探究如何完善信息化檔案管理

摘 要：信息化的檔案管理對于檔案管理工作而言，是其適應社會的信息化發展的必然要求。是檔案管理者根據有關檔案管理的法規、政策，在網絡技術和信息技術的基礎上，以檔案信息資源為核心對檔案實施信息化管理的過程。而本文主要就是在這些內容的研習下，對如何完善信息化檔案管理進行了一定的探究、闡述并提出一些個人觀點和建議。

關鍵詞：信息化檔案 管理 檔案工作 信息技術

檔案作為一種信息資源，可以將信息和載體統一起來。它主要指企事業單位、機關機構以及個人根據活動經驗和體會而直接做出的諸如文字、音像等各種形式的歷史記錄?？墒?，如今很多企業和單位都在檔案管理方面存在著各種問題，例如檔案數量過多和檔案保管的條件差以至于出現導致在檔案利用過程中效率低下的嚴重問題。只有完善信息化檔案管理，才可以從根本上解決現代檔案管理上的問題。如今，檔案管理信息化已隨著計算機檔案管理系統的開發和利用而變得更為廣泛，并且在原基礎上逐步創新。目前，關于電子政務的建設在我國范圍內已經被作為一個重要話題和信息化發展的中心工作，無疑在一定程度上奠定了信息化檔案管理的發展。完善信息化檔案管理并不是一個簡單的過程，它不僅僅實現了從紙質檔案到電子檔案的蛻變，它更多體現的是檔案管理者對檔案管理的創新精神。以下將對檔案管理信息化存在的問題進行詳細的分析，并在此基礎上提出關于完善信息化檔案管理的一些建議，從而進一步提高我國檔案管理的信息化程度。

一、信息化檔案管理潛在的問題

完善信息化檔案管理并不是一個簡單的過程，如今的信息化檔案管理工作中還存在著一系列潛在的問題，具體如下：

第一，由于受到傳統觀念思想的影響，以及管理者的知識水平尚待提高，很多單位和機構都忽視了對檔案管理的建設。他們總以為只要把檔案錄入電腦就意味著檔案已經實現了信息化。因此，在現實中，信息化檔案管理往往會受到人為觀念影響。

第二，信息化檔案管理容易受到企業對自身發展戰略的影響?，F在我國絕大部分的企業還停留在工業化階段，還未完全掌握一套完善的管理制度，這在一定程度上影響了企業推進信息化建設，包括企業的信息化檔案管理工作都會受到影響。

第三，我國一些企業都缺乏優秀的建設隊伍和專業的信息化技術，使得信息化檔案管理工作受到限制。由于企業在推進信息化建設的過程中，軟件公司缺乏對企業內部諸如企業特點和個性化需求等方面的了解，造成信息化檔案軟件缺乏針對性、信息化系統缺乏實用性的現象。

第四，企業在推進信息化檔案管理工作中，如果各種信息資源能夠被充分利用或者被有效進行整合，那么將會大大提高企業檔案管理等多個系統的運作效率。然而現實中，企業的系統是由多個單位共同設計完成的，從而造成各系統之間數據很難實現轉換，從而會在一定程度上使得企業的檔案信息資源不能共享。

二、完善信息化檔案管理的建議

為了進一步推進我國檔案管理的信息化工作，針對以上分析的信息化檔案管理過程中所潛在的問題，在此提出以下幾點建議：

首先，由于創新在信息化檔案管理工作中十分重要，只有創新才可以解決在引進先進信息技術過程中出現的問題，尤其是在思想觀念方面的創新。這就要求相關機構要結合國情，從實際出發，實事求是，摒除舊觀念，通過具體的分析和研究，不斷在理念和制度方面取得創新。同時由于檔案也是一種信息和資源，因此檔案管理的相關部門還要重視對檔案信息的開發與利用，逐漸樹立起深層次的創新觀念，從而推進信息化管理檔案工作。

其次，法律法規建設是信息化檔案管理工作的有力保證，只有建立并健全法律法規建設才可以不斷推動信息化檔案管理建設。現在社會中，有些企事業單位依然存在過分強調自身特殊性而不更改管理方式的現象，這在一定程度上不利于信息系統的長遠發展。因此，一定要做好相關的立法工作，大力推進共同標準的建立。

另外，由于對檔案管理技術進行綜合和集成有利于檔案管理技術的不斷發展與創新，因此必須要積極整合檔案管理技術，在傳統的管理技術上加以創新，充分發揮檔案管理的優勢。只有這樣，才能在技術上對信息化檔案管理提供有力保障。

最后，檔案管理人員必須努力提高自身素質和增強自身專業技能，熟練運用數字化技術和多媒體技術等各項技術，不斷努力成為具備信息化知識和操作技能的高素質檔案管理人才，例如數據分析人才和網路設計人才，從而為現代化的信息化檔案管理工作貢獻力量。

三、總結

隨著社會的信息化發展，只有不斷完善信息化檔案管理建設，才可以使得檔案管理適應社會的發展。因此，綜上所述，要推進信息化檔案管理工作，就要摒除舊觀念，在思想觀念方面達成創新，具體對檔案管理進行分析和研究，開發利用信息資源，整合各項管理技術；同時，建立健全檔案管理在法律法規方面的建設，為信息化檔案管理提供保證；當然對檔案管理人員來說，要不斷努力學習現代先進管理技術，不斷提高自身素質，學會利用現代化信息技術來處理和儲存各種檔案。

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