高校檔案館管理初探

摘 要：高校檔案館工作的有效性取決于管理和服務的有效性。高校檔案館室效益、質量的提高重在管理與服務創新，因此，完善檔案館功能建設與創新，加強檔案資源建設、人力資源建設和服務理念等方面的管理，對高校檔案館的發展具有重要的現實意義。

關鍵詞：高校 檔案館 管理

高校檔案館是學校檔案工作的職能管理部門，擔負著對全校檔案工作進行監督和指導，集中統一管理和利用學校檔案的職責。新形勢下的新要求，檔案管理者應轉變觀念、明確工作重點、調整思路、打破常規、開拓創新、與時俱進，加強檔案館管理力度，才能促進檔案事業的發展。

一、切實貫徹“人本管理”的方針

檔案館管理工作的創新和發展，從根本意義上講，人是第一位的，管理工作中觀念的創新、管理手段、管理模式的創新都是圍繞人這一核心開展工作的。所謂人本管理，就是重視人、尊重人、理解人和關心人，從而調動起人的工作積極性、創造性。首先，在檔案館管理工作中要充分考慮利用者的需求，多多地為利用者的使用需求考慮。而且，要加強與檔案利用者的交流與溝通，設置意見箱，召開座談會，在檔案館網頁上設立利用者回音欄，做好跟蹤服務，接受利用者的監督，幫助他們解決疑難問題等，為他們提供全方位、多渠道、快捷的檔案信息服務，最大限度地滿足他們的需求。此外，檔案館要開發利用檔案信息資源，實現最大的社會效益和經濟效益，就要為利用者開展多層次、多方位的服務。其次，要尊重檔案管理人員的個性和獨立的人格，突出他們主人翁地位，把實現管理人員的理想信念、自身價值作為最大目標。要考慮本館工作人員的素質水平、工作能力和各種需求等情況，運用各種激勵手段充分調動人的積極性、挖掘人的潛能，不斷增強檔案部門的活力。第三，要根據不同的工作崗位安排適當的人員，即根據每個檔案人員工作能力的大小、知識水平的高低分配不同的與之相適合的工作，并為他們營造一個寬松、自由的工作環境，讓他們的才能得到充分的展示。

二、改善檔案館服務環境

服務環境不是檔案服務質量的決定因素，但它是衡量檔案服務質量的指標之一。服務環境的改善包括兩個方面：第一，檔案館建筑和基礎設施等硬件條件的改善。在檔案館建筑的設計上遵循適用、經濟、美觀、靈活、安全的設計原則，在基礎設施的布置上體現堅持“以人為本”，提供廣闊的個性空間，如精心布置閱檔室、提供停車位、餐廳等便民服務，把檔案館建成休閑、交流的場所。第二，優雅的環境和濃厚的文化氛圍，能給檔案利用者帶來意想不到的效果。絕大多數的高校檔案館都設立了專門的查詢利用檔案室，室內擺設上體現了方便利用者使用的原則，如擺設了供來訪人員查閱檔案資料的桌椅，并向利用者提供紙、筆、水等。在館內空間環境方面，用一些盆景、花卉點綴其間，營造一種和諧、優雅、整潔的環境，使利用者進入檔案館有一種身心愉悅的感覺。

三、努力實現資源共享

信息資源共享思想下的檔案館收集工作要有整體觀念，建立起合理、有序、科學、經濟的館藏體系，最大化地發揮出檔案的作用。比如，利用網絡進行區域檔案資源整合，這是當前可操作性最強的選擇，即利用檔案館檔案資源管理網絡系統，建立檔案目錄中心、檔案全文數庫和檔案信息共享平臺，整合各專業檔案館(室)分散、凌亂的檔案資源，使之成為一體，有效地實現優勢互補，從而實現檔案信息共享。在此基礎上，要開展特色服務，如名人信息數據庫、地方特色數據庫等，檔案館要更加重視館藏優化和特色服務，加強特藏室建設，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務，以特色化贏得社會的認同。

四、堅持剛性管理和柔性管理的統一

檔案館人本管理需要采用“剛柔相濟”的管理策略，在正確運用制度賦予的權力時，更應該注重的是利用和擴大自身條件的影響力。首先，高校應切實重視高校檔案工作，尤其是加強高校數字化檔案館建設工作的力度，將其納入高校總體工作之中予以部署安排，為高校數字檔案館建設過程中先進技術的應用、基礎設施的改進、現代化管理手段的運用、專業人才的引進等方面給予人力、財力、物力支持，為高校數字檔案館建設工作提供強有力的領導支撐。其次，剛性管理以“規章制度為中心”，憑借制度約束、紀律監督、獎懲規則等手段進行管理。但在檔案館人本管理中，過分強調制度的約束作用，是不會取得良好效果的。因此，管理者要通過嚴格的自律來影響人，高尚的品德感染人，精通的業務指導人，真誠的感情關心人，通過自身的人格魅力和真誠的感情交流縮小領導和檔案館員之間的心理距離，取得良好的管理效果的目的。此外，要改革與完善檔案館組織管理系統，加強組織機構的整體規劃設計，調整不適合檔案館工作內容和特點的組織機構，優化檔案館的工作程序，提高檔案館工作的整體功效。

五、注重人力資源的開發與管理

為了適應現代檔案館事業的發展，需要培養和建立一支具有良好素質、結構合理的專業隊伍。檔案管理隊伍建設可分為兩個層次，一是領導層要加強管理知識和理論的學習，不斷提高管理水平和管理能力，提高管理效能。二是檔案館應把人力資源的開發與管理放在首位，加大對人力資源方面的投入，確定新的人才結構，建立完善的人才激勵機制，培養現代檔案館事業所需的專業人才。此外，要建立培訓制度，使學習成為檔案館的日常行為，同時營造學習的良好氛圍，制訂和落實激勵學習的政策措施，通過組織多樣化的學習活動，不斷提高館員的學習能力和知識創新能力。

綜上所述，服務是檔案館發展的主線，是檔案館的核心價值觀，是檔案館的靈魂和精髓，高校檔案館應研究新形勢下檔案工作新規律、新特點，努力實現檔案工作在理論和體制上的創新，并適時的進行業務流程重組和作業流程的科學化、規范化管理，適時制定和修訂規章制度，始終保持其發展的連續性、穩定性，更好地為檔案使用者服務。

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