內(nèi)容雜,任務(wù)重。
教育部2001年起實(shí)行學(xué)歷證書信息網(wǎng)上電子注冊(cè)制度,2004年開始研究生學(xué)籍進(jìn)行網(wǎng)上試行管理;2007年頒發(fā)了《普通高等學(xué)校新生電子注冊(cè)暫行辦法》,正式要求高校學(xué)生包括研究生進(jìn)行學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)[4,5]。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,建立了普通高校學(xué)生從入學(xué)學(xué)籍電子注冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析、畢業(yè)學(xué)歷證書電子注冊(cè)全過程信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)。經(jīng)過不斷的優(yōu)化和升級(jí),目前電子注冊(cè)平臺(tái)已經(jīng)比較成熟,基本實(shí)現(xiàn)了規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)管理,對(duì)于規(guī)范學(xué)籍學(xué)歷管理行為,加強(qiáng)學(xué)籍學(xué)歷信息化建設(shè),促進(jìn)依法管理,維護(hù)高等教育穩(wěn)定,保障高等教育健康發(fā)展起著重要作用。但是電子注冊(cè)平臺(tái)離國家的要求還有一定距離,還要進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)安全性、系統(tǒng)穩(wěn)定性、操作人性化,完善及時(shí)有效的協(xié)調(diào)和解決問題的機(jī)制,進(jìn)一步全面整合、集成與招生、學(xué)籍、學(xué)歷、就業(yè)、貸款以及學(xué)費(fèi)償還等各相關(guān)信息的鏈接與管理,實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生管理全程信息化。
與本科比較成熟的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)不同,一般高校內(nèi)部的研究生學(xué)籍管理系統(tǒng)主要處在內(nèi)部信息化管理階段到網(wǎng)絡(luò)化管理階段的過渡時(shí)期[6],學(xué)校學(xué)籍管理人員一般采用辦公軟件進(jìn)行手工操作,或采用初級(jí)網(wǎng)絡(luò)化管理。與本科學(xué)生的培養(yǎng)模式比較,研究生培養(yǎng)目標(biāo)的多樣化、培養(yǎng)方式的多樣化、培養(yǎng)過程的個(gè)性化、培養(yǎng)制度的彈性化,必然帶來研究生學(xué)籍管理內(nèi)容繁雜,所以學(xué)校的學(xué)籍管理系統(tǒng)往往不能滿足實(shí)際需要,不能形成與全國學(xué)籍學(xué)歷電子平臺(tái)有效對(duì)接,甚至與實(shí)際脫節(jié),管理方式亟待提升。研究生學(xué)籍管理人員常常由于沒有熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的一般操作或者教育部學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)和學(xué)校研究生學(xué)籍管理系統(tǒng)的操作程序,出現(xiàn)工作紕漏,影響研究生正常的學(xué)習(xí)和畢業(yè)。
3.管理工作分工不明,管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)
從學(xué)籍管理人員的角度看,研究生學(xué)籍管理主要工作內(nèi)容是面向?qū)W生按照學(xué)校的規(guī)章制度做好研究生學(xué)籍的學(xué)籍注冊(cè)管理。但事實(shí)上,研究生學(xué)籍管理的內(nèi)容包括學(xué)籍注冊(cè)管理、成績管理、學(xué)籍異動(dòng)管理、學(xué)歷管理、學(xué)籍信息及檔案管理等多個(gè)方面內(nèi)容,工作內(nèi)容涉及研究生招生、培養(yǎng)、思想政治管理、就業(yè)等多個(gè)科室的管理人員,如何分配管理任務(wù)、明細(xì)崗位職能一直是研究生培養(yǎng)部門研究和探索內(nèi)容之一。目前高校的研究生學(xué)籍管理工作往往被拆分成數(shù)項(xiàng)內(nèi)容,分別由多個(gè)科室進(jìn)行管理,僅僅是科室某個(gè)崗位管理工作的一部分。以浙江省研究生培養(yǎng)高校為例,一般高校研究生學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)的工作由培養(yǎng)科的管理人員承擔(dān),也有部分高校由研究生思政科或是學(xué)位辦的管理人員承擔(dān),甚至缺乏固定的日常管理負(fù)責(zé)人。學(xué)籍管理工作分工不明確,相關(guān)科室崗位職能不明確,往往造成學(xué)籍工作簡單應(yīng)付和規(guī)章制度條文的機(jī)械執(zhí)行,人性化管理無法從制度上得到保證。
學(xué)籍管理人員人性化管理所付出的大量解釋、引導(dǎo)等工作很少得到回報(bào),工作往往得不到學(xué)校的尊重和承認(rèn),事業(yè)發(fā)展空間狹小,因此造成學(xué)籍管理人員經(jīng)常調(diào)動(dòng)。各高校學(xué)籍管理工作出現(xiàn)問題很大一部分原因是因?yàn)閷W(xué)籍管理隊(duì)伍不穩(wěn)定造成的。同時(shí),隨著研究生規(guī)模的不斷擴(kuò)大和學(xué)校管理編制緊張,學(xué)籍管理工作的日益繁重與管理隊(duì)伍人數(shù)過少之間的矛盾越來越突出。學(xué)籍管理隊(duì)伍的職能和穩(wěn)定性無法從體制上得到保證,從而導(dǎo)致學(xué)籍管理工作的制度化和專業(yè)化也無法保證。
對(duì)管理人員的考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制不夠健全是高校普遍存在的一個(gè)問題,重結(jié)果、輕過程的目標(biāo)考核是目前通行的方法,管理育人、服務(wù)育人往往難以體現(xiàn),“以生為本”難以成為事實(shí)上的工作出發(fā)點(diǎn)和績效評(píng)價(jià)準(zhǔn)則[7]。因此,學(xué)籍管理工作需要引起學(xué)校的重視,必須加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)才能保證研究生學(xué)籍管理工作的正常運(yùn)行。
4.管理觀念落后,管理體制有待完善
隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和國家法治建設(shè)的不斷推進(jìn),2005年教育部頒布了《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》,確立了育人為本、依法建章、規(guī)范管理、加強(qiáng)監(jiān)督的原則,要求高校學(xué)籍管理應(yīng)充分發(fā)揮在學(xué)生信息化管理過程中的基礎(chǔ)性作用,在學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的導(dǎo)向性作用,在學(xué)生成績考核中的標(biāo)準(zhǔn)化作用和在學(xué)生培養(yǎng)過程中的調(diào)控性作用,以適應(yīng)高校學(xué)生學(xué)籍管理工作的信息化、人性化、個(gè)性化、法制化新趨勢(shì)[1]。因此,雖然研究生學(xué)籍工作量日益增加,工作難度逐漸加大,但在處理學(xué)生的各種學(xué)籍問題上必須尊重學(xué)生權(quán)益,以生為本,適應(yīng)不斷變化的新形勢(shì),改進(jìn)學(xué)籍學(xué)歷管理工作的操作流程和服務(wù)形式,想方設(shè)法積極為學(xué)生服務(wù)。
然而,“任務(wù)導(dǎo)向”、“以我為主”的觀念和意識(shí)仍然存在于研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍中。有些學(xué)籍管理人員對(duì)學(xué)籍管理制度缺乏正確理解,有意無意進(jìn)行違規(guī)操作;有些學(xué)籍管理人員責(zé)任心不強(qiáng),對(duì)學(xué)籍管理操作方式不熟悉,造成學(xué)生注冊(cè)信息錯(cuò)誤或缺失,影響學(xué)生的電子注冊(cè)與學(xué)歷電子注冊(cè),給學(xué)生畢業(yè)找工作帶來困難;學(xué)籍管理工作效率不高,對(duì)學(xué)籍管理信息處理系統(tǒng)不熟悉,學(xué)籍異動(dòng)處理不夠嚴(yán)謹(jǐn);缺乏對(duì)學(xué)生主體地位的尊重和認(rèn)識(shí),沒有樹立“以生為本”的管理概念等等,給學(xué)籍管理工作和研究生正常教學(xué)帶來很多問題。
同時(shí),學(xué)校的一些學(xué)籍管理制度和程序往往是從方便管理的角度進(jìn)行設(shè)計(jì)的,存在管理者的主觀成分,執(zhí)行剛性較強(qiáng),難以適應(yīng)多樣化、個(gè)性化的研究生培養(yǎng)狀況。在學(xué)籍管理過程中追求簡單化,只重視事后“裁判”,忽視事前事中的解釋、引導(dǎo)。
二、高校研究生學(xué)籍管理對(duì)策
1.以生為本,實(shí)現(xiàn)管理理念創(chuàng)新
在學(xué)籍管理員進(jìn)行學(xué)籍管理工作時(shí)需要樹立“以生為本”的工作理念和服務(wù)意識(shí),與時(shí)俱進(jìn),要把以學(xué)生為本作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),做到一切從學(xué)生的需要和權(quán)益出發(fā),這才是學(xué)籍管理服務(wù)的核心目標(biāo)[3]。學(xué)籍管理員在開展工作的時(shí)候,應(yīng)克服“任務(wù)主導(dǎo)”的思想,不僅僅只是處理學(xué)生的學(xué)籍信息,同時(shí)要尊重學(xué)生權(quán)益,重視學(xué)生的需要,激勵(lì)學(xué)生與學(xué)籍管理員相互尊重、積極互動(dòng),讓學(xué)生了解學(xué)籍的重要性,了解在學(xué)習(xí)過程中應(yīng)完成的學(xué)籍管理任務(wù),主動(dòng)配合學(xué)籍管理員完成學(xué)籍信息的更新。同時(shí),學(xué)校要積極探索以生為本的學(xué)籍管理制度建設(shè),注重學(xué)籍制度對(duì)研究生的積極引導(dǎo),結(jié)合學(xué)生的特點(diǎn)和需求,在合理的框架內(nèi)給予學(xué)生充分的學(xué)習(xí)自由,通過靈活、動(dòng)態(tài)、剛?cè)岵?jì)的管理和引導(dǎo),服務(wù)于素質(zhì)教育的推進(jìn)和創(chuàng)新型人才的培養(yǎng),體現(xiàn)對(duì)學(xué)生群體的人文關(guān)懷。
高校研究生學(xué)籍管理人員應(yīng)充分利用現(xiàn)代管理手段,認(rèn)真做好學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)的前期宣傳和組織工作,細(xì)化部署、具體指導(dǎo),發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)作用,提高服務(wù)水平。在新生入學(xué)等環(huán)節(jié)做好宣傳工作,指導(dǎo)和培訓(xùn)使用學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái),使高校各級(jí)管理人員特別是廣大新生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍電子注冊(cè)的重要性,提升學(xué)生維權(quán)意識(shí);通過編制詳盡的工作流程圖、明確各類數(shù)據(jù)獲取和電子注冊(cè)操作問題解答等,從信息錄入、信息更新、信息審核以及數(shù)據(jù)安全維護(hù)、檔案保存等各個(gè)方面明確職責(zé)權(quán)限和工作程序,規(guī)范操作、落實(shí)責(zé)任,從而保障電子注冊(cè)工作的如期圓滿地完成;做好畢業(yè)生電子圖像采集以及網(wǎng)上校對(duì)工作,完成畢業(yè)生資格審查工作,提高電子圖像采集的準(zhǔn)確性,保證畢業(yè)生電子注冊(cè)順利開展。
2.加強(qiáng)信息化建設(shè),建立科學(xué)的管理體制
《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》用一整章描述了教育信息化建設(shè),要求構(gòu)建國家教育管理信息系統(tǒng),提出今后十年間“制定學(xué)?;A(chǔ)信息管理要求,加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程,促進(jìn)學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”,把教育信息化建設(shè)擺放在了重要的位置,這對(duì)高校研究生學(xué)籍管理的工作提出了更高的要求。學(xué)校應(yīng)加大管理信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入,建立信息化相關(guān)研究機(jī)構(gòu),配備高端信息化專業(yè)研究人員,借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及通訊技術(shù)與管理理念結(jié)合,建立和健全科學(xué)高效、符合各高校特點(diǎn)的校內(nèi)研究生學(xué)籍管理系統(tǒng)和工作交流平臺(tái),創(chuàng)新工作方式方法,提高學(xué)籍管理效率,強(qiáng)化服務(wù)管理。
研究生培養(yǎng)高校應(yīng)建立科學(xué)的管理體制,實(shí)行規(guī)范化、人性化管理。建立校、院到學(xué)籍管理者三級(jí)層次及相關(guān)職能部門分工負(fù)責(zé)、協(xié)同運(yùn)作的學(xué)籍信息管理體系,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,分散工作強(qiáng)度,從學(xué)籍信息錄入、信息更新、信息審核、學(xué)籍信息的使用以及數(shù)據(jù)安全、檔案保存等各方面明確職權(quán)和工作流程序;選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的人員擔(dān)任全校研究生學(xué)籍管理工作,組織、協(xié)調(diào)、引導(dǎo)相關(guān)部門和科室開展學(xué)籍管理工作,并承擔(dān)日常的宣傳、解釋、培訓(xùn)工作,起到領(lǐng)頭羊的作用;研究生學(xué)籍管理不僅僅是研究生培養(yǎng)部門的工作,只有通過與學(xué)生工作人員和研究生導(dǎo)師相互協(xié)作,緊密配合才能使學(xué)籍管理制度在學(xué)生中得到更好的宣傳,并且學(xué)生工作人員和研究生導(dǎo)師可以將學(xué)生管理中掌握的第一手的資料反饋給培養(yǎng)管理部門和學(xué)籍管理部門,完善、優(yōu)化學(xué)籍管理制度。
3.科學(xué)管理隊(duì)伍,完善激勵(lì)機(jī)制
學(xué)籍管理人員作為研究生學(xué)籍管理工作的主體和執(zhí)行者在學(xué)籍管理工作中居于核心地位,直接關(guān)系到學(xué)籍管理工作的順利開展。在當(dāng)前研究生學(xué)籍管理工作日益繁重,管理內(nèi)容不斷變化,責(zé)任壓力越來越大的形勢(shì)下,研究生管理部門應(yīng)充分重視學(xué)籍管理工作,加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)。
研究生管理部門應(yīng)通過增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),規(guī)范管理制度,豐富服務(wù)內(nèi)涵,加強(qiáng)交流等措施,將科學(xué)的人本精神結(jié)合至研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)中,保障研究生學(xué)籍管理工作順利開展和健康發(fā)展。首先,研究生管理部門應(yīng)重視各位學(xué)籍管理員的經(jīng)驗(yàn)和工作意識(shí),以學(xué)籍管理員為本,對(duì)學(xué)籍管理員隱性知識(shí)進(jìn)行管理和開發(fā),充分發(fā)揮學(xué)籍管理員的積極性和創(chuàng)新性,使得他們?cè)谝粋€(gè)相對(duì)自由、寬松、和諧的人文環(huán)境中為學(xué)生提供多元化、全方位的信息服務(wù),體驗(yàn)到自己的價(jià)值和能力;其次,應(yīng)該穩(wěn)定學(xué)籍管理隊(duì)伍,落實(shí)學(xué)籍管理具體工作負(fù)責(zé)人,將各部分工作落實(shí)到具體崗位,做到責(zé)任明確、協(xié)調(diào)有序;再次,加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào),積極推進(jìn)學(xué)籍的二級(jí)管理,減輕學(xué)籍管理人員的工作壓力;最后,高校要針對(duì)學(xué)籍管理崗位的特點(diǎn),制定切實(shí)可行的政策措施,建立行之有效的人才考核與激勵(lì)機(jī)制,把工作表現(xiàn)與師德、當(dāng)前業(yè)績與未來潛能等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),把物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)結(jié)合起來。
4.提升業(yè)務(wù)素質(zhì),加強(qiáng)培訓(xùn)和交流
學(xué)籍管理工作政策性強(qiáng),須嚴(yán)格按照國家規(guī)章和學(xué)校的制度進(jìn)行管理,要求管理人員具有較高的政治思想覺悟,必須在學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)法規(guī)文件的基礎(chǔ)上,完善制度,嚴(yán)格程序,堅(jiān)持原則,公正處事,做到規(guī)范化管理。隨著研究生學(xué)籍管理工作的日益繁重,傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的需要,也難以滿足科學(xué)統(tǒng)計(jì)分析的要求。因此,學(xué)籍管理人員必須提升自身素質(zhì),不僅應(yīng)具有一定的政治思想素質(zhì)、法制觀念和專業(yè)知識(shí),同時(shí)也應(yīng)具有較強(qiáng)組織指揮能力、溝通協(xié)調(diào)能力以及計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息處理等能力。
教育行政管理部門以及各高校應(yīng)加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理人員培訓(xùn),定期開展計(jì)算機(jī)知識(shí)和學(xué)籍管理系統(tǒng)講座,采用多種形式創(chuàng)新高校學(xué)生管理方法、模式,促進(jìn)學(xué)籍管理人員對(duì)現(xiàn)代管理科學(xué)理論和業(yè)務(wù)理論知識(shí)的學(xué)習(xí),努力提高管理人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平;創(chuàng)建學(xué)籍管理人員的交流和學(xué)習(xí)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),擴(kuò)大與兄弟院校的交流,針對(duì)目前高校研究生學(xué)籍管理存在的突出問題,探討切實(shí)可行的解決對(duì)策,確保學(xué)籍管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道,及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為高校和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
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