試論電子檔案管理

摘 要：隨著信息化的迅速發(fā)展，在檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了電子檔案，電子檔案的顯著優(yōu)點，使其具有極強的生命力和發(fā)展空間，但電子檔案也存在著一些維以避免的局限性，本文分析了電子檔案的特點及電子檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：電子檔案 特點 問題 措施

隨著全球信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案。由于電子文件檔案的出現(xiàn)象和發(fā)展時間短，暴露出的問題也較多，因此，對電子文件檔案的科學(xué)管理已經(jīng)成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

一、電子檔案特點

所謂電子檔案，主要是批量人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等材料為載體的，具有原始記錄性和保存價值的文字，圖像等電子文件資料。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案主要有以下幾個特點：

1、紙質(zhì)檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，對技術(shù)設(shè)備依賴性強，以磁性介質(zhì)或光盤為載體，具有非直讀性。

2、電子檔案存儲量大，但對保存條件和環(huán)境有新的要求。電子檔案受存貯介質(zhì)質(zhì)量、載體存在環(huán)境、存儲信息的有交往期等條件的影響較大，而對天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當(dāng)數(shù)據(jù)將全部丟失。

3、電子檔案有利于保密，但對系統(tǒng)的安全性要求更高。計算機的保密系統(tǒng)比較完備，能針對不同級別的檔案，設(shè)置不同密碼，對不同的人群授予不同的權(quán)限。但由于計算機與網(wǎng)絡(luò)本身的技術(shù)性原因，會遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對系統(tǒng)安全性保護提出更高要求。同時個人若操作不當(dāng)，信息也將受到損失。

4、電子檔案查詢方便、快捷、有利于實現(xiàn)資源泉共享。雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可視，但有關(guān)資料經(jīng)計算機分類處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對檔案資料進(jìn)行查詢檢查和下載打印。

5、電子檔案資料方便進(jìn)行修改和復(fù)制，這對加強管理提出了新要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點是喪失了原始面貌和依據(jù)。

6、電子檔案對工作人員素質(zhì)要求更高。由于電子檔案管理是一個新年事物，對計算機等技術(shù)設(shè)備的依賴性很強，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。

二、電子檔案管理

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，盡管有許多方面的優(yōu)點，但仍存在許多的問題，就其電子檔案本身來說，存在原始性、真實性、安全性的問題。從外圍環(huán)境看，電子檔案管理還存在兩方面的不足：一是沒有較為系統(tǒng)的理論支撐；二是較少有關(guān)電子檔案的法律條款，根據(jù)這些問題可采取以下幾方面的措施：

1、確保電子檔案的原始性，真實性和安全性。

檔案部門在對檔案進(jìn)行檢驗時，很難對電子檔案的原始性進(jìn)行鑒定；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。另外，電子檔案可被復(fù)制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時又面臨病毒的入侵，電子文件檔案信息安全受到嚴(yán)重威脅，針對這些可采取以下信息安全技術(shù)措施：

（一）簽署技術(shù)、對電子文件進(jìn)行簽署的目的在于證實該份文件確實出自作者，其內(nèi)容沒有被他人進(jìn)行任何改動。

（二）加密技術(shù)。計算機及文檔設(shè)置密碼，使用者沒有密碼無法對電子文件進(jìn)行操作。

（三）身份驗證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)文件或數(shù)據(jù)訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進(jìn)行身份驗證。

（四）防火墻，它是在某個機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和外界之間設(shè)置障礙，阻止對本機構(gòu)信息、專利信息從該機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。

（五）防寫措施。可以在軟件中將許多文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，不能對其他任何修改。

（六）選擇性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件設(shè)備。

2、開發(fā)功能完善的電子檔案管理系統(tǒng)

為確保電子檔案管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量，在系統(tǒng)設(shè)計階段，在遵循有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的前提下，應(yīng)充分綜合文件檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，把相關(guān)的管理性措施納入其中，通過技術(shù)手段來實現(xiàn)。通過軟件系統(tǒng)來滿足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實有效。同時，電子檔案的管理是一項極其復(fù)雜的技術(shù)工作，與紙質(zhì)檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的建立，以防止有長遠(yuǎn)保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失。另一方面，為維護檔案部門的權(quán)威性，我們必須建立相關(guān)制度來規(guī)范檔案部門作業(yè)流程，并賦予其一定職責(zé)、權(quán)限及義務(wù)。

3、通過法律條款來保證電子檔案的法律效力及安全

要電子檔案具有同紙質(zhì)檔案一樣的法律效力，我們還必須通過設(shè)立相關(guān)的法律條文及法律補充條款來保證其效力及實施的可行性。同時，我們必須加大對電子檔案犯罪的打擊力度，嚴(yán)懲電子檔案相關(guān)的違法犯罪行為，從而確保電子檔案的安全。國家在明確電子檔案法定檔案地位的同時，對電子檔案工作應(yīng)予以宏觀管理，調(diào)查研究電子檔案管理的規(guī)章制度，會同電子檔案形成部門制定相應(yīng)的規(guī)范措施，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，結(jié)束目前電子檔案管理比較混亂的狀態(tài)。

4、加強對電子檔案制作和管理人員的管理

（一）加強對參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求至關(guān)重要、電子檔案是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的。對于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強教育同，定期培訓(xùn)，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工人精神、一絲不茍的工作作風(fēng)、精益求精的技術(shù)水平。

（二）明確電子檔案制作過程中的職責(zé)。電子檔案的制作人員，應(yīng)對其制作的電子檔案的真實性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子檔案在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個參與人員各負(fù)其責(zé)。

電子文件是社會進(jìn)步的產(chǎn)物，加強電子文件管理是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，才能保證電子檔案的真實性、完整性和安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，并加強檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會提供檔案信息資料，促進(jìn)經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展。