淺談企業電子檔案的整理與保護

孫雪英

【摘要】在辦公自動化的今天,企業檔案管理離不開電子文檔,懂得電子文檔的處理、整理與保護,就成為企業工作人員必須掌握的技能。電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶。為了做好這項工作,應當按檔案種類分別整理組盤。軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。

【關鍵詞】電子檔案 整理 保護

企業檔案工作作為企業管理的一部分,必須適應現代企業和新時期的發展需要,檔案工作人員亦應創新思路,開拓檔案管理的各項功能,掌握探索電子檔案的整理與保護新方法。目前,電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類分別整理組盤。

一、電子檔案的整理

目前,電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項工作,應按檔案種類分別整理組盤。

1.文書電子檔案整理

(1)內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。一是按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤。二是將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于計算機對盤內文件查找。(2)外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入網絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。如要查詢,則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2.科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多,可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的,所以,數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時,外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展,國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計,而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應該附上電子文件內容說明和注意事項。

3.會計電子文件整理

(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等,同時還應附移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

(2)賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統,現在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統一,其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。

二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是,刻錄儀一時還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。

1.軟磁盤的保護

(1)統一軟盤的規格,使用3.5寸高密盤保存。

(2)把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品,所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

(3)規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里,環境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。

(4)加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經常置于保護狀態。

(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

(6)在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。

2.光盤的保護

(1)規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉儲一次,轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

三、確立檔案是企業獨有的信息和知識觀念

在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中,企業各自的檔案是獨有的原始記錄,記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術,如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業造成無法挽回的損失。

辦公自動化后,出現了無紙辦公,企業每個崗位都能形成電子文檔,這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解電子文檔的整理與保護。檔案部門要發揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法解決好。