高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的新思路

楊萬麗　張樹軍　宋波　郭祥峰　姜海燕

摘 要 隨著高校校院兩級(jí)管理模式不斷深入，作為學(xué)院工作中心樞紐的辦公室，承擔(dān)的工作任務(wù)日益繁重，以致管理工作面臨著巨大的考驗(yàn)。辦公室工作必須適應(yīng)新形勢(shì)的要求：一是要有系統(tǒng)的工作思維；二是要提高秘書的專業(yè)素質(zhì)；三是要充分發(fā)揮“公關(guān)及形象展示的角色”及“協(xié)調(diào)角色”的作用；四是要建立科學(xué)化、信息化、規(guī)范化管理模式。

關(guān)鍵詞 辦公室 系統(tǒng)思維 專業(yè)素質(zhì) 協(xié)調(diào)作用 信息化

隨著教學(xué)改革的不斷深入和發(fā)展，積極進(jìn)行二級(jí)學(xué)院管理的研究，已成為新形勢(shì)下提升高校教學(xué)科研水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的一項(xiàng)迫切任務(wù)。二級(jí)學(xué)院管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)，作為學(xué)院工作中心樞紐的辦公室的內(nèi)涵和外延在不斷地豐富和擴(kuò)展。筆者認(rèn)為，在新的形勢(shì)下，要做好工作，最根本的要?jiǎng)?chuàng)新工作思維，還要進(jìn)一步提高秘書的個(gè)人素質(zhì)，充分發(fā)揮“公關(guān)及形象展示的角色”及“協(xié)調(diào)角色”的協(xié)調(diào)作用，建立科學(xué)化、信息化、規(guī)范化管理模式科學(xué)的信息化管理模式。

1 系統(tǒng)的工作思維是創(chuàng)新辦公室工作的根本

辦公室工作是一項(xiàng)鍛煉人的創(chuàng)新思維的工作，不僅需要長(zhǎng)久的熱情態(tài)度，而且需要正確的工作方式，系統(tǒng)地去引導(dǎo)大家積極、認(rèn)真、高效率地工作，推動(dòng)辦公室工作能夠順利運(yùn)轉(zhuǎn)。系統(tǒng)的工作思維對(duì)做好辦公室工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。辦公室的許多工作看起來很瑣碎但并不孤立，往往牽一發(fā)而動(dòng)全身，要學(xué)會(huì)用“一堵墻”理論處理事情，對(duì)辦公室的許多問題應(yīng)該放到宏觀的背景下進(jìn)行全面分析，同時(shí)對(duì)其內(nèi)部進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)的具體思考，工作中要樹立大局觀念，善于從全局的角度主動(dòng)謀劃問題。系統(tǒng)的工作思維要學(xué)會(huì)“用大看小”處理問題，要“小事大辦，大事精辦，急事穩(wěn)辦，要事快辦”，以求把工作做活、做準(zhǔn)、做主動(dòng)；系統(tǒng)的工作思維要“用遠(yuǎn)見近”，就是將目前工作與長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)結(jié)合起來，以長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)行為。要善于分析眼前工作與其它工作的關(guān)系，與前面工作的關(guān)系，與未來工作的關(guān)系等等，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從各種變化中找出一般規(guī)律，在把握規(guī)律的基礎(chǔ)上，超前謀劃，從容應(yīng)變，增強(qiáng)工作的前瞻性、預(yù)見性，使工作走在事情發(fā)展變化的前面；系統(tǒng)的工作思維要“由外及內(nèi)”，透過事物的外在看清其本質(zhì)，要避免思維簡(jiǎn)單化、表面化；系統(tǒng)的工作思維要“由正看負(fù)”，正是指有利的一面，負(fù)是指不利的一面，辦公室工作要正負(fù)兼顧，既要看到對(duì)工作有利的一面，又要看到對(duì)工作不利的一面。①要用全面的發(fā)展的眼光看問題，既要在肯定中認(rèn)識(shí)到不足，也要在否定中看到希望，找出原因，吸取教訓(xùn)，引以為戒。系統(tǒng)的工作思維要求我們對(duì)待長(zhǎng)期目標(biāo)，可以劃分為若干小目標(biāo)一點(diǎn)一滴去實(shí)現(xiàn)，從動(dòng)態(tài)中把握靜態(tài)。我們的思維模式一定要跟上形勢(shì)，全面系統(tǒng)地看問題，才能將辦公室工作做好。

2 提高辦公室秘書的專業(yè)素質(zhì)是創(chuàng)新辦公室工作的基礎(chǔ)

隨著教育改革的不斷深化，高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作不斷拓展，辦公室秘書的專業(yè)素質(zhì)也必須適應(yīng)新的時(shí)代要求。高尚的思想品質(zhì)是秘書的前提素質(zhì)。辦公室秘書要具有堅(jiān)定的信仰，能夠在各種復(fù)雜的情況下，對(duì)大是大非問題做出正確的判斷。無論什么時(shí)候單位的整體利益永遠(yuǎn)是第一的這種思想要牢牢的裝在心里，心胸要寬廣，公事私事分明，這樣可以保證傳遞信息的公正公平性。能有良好的團(tuán)隊(duì)合作精神，辦公室工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的團(tuán)隊(duì)工作，這就要求管理者能夠調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性，大家“分工不分家”，齊心協(xié)力能夠把領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)完成。使辦公室管理工作更加高效、有序，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。②做好秘書工作，還要有奉獻(xiàn)精神，一定要有吃苦耐勞、淡泊名利和甘于奉獻(xiàn)的精神。扎實(shí)的知識(shí)根底、過硬的綜合技能是辦公室秘書的核心素質(zhì)。③熟練掌握本崗業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉現(xiàn)代教育科學(xué)知識(shí)，了解其他現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，具備優(yōu)秀的寫作力、突出的辦會(huì)能力、較強(qiáng)的管理能力、良好的公關(guān)能力、較高的智力水平、良好的學(xué)習(xí)意識(shí)、健康的身心狀態(tài)是辦公室秘書的必備素質(zhì)，合格的秘書必須牢記“有則改之，無則加勉”的古訓(xùn)，善于調(diào)節(jié)工作情緒，保持樂觀向上、健康積極的心態(tài)。

3 充分發(fā)揮“公關(guān)及形象展示的角色”及“協(xié)調(diào)角色”是辦公室創(chuàng)新工作的關(guān)鍵

辦公室工作人員要適應(yīng)新形勢(shì)的變化，進(jìn)一步明確自己的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，正確把握自己工作的角色定位，準(zhǔn)確的角色地位是做好辦公室創(chuàng)新工作的關(guān)鍵。辦公室工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的必要補(bǔ)充，具體的角色定位表現(xiàn)為：“綜合服務(wù)者的角色”，“事務(wù)處理的角色”，“參謀者的角色”，“協(xié)調(diào)關(guān)系的角色”，“督辦者的角色”，“公關(guān)及形象展示的角色”。④在這些角色的定位中，筆者認(rèn)為，對(duì)公關(guān)及形象展示的角色定位的認(rèn)知非常重要，在日常事務(wù)管理中，要接待好每一個(gè)人，處理好每一件事，一定要給對(duì)方留下良好的第一印象，從而樹立個(gè)人和辦公室的形象，提高辦公室管理的效率，這種效果稱之為“首因效應(yīng)”。⑤辦公室秘書的儀容、口頭語言、體態(tài)語言是“首映效應(yīng)”重要影響因素。所以保持辦公室的環(huán)境美、秘書的儀容美、語言美可以給來訪者留下深刻的印象，可以大大提高學(xué)院的良好形象，辦公室工作人員要有一個(gè)好的精神面貌， 待人接物文明禮貌，談吐優(yōu)雅自然。對(duì)突發(fā)事件要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好工作，處理好問題，遇事要三思而后行，辦事要果斷，不拖泥帶水。辦公室工作人員必須做到“五個(gè)一”，即接好每一個(gè)電話，接待好每一個(gè)來辦事的人，完成好每一件交辦任務(wù)，做好每一個(gè)記錄，處理好每一份文件；同時(shí)還要做到三勤一懶，即眼勤、手勤、腳勤、嘴懶。只有充分?jǐn)[正自己的位置，才能做好每一項(xiàng)工作。⑥ “協(xié)調(diào)關(guān)系的角色”是做好辦公室創(chuàng)新工作的必備因素。協(xié)調(diào)工作的好壞，直接關(guān)系到上級(jí)決策的落實(shí)，關(guān)系到辦公室工作的質(zhì)量和效率，關(guān)系到辦公室的形象，采取恰當(dāng)?shù)目茖W(xué)的協(xié)調(diào)方式，講究協(xié)調(diào)的技巧和方法才能取得良好的效果。

4 建立科學(xué)化、信息化、規(guī)范化管理模式是辦公室創(chuàng)新工作的途徑

辦公室作為一個(gè)信息系統(tǒng)，辦公室管理者要保證各類信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確地上傳下達(dá)，需要建立一個(gè)科學(xué)規(guī)范的管理模式。科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的建設(shè)歸根到底是要依靠人來實(shí)現(xiàn)，是否擁有高素質(zhì)的辦公室行政人員決定了信息化建設(shè)的成敗。⑦這就要求辦公人員經(jīng)過培訓(xùn)能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，會(huì)使用辦公word、excel，電子郵箱等。做到各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化。辦公室充分運(yùn)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，利用各種軟件實(shí)現(xiàn)信息處理的計(jì)算機(jī)化、信息儲(chǔ)存的有序化和信息檢索的自動(dòng)化，推動(dòng)辦公室信息化建設(shè)的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。黑板作為信息的交流平臺(tái)，歷來在學(xué)校中起著舉足輕重的作用。校、院、系發(fā)布信息都要依靠學(xué)院、系辦的黑板，因此要利用管理好黑板，必須對(duì)其進(jìn)行合理規(guī)劃設(shè)計(jì)。我們可以把黑板劃分為若干大欄目，它們各有一個(gè)單獨(dú)的名稱，能使傳統(tǒng)的工具發(fā)揮出更有效的作用，為師生提供更多、更新、更明晰的信息服務(wù)。

電話是辦公室科學(xué)管理的重要內(nèi)容。實(shí)踐證明，規(guī)范辦公室電話撥打、接聽方式，有利于保證電話傳輸信息的快捷、暢通。⑧主要有以下途徑：一是長(zhǎng)話短說，二是指定專人接聽電話，通過責(zé)任制，保證信息的及時(shí)傳達(dá)和落實(shí)。資源優(yōu)化整合，創(chuàng)造良好的條件做好辦公室信息管理工作。檔案管理員對(duì)檔案信息提高認(rèn)識(shí)，不能簡(jiǎn)單地扎在檔案堆里，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代高科技信息整理檔案，從宏觀上有個(gè)規(guī)劃，大處著手小處收集，一定要細(xì)心耐心。另外還要注意信息的相關(guān)性，能夠獨(dú)立思考，學(xué)會(huì)從檔案資料里推斷出有用的微觀信息。檔案管理人員不僅要把各種復(fù)雜的檔案資料收集和整理歸納、儲(chǔ)存，還要對(duì)各種資料進(jìn)行分析，通過分析可認(rèn)識(shí)它們的內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展變化規(guī)律，為使用者提供方便。增強(qiáng)檔案部門文書檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、財(cái)務(wù)檔案等的可管理性，最終實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

總之，面對(duì)社會(huì)的發(fā)展，高校辦公室管理仍面對(duì)著巨大的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。因此，我們只有在工作的實(shí)踐中，不斷發(fā)掘，不斷改革創(chuàng)新，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，提升管理層次，使辦公室真正地發(fā)揮管理樞紐和橋梁作用。